De gemeenteraad keurde op 21 oktober 2019 (jaarnummer 619) de oprichting goed van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten en stelde de statuten vast.
De raden van bestuur van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (jaarnummer 4) en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten (jaarnummer 6) keurden op 19 december 2019 de wijze goed waarop de autonome gemeentebedrijven voorzien in een systeem van organisatiebeheersing. In het bijzonder werden de afspraken goedgekeurd met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole en de ondertekening van girale betalingsorders. Daarnaast keurden de raden van bestuur de algemene overgangsmaatregelen goed. Het college nam op 17 januari 2020 (jaarnummer 387) kennis van deze afspraken.
De raden van bestuur van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (jaarnummer 2) en van AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten (jaarnummer 3) keurden op 19 december 2019 de beheersovereenkomsten afgesloten tussen de stad Antwerpen en autonoom gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en tussen de stad Antwerpen en autonoom gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 30 juni 2025 goed. De gemeenteraad keurde beide beheersovereenkomsten goed op 28 januari 2020 (jaarnummer 89).
De raden van bestuur van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (jaarnummer 23) en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten (jaarnummer 17) keurden op 17 december 2020 de addenda bij de beheersovereenkomsten tussen de stad Antwerpen en het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en tussen de stad Antwerpen en het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 30 juni 2025 goed. De gemeenteraad keurde deze addenda goed op 14 december 2020 (jaarnummer 737).
De raden van bestuur van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (jaarnummer 12) en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten (jaarnummer 3) keurden op 11 mei 2023 het geactualiseerd kader organisatiebeheersing goed.
Artikel 1§13 van de besluiten van de raden van bestuur van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (jaarnummer 4) en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten (jaarnummer 6) van 19 december 2019 stelt dat de organisatiebeheersing minstens één maal per jaar door de raad van bestuur en het directiecomité wordt geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd.
Artikel 10 van de beheersovereenkomst, goedgekeurd door de stad op 14 december 2020 (jaarnummer 737) en op 17 december 2020 door de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (jaarnummer 23) en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten (jaarnummer 17), stelt dat het agentschap voorziet in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing waarvan de regels ter kennisneming dienen te worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
In toepassing van artikels 232 en 234§2 van het Decreet Lokaal Bestuur, de statuten van het AG en de beheersovereenkomst tussen het AG en de stad werd een systeem van organisatiebeheersing uitgewerkt en gedocumenteerd, waarbij diverse werkings- en controleregels worden vastgelegd.
Artikel 10 van de beheersovereenkomst tussen het AG en de stad bepaalt dat dit organisatiebeheersingssysteem minstens de regels behelst met betrekking tot:
Het agentschap voorziet hiermee in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat ontworpen is om een redelijke zekerheid te verschaffen omtrent:
De organisatiebeheersing wordt minstens één maal per jaar door de raden van bestuur en de directiecomités van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd. Vervolgens worden de regels van organisatiebeheersing ter kennisneming voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Met voorliggend besluit worden niet enkel de bestaande regels samengebracht in een overzichtelijk kader, maar werden er ook noodzakelijke aanpassingen aangebracht en nieuwe regels opgenomen. In geval van mogelijke tegenspraak met eerdere besluitvorming is enkel het geactualiseerd kader, dat met onderhavig besluit ter kennisname voorligt, van toepassing.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het geactualiseerd systeem voor organisatiebeheersing van de autonome gemeentebedrijven AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Kunsten.