Op 11 februari 2023 diende Cirqueat vzw, Constitutiestraat 20/001, 2060 Antwerpen een aanvraag in voor de organisatie van Cirque@taque op 11 en 12 augustus 2023 in park Hof de Bist in Ekeren.
Cirque@taque is een gratis muziekfestival dat jaarlijks georganiseerd wordt door jongeren van Cirqueat vzw in samenwerking met de jeugddienst Ekeren, cultuurcentrum 252cc en district Ekeren. Bij voorgaande edities duurde het festival één dag. Deze editie zal twee dagen duren.
Op vrijdag 11 augustus 2023 ligt de nadruk op afterwork. De festiviteiten starten om 16.00 uur en eindigen om 23.59 uur. Het muziekprogramma eindigt om 23.00 uur.
Op zaterdag 12 augustus 2023 start het evenement om 12.00 uur en eindigt het op zondag 13 augustus 2023 om 02.00 uur. De dag wordt gevuld met live-optredens van verschillende bands en dj's. Daarnaast is er ook kinderanimatie, eetkramen en andere randanimatie. 's Middags richten de organisatoren eerder op gezinnen, later op de avond komen er vooral veel jongeren langs. Het muziekprogramma eindigt op zondag 13 augustus om 01.00 uur.
De opbouw van het evenement start op 2 augustus 2023 om 10.00 uur, de afbouw duurt tot 16 augustus 2023 18.00 uur.
De organisatie verwacht 15.000 bezoekers, waarvan 6.000 bezoekers op het drukste moment.
Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.
Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.
Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.
Op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) keurde de gemeenteraad het aangepaste retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van de stad Antwerpen.
Dit evenement wordt volgens het evenementenkader zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 6 maart 2023 (jaarnummer 00082) ingedeeld in categorie 2 (publiek evenement in co-organisatie met de groep stad Antwerpen) en wordt dus vrijgesteld van alle kosten en retributies (inname openbaar domein, inname ligplaats in de stadshaven, logistiek materiaal, transport van materiaal en dienstverlening per type (afval, bulkmateriaal, elektriciteit, water), nutsverbruik, lediging en reiniging afvalcontainers, opkuis, parkeerverbodsborden en verwijderen straatmeubilair).
Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.
Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park.
Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park n in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig.
Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend.
1. Vereiste documenten
2. Rondgang
3. Mobiliteit
4. Infrastructuur & activiteit
5. Milieu & veiligheid
6. Schade
Specifieke voorwaarden:
Alle transport op de graszones dient via rijplaten te gebeuren. Externe leveranciers dienen hiervan op de hoogte gebracht worden en Cirque@Taque dient hier op toe te zien.
Leveringen en stockage van materiaal tussen de bomen mag niet.
De kastanje hekken achter toog 3 worden deels weggenomen door medewerkers van de groendienst. Dit enkel om beperkte toegang van medewerkers van Cirque@Taque van en naar toog 3
Bij het slaan van piketten ifv het veiligstellen van de randanimatie dient men rekening te houden met de afvoerleiding van de wadi.
Parkeerplaatsen voor medewerkers/artiesten (naast en achter CC252) dienen zorgvuldig gekozen te worden en wagens in de graszone moeten op grondplaten staan. Ook opletten voor de verschillende toezichtputten.
Het drinkwaterfontein naast het CC252 dient beschermd te worden.
Palen in de grond om sfeerverlichting aan te hangen, resulteren in te grote schade en zijn niet toegelaten. Een alternatief wordt verder bekeken samen met de groendienst (eventueel ook toepasbaar voor het veiligstellen van de randanimatie).
Er wordt afgestemd dat kunststof rijplaten geschikt zijn als bescherming van de kasseien aan de parking (dienstingang park)
Afstemming met aannemer renovatie paviljoen om minimale interferentie te hebben tijdens het festival.
U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit: 1 ambulance, 2 BLS-ploegen, 2 hulpverleners in de hulpposten.
Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:
Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:
Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.
Brandweer geeft voor het evenement een standaard advies.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.
(standaardvoorwaarden te raadplegen op https://www.antwerpen.be/nl/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen)
Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair.
Het straatmeubilair in de aanvraag zal tijdig verwijderd worden.
* standaard voorwaarden naleven
* mobiliteitsplan aanvullen met meer gedetailleerde info over openbaar vervoer
* bereikbaarheidsinformatie beschikbaar maken voor bezoekers
Het college keurt de effectieve organisatie van Cirque@taque, zoals hierboven beschreven, op 11 en 12 augustus 2023 in park Hof de Bist in Ekeren goed. De organisator, Cirqueat vzw, dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven, alsook de voorwaarden in de evenemententoelating.
Het college geeft opdracht aan:
Dienst | Taak |
SB/BOF | om logistieke ondersteuning te verlenen volgens orders: 17909, 17687 en 15395. |
LP/OO/P | om parkeerverbodsborden te plaatsen op de parking van Hof de Bist.
|