Op 25 maart 2022 (jaarnummer 2022_CBS_02489) keurde het college van burgemeester en schepenen de gunning van dossier GAC_2022_02263 - Raamovereenkomst voor het huren, plaatsen, installeren en inrichten van diverse types van (geschakelde) containerunits ten behoeve van de opvang en ondersteuning van vluchtelingen, inclusief aanverwante dienstverlening, goed aan de firma E-Demonstrations.be NV, Dynamicalaan 14, 2610 Wilrijk (Antwerpen), met ondernemingsnummer 0473.682.474.
Op 09 september 2022 (jaarnummer 2022_CBS_07445) keurde het college van burgemeester en schepenen een eerste wijziging aan de overeenkomst goed.
Op 14 april 2023 (jaarnummer 2023_CBS_02381) keurde het college van burgemeester en schepenen een tweede wijziging aan de overeenkomst goed.
Met onderliggend besluit wordt een derde wijziging voorgelegd aan het college. In de huidige setting zijn er rond en naar het dorp een aantal wegen (rondwegen en toegangswegen) bestaande uit stalen rijplaten. Gelet op de herhaalde wateroverlast die in de huidige setting niet duurzaam opgelost kan worden enerzijds en anderzijds de steeds weerkerende herstellingen aan de toegangswegen en rondwegen (deze wegen zijn tevens de enige toegang voor de hulpdiensten), lijkt het opportuun om de stalen rijplaten te vervangen door (tijdelijke) wegen bestaande uit worteldoek met daarop een laag gemalen betonpuin. Die constructie is steviger, vergt minder onderhoud, en is minder onderhevig aan schade door wateroverlast.
In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden aangebracht, indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien, de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengt, en de prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.
Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Uit de offerte in kader van deze wijziging van opdracht (zoals bijgevoegd aan dit besluit) blijkt dat deze wijziging van opdracht budgetneutraal zou moeten zijn. De aanleg van de rondwegen en toegangswegen door middel van een worteldoek met betonpuin op, zou een kostprijs vertegenwoordigen die nagenoeg overeenkomt met de kostprijs die we zouden betalen voor het verder huren van de stalen rijplaten (er zouden immers ongeveer 490 rijplaten kunnen verwijderd worden). Het wegnemen, reinigen en eventueel walsen van die rijplaten is dan weer een kost die we sowieso zouden maken bij het terug vrij maken van de terreinen en was dus ook voorzien in de oorspronkelijke offerte; die kost wordt enkel naar voren getrokken. Doordat de rijplaten vroeger weggehaald worden, is de kans ook reëel dat er minder rijplaten moeten gewalst worden.
De posten uit de offerte voor de wijziging werden ook marktconform bevonden. Daartoe heeft de aanbestedende overheid zich gebaseerd op de eigen expertise, maar werd er ook prijs gevraagd aan een raamcontractant. De prijs van e-Demonstrations bleek gunstiger.
Het laten uitvoeren door een andere partij zou bovendien voor een aanzienlijk ongemak zorgen. Aangezien die toegangswegen essentieel zijn voor de hulpdiensten, dienen de rijplaten trapsgewijs verwijderd te worden en dient de nieuwe (tijdelijke) weg in segmenten aangelegd te worden. Een derde partij zou dit sowieso in nauwe samenwerking moeten doen met e-Demonstrations die immers zou moeten instaan voor de verwijdering, reiniging en het eventueel walsen van de rijplaten.
Dit besluit brengt enkel de aanvullende posten in kaart (en de afgesproken prijzen ervoor). In de offerte, die in bijlage zit, staan eveneens de kosten die naar voren worden geschoven maar die wel voorzien waren in de oorspronkelijke offerte.
De concrete financiële impact wordt in kaart gebracht via het besluit van de vastlegging krediet (jaarnummer 2023_CBS_03721 ) dat net zoals dit besluit voorgelegd wordt aan het college op 02 juni 2023.
Het college keurt de wijziging van opdracht aan bestek GAC_2022_02263 - Raamovereenkomst voor het huren, plaatsen, installeren en inrichten van diverse types van (geschakelde) containerunits ten behoeve van de opvang en ondersteuning van vluchtelingen, inclusief aanverwante dienstverlening, goed, conform de posten zoals opgenomen in de offerte als bijlage aan dit besluit.