2023_CBS_03501 - Ondersteuning. Evenementen/sport. FIH Hockey Pro League - Organisatie en logistieke ondersteuning. Vastlegging nominatief krediet 2023 FIH Hockey Pro League. Overeenkomst en uitbetaling. Ondertekening - Goedkeuring

Met standaardvoorwaarden

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

Het maximum geluidsniveau afkomstig van de muziek (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92 dB(A). Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85 dB(A).

Extra aandacht voor standaardvoorwaarde nr. 2324 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of – voor een tribune – met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.

De tribunes dienen ontworpen en uitgevoerd te worden conform NBN EN 13200. Er dient een attest voorgelegd te kunnen worden dat hieraan voldaan wordt.

Een gedeelte van de tribunes wordt boven een ondergrondse constructie (waterbekken) geplaatst. De draag-kracht van de ondergrondse constructie(s) dient gecontroleerd te worden door een erkend stabiliteits-ingenieur om na te gaan of de desbetreffende tribune hierop afgesteund kan worden en welke maatregelen er al dan niet genomen dienen te worden om de globale stabiliteit van zowel de tribune als de ondergrondse constructie te garanderen.

De tribunes en de evacuatiewegen dienen uitgerust te worden met veiligheidsverlichting en de nodige picto-grammen. Op de evenementensite dienen de uitgangen en evacuatierichtingen duidelijk zichtbaar (waar nodig op hoogte) met de nodige pictogrammen aangeduid te worden. De pictogrammen dienen ook bij duisternis duidelijk zichtbaar te zijn en dienen indien nodig verlicht te worden.

Onder de tribunes mogen geen brandbare materialen gebruikt worden. Er mogen bijvoorbeeld geen brandbare doeken gebruikt worden als aankleding van de wanden van de evacuatiewegen onder de tribunes.

Het aantal en de afmetingen van de nooduitgangen van de (VIP)-tenten dient te voldoen aan de standaard-voorwaarden.

Indien er terrassen voorzien worden aan de VIP-lounge of aan andere constructies dienen er voldoende ba-lustrades - die hoog genoeg zijn - voorzien te worden zodat er geen valgevaar is.

Alle tijdelijke constructies (tribunes, tenten, overkappingen, …) dienen na plaatsing gunstig gekeurd te worden door een erkend onafhankelijk keuringsorganisme. Op vraag dienen de gunstige keuringsattesten voorgelegd te kunnen worden.

Eventuele reclamezeilen rondom de tribunes dienen voldoende verankerd te worden, de stabiliteit van de tribunes dient gegarandeerd te zijn na plaatsing van bijkomende trussconstructies met winddichte reclame-doeken.

Extra voorwaarde bij standaardvoorwaarde nr. 2283 - potentieel risico-evenement

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd con-trol) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig onge-daan te maken. De organisator weet op elk moment hoeveel publiek aanwezig is op de afgesloten evenemen-tensite. Bij oververzadiging van de afgesloten evenementensite communiceert de organisator dit op verschil-lende locaties naar het publiek (indien nodig ook buiten de evenementensite).

De organisator zorgt voor systeem van publieksinformatie dat eenvoudige boodschappen aan het publiek kan bezorgen. De informatiebronnen zijn strategisch opgesteld zodat ze kunnen bijdragen tot de massabeheer-sing. Ze zijn bedienbaar door de organisator of zijn medewerkers. De informatiebronnen worden gebruikt met vooraf besproken boodschappen of aangepast aan de noodzaak.

G Opmerkingen

De zoneraad van Brandweer Zone Antwerpen keurde het retributiereglement goed dat van toepassing is op brandpreventieopdrachten uitgevoerd door de hulpverleningszone. Voor aanvragen ontvangen vanaf 1 januari 2021 geldt het retributiereglement voor 2021-2025. De aanvrager zal een onkostennota ontvangen a rato van de door Brandweer Zone Antwerpen gepresteerde tijd voor het behandelen van deze aanvragen. Om een vlot verloop van de facturatie te kunnen garanderen, gelieve uw bestelbonnummer - indien gewenst en nog niet vermeld op uw aanvraag - binnen de 14 dagen na verzendingsdatum van dit verslag te melden aan preventie@bza.be. Dit document is een “signed pdf”. Dit wil zeggen dat het een elektronische handtekening bevat. De “originele ondertekende versie” is de digitale versie waarin alle nodige gegevens over de handtekening digitaal terug te vinden zijn. U kan deze info enkel zien indien u het document opent met Adobe Acrobat. Bij het afdrukken van een elektronisch ondertekend document verliest de elektronische handtekening zijn waarde volledig.

met standaardvoorwaarden