2023_CBS_02993 - Ondersteuning. Evenementen. Koninklijke Wielrijdersclub van Merksem vzw - Organisatie en logistieke ondersteuning. Antwerp Port Epic 2023. Vastlegging en uitbetaling nominatief krediet. Afsprakennota - Goedkeuring

De verschillende wedstrijden zijn onderhevig aan het KB op wielerwedstrijden van 28 juni 2019. Dit verplicht de organisator tot het minimaal voorzien van: een hulppost in de aankomstzone (meerdere indien de aankomstzone niet voor alle wedstrijden gelijk is) bemand met minimaal 2 hulpverleners met EHBO-certificaat; 2 bestafte ziekenwagens die elke wedstrijd volgen; de doorsteken van het parcours dienen doorgeven te worden aan NC112. Voor de verdere details wordt verwezen naar de voorwaarden van FOD Volksgezondheid als bijlage in het IOD-dossier ET2023000393.

• voldoen aan de standaardvoorwaarden;
• beschikken over de vergunningen voor het gebruik van de Vlaamse tunnels en -wegen.

De gemeenteraad van de stad Antwerpen keurde op 26 april 2021 het politiereglement voor het stadshavengebied (PRSH) goed (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/politiereglement-voor-het-stadshavengebied).

Dit politiereglement legt de regels vast voor het gebruik van de watervlakken in het stedelijk havengebied met als doel het bewaren van de openbare rust en veiligheid in dit gebied.

De organisator dient het politiereglement van het stedelijk havengebied te kennen evenals de standaardvoorwaarden van de Stadshaven voor het organiseren van evenementen en filmopnames, te allen tijde strikt na te leven (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/evenementen-in-de-stadshaven).

Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de hierin opgenomen 10-meterzone vanaf de waterrand die steeds obstakelvrij dient te zijn.

Volgende extra voorwaarden zijn van toepassing:

• Houtdok-Noordkaai dient toegankelijk te blijven in het kader van de aldaar gelegen ligplaatsen, toeleveringen aan de scheepvaart en vlotte doorgang haven-, nood- en hulpdiensten;
• gelet op de impact van het evenement zal er een meerverbod voor de scheepvaart worden ingesteld op 21 mei 2023 tussen 06.00 uur en 20.00 uur voor de ligplaatsen aan Kattendijkdok-Oostkaai, K19 t.e.m. K22B en aan het Zaha Hadidplein, K44. De obstakelvrije 10-meterzone vanaf de waterrand dient gevrijwaard te blijven;
• doorlaatbewijs voor de brug- en sluiswachter in functie van de bediening van de Londenbrug af te stemmen met Port of Antwerp-Bruges.

Mits akkoord over gebruik van ventweg.

Het directiecomit van het Havenbedrijf Antwerpen heeft beslist toelating te verlenen om het event Antwerp Port Epic te organiseren op 21 mei 2023.
De voorwaarden moeten door de organisatie strikt nageleefd worden. De organisatie dient de voorwaarden te ondertekenen 'voor akkoord' en te bezorgen aan de dossierbeheerder, uiterlijk twee dagen voor aanvang van het evenement.

Organisatie brengt de buurtbewoners die langs de omloop wonen door middel van een bewonersbrief vooraf op de hoogte van het evenement, meer bepaald over de te verwachten impact op het vlak van:

• parkeerverboden takelingen mogelijk vanaf 00.00 uur;
• mobiliteit: woningen zijn tijdens het evenement moeilijk bereikbaar.

Aangezien de wedstrijd op een open parcours wordt verreden, voorziet de organisatie in:

• een openingsvoertuig met een daksignalisatie bestaande uit een voor tegenliggers goed zichtbaar gevaarsbord A51 boven een rechthoekig blauw bord met de vermelding WEDSTRIJD, een rode vlag en een in alle richtingen zichtbaar oranjegeel knipperlicht;
• een sluitingsvoertuig met een daksignalisatie bestaande uit een voor het achteropkomend verkeer goed zichtbaar gevaarsbord A51 boven een rechthoekig blauw bord met de vermelding EINDE WEDSTRIJD, een groene vlag en een in alle richtingen zichtbaar oranjegeel knipperlicht.

Aangezien het een open parcours betreft, is tussen de passage van het sluitingsvoertuig (groene vlag) en de passage van het openingsvoertuig (rode vlag) verkeer op het parcours toegelaten, maar dan wel enkel met de rijrichting van de wielerwedstrijd mee.

Organisatie voorziet voldoende seingevers in overeenstemming met de terreinanalyse, die zal worden opgesteld door de dienst Verkeerstoezicht van de Politiezone Antwerpen.

Politiezone Antwerpen zal de grote en belangrijke kruispunten voorzien van postbezetting in overeenstemming met de terreinanalyse die zal worden opgesteld door de dienst Verkeerstoezicht.

Federale Politie voorziet in een escortering van het openings- en sluitingsvoertuig door middel van motorrijders.

Organisatie voorziet in de aankomstzone een adequaat uitgeruste hulppost met minimaal twee hulpverleners. Tijdens de wedstrijd dient een ziekenwagen elke wedstrijd te volgen. Wanneer de ziekenwagen wordt ingezet voor het vervoer van gewonden, dient de situatie zo snel mogelijk genormaliseerd te worden.

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV overleg van 4 april 2023 en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.

Er wordt op 27 juni 2023 een AGEV-evaluatievergadering voorzien waarbij de organisator aanwezig dient te zijn.  

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het ingeplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.