2023_CBS_03601 - Winter in Antwerpen 2023-2024 - Concept en aanvullende modaliteiten Hendrik Conscienceplein en Operaplein - Goedkeuring

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) hief de gemeenteraad het gebruikersreglement betreffende de inschrijvingen exploitatievoorwaarden van de kerstmarkt op; en keurde het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed. Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen, volgens de bepalingen van het nieuwe reglement voor standplaatsen.

Op 28 april 2023 (jaarnummer 2779) keurde het college het concept en de aanvullende modaliteiten voor Winter in Antwerpen 2023-2024 goed. Hierin werd de opdracht gegeven aan de bedrijfseenheid Stadsbeheer om een bijkomend onderzoek te voeren naar het betrekken van extra pleinen bij de evenementensite.

De bedrijfseenheid Stadsbeheer deed een bijkomend onderzoek om op een positieve manier het Hendrik Conscienceplein en het Operaplein bij het evenement Winter in Antwerpen te betrekken. Tijdens het onderzoek werd uitgegaan van de meerwaarde voor het plein, het evenement, de bezoekers en betrokken stakeholders. Per plein zijn de betrokken stakeholders dan ook bevraagd. Zij staan hier principieel positief tegenover en hun input wordt meegenomen voor verdere uitwerking. Er is afgesproken dat de stad Antwerpen maatregelen zal nemen om eventuele overlast te beperken en om in uitvoeringsfase op regelmatig tijdstip verder af te stemmen wanneer de invulling van de pleinen concreter wordt. Voor de integratie van beide pleinen is er ook met de stedelijke (veiligheids)diensten afgestemd omtrent brandveiligheid, toegankelijkheid, toezicht en plan van aanpak rond overlast. Zij geven een principieel gunstig advies en hun finale advies zal volgen bij het uitvoeringsbesluit.

Het Hendrik Conscienceplein en Operaplein worden als apart van de rest van de site beschouwd, met eigen modaliteiten voor de kerstmarkt.

Het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen dat door de gemeenteraad werd goedgekeurd op 25 april 2022 (jaarnummer 249), bepaalt dat het college voor evenementen georganiseerd door de stad een aantal modaliteiten vastlegt.

1. Conceptuele invulling en uitgangspunten Hendrik Conscienceplein en Operaplein

Het Hendrik Conscienceplein sluit aan op het overkoepelende concept van Winter in Antwerpen. Het plein zal feeëriek worden aangekleed en er zal een intieme sfeer worden gecreëerd met respect voor de identiteit en het eigen karakter van het plein. De invulling en aankleding moeten het plein versterken. Qua doelgroep wordt gemikt op de meerwaardezoeker en de lokale Antwerpenaren. Op het plein zal er een deel van de kerstmarkt terug te vinden zijn met een goede, kwalitatieve mix van koopwaar en consumptiestandplaatsen voor de meerwaardezoeker.

Het Operaplein ligt langs de Via Sinjoor-as, die het Centraal Station met de historische binnenstad en de Schelde verbindt. De stad Antwerpen verzorgt de aankleding en eindejaarsverlichting op het Koningin Astridplein, De Keyserlei en Meir. Het betrekken van het Operaplein zorgt voor een bijkomend hoogtepunt en beleving langs deze route. Conceptueel wordt de lijn doorgetrokken met de sfeer van de betoverende, authentieke Duitse kerstmarkten. De meerwaarde komt hier door een mix van kerstmarkt en andere activiteiten, die samen een geheel vormen. De invulling van het plein wilt een heel gediversifieerd doelpubliek aanspreken: zowel bezoekers van Winter in Antwerpen, bezoekers van de shopping-as als toevallige voorbijgangers (het Operaplein als drukke mobiliteitshub). Er wordt gekeken om samen met de Opera een extra activatie uit te werken. 

2. Data en openingsuren Hendrik Conscienceplein en Operaplein

De data en openingsuren van het Hendrik Conscienceplein volgen de algemene openingsuren van Winter in Antwerpen. Voor het Operaplein gelden andere openingsuren:

Start op vrijdag 8 december 2023 en einde op zondag 7 januari 2024 met de Nieuwjaarsdrink.

3. Modaliteiten standplaatsen Hendrik Conscienceplein en Operaplein

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) keurde de gemeenteraad het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed. Hiermee werd het oude gebruikersreglement van de kerstmarkt opgeheven.

Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen, volgens de bepalingen van het reglement voor standplaatsen.

3.1. Openingsuren

De openingsuren voor de standplaatsen op de kerstmarkt volgen respectievelijk de algemene openingsuren voor het Hendrik Conscienceplein en het Operaplein.

3.2. Productcategorieën en subcategorieën

Tijdens de kerstmarkt zullen er twee productcategorieën aan bod komen: consumptie en koopwaar. Beide productcategorieën worden onderverdeeld in subcategorieën. Het college legt deze productcategorieën en subcategorieën vast om voldoende spreiding van het aanbod te verzekeren.

3.2.1. Consumptie

De subcategorieën voor consumptie zijn:

De verkoop van voeding en dranken kan enkel gecombineerd worden in de vooraf bepaalde standplaatsen onder de subcategorieën die onder “foodpairing” vermeld staan.

3.2.2. Koopwaar

De subcategorieën voor koopwaar zijn:

3.2.3. Wekelijkse standplaatsen enkel op Hendrik Conscienceplein

Goede doelen en startende ondernemingen zijn bijzondere subcategorieën binnen de productcategorie koopwaar. Deze organisaties en bedrijven krijgen de kans om op een laagdrempelige wijze deel te nemen aan de kerstmarkt. De toewijzing gebeurt op dezelfde manier en volgens dezelfde gunningscriteria.

De huurperiode is echter voor een kortere termijn dan de volledige periode van de kerstmarkt. De exacte data voor de kortere huurperiodes zijn:

• vrijdag 8 december tot en met donderdag 14 december (7 dagen);
• vrijdag 15 december tot en met donderdag 21 december (7 dagen);
• vrijdag 23 december tot en met vrijdag 29 december (8 dagen);
• zaterdag 30 december tot en met zondag 7 januari (9 dagen).

 3.3. Accommodatie standplaatsen Hendrik Conscienceplein en Operaplein

Op het Hendrik Conscienceplein wordt de accommodatie door de stad Antwerpen voorzien en is eigen accommodatie niet toegestaan.

De accommodatie op het Hendrik Conscienceplein bestaat uit: een houten chalet met verkoopluik, deur en een verwarmingstoestel. Voor de consumptiechalets wordt een kleine, afgebakende opslagruimte achter de chalet voorzien.

Eigen accommodatie is wel toegestaan op het Operaplein, zolang ze voldoen aan onderstaande voorwaarden:

• robuuste en veilige constructie die beantwoordt aan de voorwaarden van de brandweer;
• look & feel: passend in het concept van Winter in Antwerpen, een feeërieke en sfeervolle uitstraling, een traditioneel kerstmarktgegeven of Scandinavische stijl;
• grootte standplaats: maximaal 6 meter breed en 4 meter diep (inclusief backstageruimte).

De eigen accommodatie moet ter goedkeuring voorgelegd worden aan de stad Antwerpen bij inschrijving. Enkel na goedkeuring bij de inschrijving, zal de kandidatuur weerhouden worden. De aanvraag moet minstens volgende bevatten: kwalitatieve foto’s en duidelijke toelichting constructie, de technische informatie om de stabiliteit en veiligheid van de constructie te kunnen beoordelen, een verklaring op eer dat de constructie voldoet aan de veiligheidsvoorwaarden. De nodige attesten en keuringen (stabiliteit, brandveiligheid, windbelasting) worden aangeleverd na toewijzing van de standplaats en voor het einde van de betalingstermijn van de voorschotfactuur. 

Voor elke standplaats wordt er elektriciteit voorzien. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. Het stroomverbruik is beperkt tot 3.600 Watt per standplaats (monofase, 16A – 220V) voor koopwaarchalets én consumptiechalets op het Hendrik Conscienceplein. Voor consumptiechalets op het Operaplein wordt één aansluiting van 10.000 Watt voorzien (driefasig, 16A - 220V) per standplaats, ongeacht de grootte.

Op elk plein voorziet de stad Antwerpen een kraantje waar standhouders stromend water kunnen halen. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. 

Standhouders van consumptiestandplaatsen mogen eigen statafels meebrengen, mits enkele voorwaarden. Drie statafels voor een chalet van 3 meter, zes statafels voor een chalet van 6 meter. Ronde statafels met een diameter van maximaal 90cm zijn toegelaten, alsook vierkante statafels van maximaal 90cmx90cm. De standhouders onderhouden hun statafels: ze ruimen ze af en kuisen ze af op regelmatige tijdstippen tijdens de openingsuren. De standhouders zetten de statafels ’s nachts binnen na sluit.

3.4. Inschrijvingen standplaatsen Hendrik Conscienceplein en Operaplein

De inschrijvingen voor de standplaatsen op het Hendrik Conscienceplein en het Operaplein lopen vanaf vrijdag 26 mei 2023 tot en met maandag 19 juni 2023.

Kandidaten kunnen zich inschrijven via de website www.antwerpen.be. Op deze website zal ook alle nodige informatie terug te vinden zijn met betrekking tot de standplaatsen op de kerstmarkt.

3.5. Toewijzing: modaliteiten consumptie

De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “consumptie” gebeurt via een openbare, online bieding onder toezicht van een deurwaarder. De bieding zal plaatsvinden op woensdag 28 juni 2023. Voor kandidaat-standhouders die dit wensen, zal er op dinsdag 27 juni 2023 een proefbieding worden georganiseerd. Tijdens de proefbieding wordt er een demonstratie gegeven en kunnen de geselecteerde deelnemers de werkwijze leren kennen en hun login testen.

Tussen de uiterste inschrijvingsdatum en de dag van de bieding worden de kandidaten gecontroleerd op de voorwaarden voor kandidatuurstelling uit het reglement voor standplaatsen. Voor de standplaatsen met eigen accommodatie op het Operaplein worden deze aanvragen gecontroleerd op de gestelde voorwaarden in dit besluit.

De ochtend van de bieding wordt de lijst met loten per mail verzonden naar alle weerhouden kandidaten. De lijst met loten geeft volgende zaken weer: volgorde van de loten tijdens de bieding, grootte van de standplaats, plein, subcategorie, instelprijs en biedstap. Een inplantingsplan met de exacte locatie van de standplaatsen wordt tijdens de bieding nog niet getoond.

Een chalet wordt gegund aan de hoogstbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per chalet wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één chalet toegewezen per uitgereikte online deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Standplaatsen die bij de bieding niet toegewezen worden, kunnen worden geschrapt of anders ingevuld worden. Er kan ook een tweede, derde, enzovoort bieding georganiseerd worden, indien gewenst.

Na toewijzing van de consumptiechalet bij de elektronische bieding, moet de standhouder zijn aanbod en prijzen concretiseren binnen de subcategorie die is toegekend aan de standplaats. Enkel het goedgekeurde aanbod en prijzen dat op de toelating vermeld staat, mag worden verkocht.

Er is bewust gekozen om op beide pleinen geen sterke dranken aan te bieden. De instelprijzen en biedstap voor consumptiechalets per subcategorie:

Loten op het Operaplein geven een vermindering van 2.500,00 euro (exclusief btw) op de instelprijs omwille van de eigen accommodatie en lager aantal openingsuren.

3.6. Herbruikbaar cateringmateriaal

De stad Antwerpen kan er op bepaalde evenementen voor kiezen om herbruikbaar cateringmateriaal in bruikleen aan te bieden. In dat geval bepaalt het college hiervan de specifieke modaliteiten.

De stad Antwerpen zal tijdens Winter in Antwerpen de standhouders van de kerstmarkt faciliteren. Dit zowel voor herbruikbaar cateringmateriaal voor dranken, als voor voedsel. Het is de standhouder verboden eigen herbruikbaar cateringmateriaal te voorzien. Dit om een éénduidig en eenvoudig ontleen- en ruilsysteem te voorzien voor de bezoekers, standhouders en organisatie.

Servetten mogen wel nog gebruikt als enige uitzondering die de wetgeving toelaat en kunnen de standhouders dus zelf voorzien. De wetgeving laat geen andere wegwerp toe, ook al zijn ze vervaardigd uit dezelfde materialen.

De stad Antwerpen voorziet volgende dienstverlening:

• gratis ontlenen van herbruikbaar cateringmateriaal en voldoende voorraad;
• alle transporten voor levering en ophaling;
• industriële afwas (de afwaskosten worden doorgerekend naar de standhouder);
• centrale stockage;
• centraal beheerpunt van waaruit er 5 dagen op 7 een distributie wordt gedaan van het herbruikbaar cateringmateriaal naar de standhouders toe op basis van een bestelling.

De standhouder voorziet het volgende:

• propere, droge en veilige stockageplaats voor het ontleende herbruikbare cateringmateriaal;
• aanvaarden van het herbruikbaar cateringmateriaal van elke bezoeker én het terugbetalen van de waarborg (2,00 euro) hiervoor;
• servetten van ecologisch afbreekbaar materiaal (geen enkel ander wegwerp is toegestaan);
• voldoende wisselgeld om de waarborgen terug te betalen of een digitaal betaalsysteem dat de waarborg kan terugstorten op rekening van de bezoeker;
• betalen van de afwaskosten voor de industriële reiniging (tussendoor zelf afwassen kan, maar eindschoonmaak is steeds industrieel omwille van voedselhygiënenormen);
• indien de standhouder zelf afwast, dan moet hij voldoen aan de geldende hygiëneregels.

De stad Antwerpen zal strenge controles uitvoeren op het respecteren van deze Vlaamse wetgeving. De Vlaamse Overheid heeft eveneens aangekondigd eigen controles uit te voeren.

De stad Antwerpen zal een uitgebreide communicatie voeren naar de standhouders over de praktische afhandeling; en eveneens een degelijke communicatie doen naar de bezoekers van het evenement.

Er zal gewerkt worden met vier types herbruikbare bekers en twee types herbruikbare recipiënten voor voedsel. In de tabel worden ook de colliverpakking en afwaskosten per doos meegegeven:

Voor alle herbruikbaar cateringmateriaal (bekers, borden, bowls) zal een kost worden aangerekend aan de standhouder van 1,65 euro exclusief btw per stuk bij verlies en/of tekorten. Bij verlies of breuk van een opbergbak of deksel (enkel bij borden en bowls) zal er een kost van 20,00 euro exclusief btw worden aangerekend aan de standhouder (door de leverancier rechtstreeks aan te rekenen aan de standhouder).

3.7. Toewijzing: modaliteiten koopwaar

De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “koopwaar” (inclusief voor de standplaatsen "goede doelen" en "startende ondernemingen"), zal gebeuren via een jury op woensdag 28 juni 2023. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen op basis van een aantal criteria, die verbonden zijn aan een puntensysteem. Na het beoordelen van de criteria voor alle kandidaten, stelt de jury een puntenrangschikking op. De jury is verplicht tot motivering en toelichting van de score. Het college keurt de uiteindelijke toewijzing goed. 

De kandidaat-standhouder maakt een uitgebreid dossier met alle nodige documenten, foto’s, attesten en certificaten om de kandidatuur te kunnen beoordelen volgens bovenstaande gunningscriteria. Indien het dossier te weinig informatie bevat om te kunnen beoordelen, dan is de inschrijving onvolledig.

Voor de productcategorie koopwaar geldt een vaste standplaatsvergoeding, op basis van de afmeting van de chalet:

*per lopende meter: elke begonnen meter wordt volledig aangerekend.

3.8. Waarborg

Elke standhouder is verplicht om de waarborg te betalen na toewijzing van de standplaats. De waarborg wordt bepaald op basis van de grootte van de standplaats:

*per lopende meter: elke begonnen meter wordt volledig aangerekend.

3.9. Veiligheid – glasverbod 

Het is aan standhouders van de kerstmarkt verboden om dranken aan te bieden, te schenken of op enigerlei wijze te verhandelen in glazen en/of stenen recipiënten op de bovenvermelde evenementensite van Winter in Antwerpen.

3.10. Betaling en waarborg 

De standplaatsvergoedingen zullen in twee schijven worden gefactureerd. Na toewijzing van de standplaats zal een eerste factuur worden opgemaakt met een voorschot van 25% van de standplaatsvergoeding, en de waarborg voor de standplaats. Opgelet: op de standplaatsvergoeding wordt btw aangerekend. In september zal er een tweede factuur worden opgemaakt met het saldo.

Volgens het reglement voor standplaatsen bedraagt de betalingstermijn 20 dagen. Het reglement voorziet in een procedure bij laattijdige betaling en niet-betaling.

4. Evenemententerrassen op het Hendrik Conscienceplein en het Operaplein

De extra tijdelijke voorwaarden die van toepassing zijn voor evenemententerrassen op de evenementensite van Winter in Antwerpen gelden ook op deze pleinen.