2023_CBS_04395 - Het Bollekesfeest 2023 - Aanstellen van een boekingsagent. Verlenging. Vastlegging krediet. Wijziging opdracht - Goedkeuring

Op 13 maart 2020 (jaarnummer 2506) keurde het college van burgemeester en schepenen de gunning van de opdracht GAC_2019_01027 voor het aanstellen van een boekingsagent voor het Bollekesfeest goed aan de ondernemer Balthazar Events BV, Keizerstraat 62-A, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0843.701.149. Deze opdracht werd gesloten tegen een globale prijs van 108.618,00 EUR (exclusief btw) of 131.427,78 EUR (inclusief 22.809,78 EUR 100% aftrekbare btw), en heeft betrekking op één editie van Het Bollekesfeest, maar met mogelijke verlenging voor twee edities (mits positieve evaluatie).

Aangezien de eerste editie van Het Bollekesfeest, die normaliter zou hebben plaatsgevonden van 21 augustus 2020 tot en met 23 augustus 2020, ingevolge de coronapandemie en de maatregelen die in het kader van de strijd tegen de verspreiding van dit virus werden genomen niet op de voormelde geplande data kon doorgaan, keurde het college op 4 september 2020 (jaarnummer 7342) goed dat de eerste editie waarop de opdracht GAC_2019_01027 betrekking heeft, zou worden uitgesteld naar de eerstvolgende editie van Het Bollekesfeest in 2021 met mogelijke verlenging voor 2022 en 2023. 

Op 4 september 2020 (jaarnummer 7342) keurde het college de wijziging opdracht goed, de aanvang van de opdracht werd met één jaar verplaatst ten gevolge van de coronacrisis. De aanvang van de opdracht vond plaats in het jaar 2021 in plaats van het jaar 2020.

Op 3 september 2021 (jaarnummer 7174) keurde het college de wijziging opdracht goed, het budget werd verhoogd van 108.618,00 EUR exclusief btw of 131.427,78 EUR (inclusief 22.809,78 EUR 100% aftrekbare btw) naar 119.476,00 EUR exclusief btw of 144.565,96 EUR (inclusief 25.089,96 EUR 100% aftrekbare btw) .

Op 15 april 2022 (jaarnummer 3082) keurde het college de verlenging opdracht goed voor Bollekesfeest 2022. 

Op 28 april 2022 (jaarnummer 2777) keurde het college het concept en aanvullende modaliteitenbesluit goed voor Bollekesfeest 2023. 

In toepassing van artikel 38/4 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan de drempel voor de Europese bekendmaking alsook 10% van de waarde van de aanvankelijke opdracht. De wijziging mag de algemene aard van de opdracht niet veranderen.

Artikel 43 §4 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt dat als een raamovereenkomst is gesloten met één enkele deelnemer, de erop gebaseerde opdrachten aan hem worden gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.

Artikel 57, tweede lid van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten stelt dat een opdracht van bij de sluiting een of meer verlengingen kan omvatten, overeenkomstig de in de initiële opdrachtdocumenten vermelde nadere regels.

Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De aanstelling van een boekingsagent voor het Bollekesfeest werd goedgekeurd voor Het Bollekesfeest 2020, met eventuele verlengingen voor de edities 2021 en 2022. Vanwege de coronacrisis werd de uitvoering gewijzigd naar de editie 2021, met eventuele verlengingen voor 2022 en 2023.

Aan het college wordt gevraagd om de aanstelling van een boekingsagent voor het Bollekesfeest 2023 goed te keuren en de nodige kredieten hiervoor vast te leggen.

De samenwerking met Balthazar Events BV tijdens Het Bollekesfeest 2022 werd positief geëvalueerd.

Het Bollekesfeest is een jaarlijkse traditie en sterkhouder voor de stad Antwerpen. Het evenement kan rekenen op een trouw publiek. Een kwalitatief sterk en divers artistiek programma, dat past onder het merk “het Bollekesfeest”, is noodzakelijk. De onafhankelijke boekingsagent heeft in het voorjaar van 2023 gewerkt aan de invulling van het artistieke programma voor het Bollekesfeest 2023. Tijdens de uitwerking van dat programma en de onderhandelingen met de verschillende potentiële artiesten en hun management of boekingskantoren, bleek dat de gages van de artiesten op korte termijn erg zijn gestegen door de inflatie.

Het gegunde jaarbudget 131.427,78 EUR (inclusief 22.809,78 EUR 100% aftrekbare btw) is niet meer voldoende om een artistiek programma samen te stellen dat het evenement waardig is.

Daarom wordt een wijziging opdracht voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het artistieke programma, dat nu voorligt ter goedkeuring, bedraagt 139.922,22 EUR (inclusief 24.284,02 EUR 100% aftrekbare btw). Dat is 8.494,44 EUR (inclusief 1.474,24 EUR 100% aftrekbare btw) meer dan het oorspronkelijk gegunde bedrag.

Het artistieke programma voor het Bollekesfeest 2023 bedraagt 115.638,20 EUR + 24.284,02 EUR (100% aftrekbare btw) = 139.922,22 EUR inclusief 100% aftrekbare btw. Dat is 7.020,20 EUR + 1.474,24 EUR (100% aftrekbare btw) = 8.494,44 EUR inclusief 100% aftrekbare btw meer dan het oorspronkelijk gegunde bedrag.