2023_CBS_02953 - Bestek GAC_2022_02182 - Raamovereenkomst VSR-kwaliteitscontroles en -metingen van externe schoonmaakdiensten, inclusief digitaal facilitair dashboard - Bestek en procedure - Goedkeuring

Een groot aantal gebouwen van de groep Antwerpen wordt schoongemaakt door een extern schoonmaakbedrijf. Hiervoor maakt de stad tot 30 september 2023 gebruik van bestek GAC_2018_00613 en vanaf 1 oktober 2023 van bestek GAC_2022_02106. Ook de ramen van de gebouwen worden gereinigd door een extern schoonmaakbedrijf.  Hiervoor maakt de stad tot 30 september 2023 gebruik van bestek GAC_2019_01064 en vanaf 1 oktober 2023 van bestek GAC_2022_02261.

Het managementteam besliste op 20 februari 2019 (jaarnummer 64) om de controles op de schoonmaak op een andere wijze te organiseren. De interne controles van de schoonmaak worden aangevuld door periodieke externe VSR-controles door een onafhankelijke partner via overeenkomst GAC_2019_00740, welke eindigt op 18 augustus 2023. Deze gestandaardiseerde methodiek van de Vereniging Schoonmaak Research (VSR) maakt dat externe schoonmaakbedrijven zowel de objectiviteit als de resultaten van de controles erkennen. Sinds augustus 2019 wordt eveneens gebruik gemaakt van een dashboard om de samenwerking tussen de verschillende actoren te optimaliseren en overzicht te behouden over de schoonmaak kwaliteit van het totaal patrimonium, via overeenkomst GAC_2019_00776 welke eindigt op 12 augustus 2023.

Om blijvend correcte en objectieve kwaliteitsmetingen van de contractueel vastgelegde normen voor schoonmaak van gebouwen te kunnen garanderen, wenst de stad Antwerpen de overeenkomst voor periodieke kwaliteitsmetingen te hernieuwen.  In het nieuwe bestek wordt eveneens getoetst naar de marktevoluties in VSR controles betreft mogelijke uitbreiding van type schoonmaak zoals bijvoorbeeld glaswas. Daarnaast wordt het contract voor het facilitair dashboard mee geïntegreerd in het contract voor de VSR controles vermits de VSR controleurs op de markt hun eigen platformen gewend zijn.

De opdracht omvat zowel het uitvoeren van kwaliteitscontroles- en metingen inclusief de voorbereiding hiertoe, alsook een nulmeting van de huidige schoonmaak in 50 gebouwen, alsook consultancy op aanvraag om de eigen werking te verbeteren en te innoveren, en tenslotte het facilitair dashboard om overzicht te behouden.

De Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stelt voor om hiervoor openbare procedure met Europese bekendmaking GAC_2022_02182 op te starten.

In toepassing van artikel 35, eerste lid, 1° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij openbare procedure.

Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van de artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aanvullende aankoopactiviteiten verricht die bestemd zijn voor andere aanbesteders die in de opdrachtdocumenten zijn aangeduid.

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid in de opdrachtdocumenten nadere regels bepalen omtrent de mogelijkheid tot één of meer verlengingen van de opdracht. De volledige looptijd, met inbegrip van de verlengingen, moet over het algemeen beperkt blijven tot vier jaar na het sluiten van de opdracht. De verlenging mag geen aanleiding geven tot een wijziging van de algemene aard van de opdracht.

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door het bezorgen van 

• minimaal 3 referenties uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar voor het verrichten van kwaliteitscontroles en -metingen van uitbestede schoonmaakdiensten met een minimale jaarlijkse contractwaarde van 50.000 euro excl. btw voor gelijktijdig uitgevoerde referenties, elk gelijkaardig aan het patrimonium van groep Antwerpen;
• minimaal 3 referenties uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar betreft het verlenen van licenties voor een dashboard voor minimaal 50 gebruikers en een vergelijkbaar patrimonium.

De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria: 

1. Prijs op een totaal van 40 punten.
2. Kwaliteit van de dienstverlening en aangeboden meerwaarden op een totaal van 60 punten. 

Bij deze raamovereenkomst treedt de stad op als aankoopcentrale voor de aankoopgroep van de stad Antwerpen. Indien andere entiteiten dan de stad afnemen op deze raamovereenkomst, zal dat gebeuren in eigen naam en voor eigen rekening. De vastleggingen voor die deelopdrachten zullen dan ook op de eigen budgetten gebeuren.