2023_CBS_03770 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Titel- en bekerviering Royal Antwerp FC - 5 juni 2023. Grote Markt, Suikerrui en Steenplein in Antwerpen - Goedkeuring

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het ingeplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

* naleving standaard voorwaarden voor zover mogelijk

Bijzondere voorwaarden

- voorzien in voldoende vrijwilligers om te zorgen voor crowd management en de supporters te informeren en de juiste richtingen aan te duiden.  Alsook te voorzien van vrijwilligers thv de doorsteken Suikerrui en de toegangen tot de Grote Markt.

- voorzien van sanitair op de locatie Steenplein

Er werden 2 scenario's opgesteld voor deze viering, op basis van winst of verlies op zondag 4 juni.

In het maximale scenario, waar momenteel van uit gegaan wordt, dienen door de organisatie meer crowdcontrolmaatregelen genomen te worden zoals

• communicatie naar de bezoekers mbt timing en locaties, vuurwerkverbod, etc.
• spreiding van het publiek over Steenplein, kaaien, Suikerrui en G. Markt
• het voorzien van een groot scherm op het Steenplein waarop de huldiging live gevolgd kan worden (captatie door ATV)
• het voorzien van een corridor met nadars tussen het ponton Van Dyck en de ingang van het stadhuis (met op bepaalde plaatsen bewaakte doorsteken)
• daarnaast voorzien van nadars en vuilbakken op de toegangen tot de G. Markt in functie van afsluiten van de G. Markt indien nodig en de controle op glas
• het voorzien van een preventieve commandopost met aanwezigheid van de organisator
• het respecteren van de beperkingen die opgelegd worden in artikel 101bis van het politiereglement van de stad Antwerpen met betrekking tot het gebruik van drones op evenementen

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden:

https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

Extra

De afsluitingen dienen opgebouwd te worden met verplaatsbare elementen (nadarhekken). In geval van calamiteit dienen deze hekken open gezet te worden teneinde voldoende evacuatiemogelijkheden en -breedte te hebben vanuit de Grote Markt, Suikerrui en Steenplein naar omliggende straten.

Extra

Brandweer Zone Antwerpen adviseert de nadars voor het Stadhuis op een minimale afstand van 10m vanaf de gevel te plaatsen zodat de doorgang voor de voertuigen van de brandweer verzekerd wordt.

Extra

De organisator dient er op toe te zien dat een maximale bezetting van 2 personen per m aangehouden wordt en dat overcrowding vermeden wordt.

Extra

De open bus dient te allen tijde verplaatsbaar te zijn. De chauffeur blijft maw in/ bij zijn voertuig.

Aanvulling op standaardvoorwaarden nr. 2302 - maken van vuur, afsteken van vuurwerk of voetzoekers, of een vuurwapen gebruiken.

Algemeen verbod voor het gebruik van pyrotechniek.

De organisator dient het politiereglement van het stedelijk havengebied te kennen evenals de politiecodex en het politiereglement van de Beneden-Zeeschelde. Daarnaast dient hij de standaardvoorwaarden van de Stadshaven voor het organiseren van evenementen en filmopnames, te allen tijde strikt na te leven (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/evenementen-in-de-stadshaven).

Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de hierin opgenomen 10-meterzone vanaf de waterrand die steeds obstakelvrij dient te zijn.

Er worden volgende extra voorwaarden opgelegd:

• toegang tot het ponton Steenplein dient te allen tijde gegarandeerd te worden in het kader van de watermobiliteit (De Waterbus & veerdienst) en het watertoerisme;
• indien er gebruik wordt van een (passagiers)vaartuig om aan te meren aan het ponton Steenplein dient er voorafgaandelijk een aanvraag ligplaats te gebeuren en dient de ligplaats (in- en ontschepen) te worden toegekend door de dienst Stadshaven.

Het Velo-station in de Wisselstraat moet bereikbaar blijven. Indien niet mogelijk moet dit daags na het evenement opnieuw worden opengesteld.

De exploitatie van toeristische rondritten op de Grote Markt mag niet gehinderd worden. Zij betalen immers een concessievergoeding voor hun standplaats. (parcours: Suikerrui - Grote Markt Kaasrui). Deze rondritten worden doorgaans tot ongeveer 17u30 gexploiteerd.

Op basis van de parameters uit de evenementenaanvraag werd een PRIMA-analyse opgesteld. Gelet het korte tijdsbestek werd deze niet voorgelegd aan de FOD Volksgezondheid maar zij werd wel op de hoogte gebracht. 

Het PRIMA-advies legt de aanwezigheid van een medisch preventieve op met volgende onderdelen:

- 1 ziekenwagen

- 1 BLS-ploeg terrein

- min. 2 hulpverleners in een hulppost

De organisatie liet al weten dat ze hiervoor beroep zullen doen op hun vaste partner voor voetbalwedstrijden, Rode Kruis Wijnegem (contact: Frank Van Hal). Zij zullen ook iemand moeten voorzien in de preventieve commandopost. 

Zorg ervoor dat u de standplaats ambulante handel op het Steenplein vrij houdt.