2023_CBS_03893 - Cultuur. Eva-vzw Lokaal Cultuurbeleid district Ekeren - Statutenwijziging - Goedkeuring

De gemeenteraad besliste op 25 februari 2008 (jaarnummer 318) tot de oprichting van vzw Lokaal Cultuurbeleid district Ekeren.

Op 16 december 2013 (jaarnummer 786) keurde de gemeenteraad de omvorming conform het Gemeentedecreet en de juridisch-technische statutenwijziging van de vzw Lokaal Cultuurbeleid district Ekeren goed.

Op 15 december 2014 (jaarnummer 947) besliste de gemeenteraad tot de verderzetting van de werkzaamheden van de vzw als eva-vzw en keurde de gemeenteraad de nieuwe statuten van de vzw Lokaal Cultuurbeleid district Ekeren goed. 

Het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen trad op 1 mei 2019 in werking. Vennootschappen en verenigingen die op dat ogenblik reeds waren opgericht krijgen tot uiterlijk 1 januari 2024 de tijd om hun statuten aan te passen aan de nieuwe bepalingen van het Wetboek en gepubliceerd te hebben in het Belgisch Staatsblad.

Wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en houdende diverse bepalingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 4 april 2019, (hierna ‘WVV’).

Artikel 4 en artikel 45 van de statuten van vzw Lokaal cultuurbeleid district Ekeren, goedgekeurd door de gemeenteraad op 15 december 2014 (jaarnummer 947), stellen dat een statutenwijziging door de gemeenteraad moet worden goedgekeurd.

Artikel 19 §4 van de statuten van vzw Lokaal cultuurbeleid district Ekeren, goedgekeurd door de gemeenteraad op 15 december 2014 (jaarnummer 947), voorziet dat op ieder ogenblik een bijzondere algemene vergadering kan worden bijeengeroepen op verzoek van de stad Antwerpen.

De gewijzigde statuten, zoals bijgevoegd in bijlage, betreffen hoofdzakelijk aanpassingen die zijn ingegeven vanuit de noodzaak om te conformeren aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en zo de rechtsgeldigheid van de beslissingen en het bestaan van de vzw te kunnen blijven garanderen. Daarnaast werd van de opportuniteit gebruik gemaakt om een aantal juridisch technische verbeteringen en actualisaties aan te brengen. De belangrijkste wijzingen zijn: 

1. Vermelding vestiging van de vereniging in het Vlaams gewest 

Dit is een nieuwe dwingende bepaling van het WVV die bij gebreke van vermelding in de statuten tot de nietigheid van de vzw kan leiden (artikel 2:9 §2,2° en 9:4 WVV). De wijziging werd doorgevoerd in artikel 1. 

2. Vervanging van de verwijzingen naar het oude Gemeentedecreet door de overeenkomstige bepalingen in het Decreet Lokaal Bestuur

Inhoudelijk worden hierbij geen wijzigingen aangebracht. De wijzigingen situeren zich in artikelen 3, 7, 8, 16, 18. 

3. Precieze omschrijving van het belangeloos doel en activiteiten

Dit is een nieuwe dwingende bepaling van het WVV die tot de nietigheid van de vzw kan leiden indien het doel en de activiteiten onvoldoende precies worden omschreven in de statuten (9:4 WVV). Bij de precieze omschrijving van het doel en de activiteiten van de vzw werd rekening gehouden met de eigenheden van het district. De wijziging werd doorgevoerd in artikel 5. 

4. Integratie van het ‘Masterplan Lokaal Cultuurbeleid: Naar een netwerk Culturele Ontmoeting’  in de omschrijving van de activiteiten en doel van de vzw

In het voorstel van statutenwijzing werd bij de omschrijving van het doel en de activiteiten het ‘Masterplan Lokaal Cultuurbeleid’ geïntegreerd. Dit masterplan omvat enerzijds een tussen alle vzw’s Lokaal Cultuur-Vrijetijdsbeleid gedeeld strategisch kader (missie, visie, waarden en krachtlijnen) en anderzijds een keuzemenu aan operationele doelstellingen waar districten al dan niet op kunnen inzetten op basis van hun context, eigenheid en prioriteiten. De integratie van dit masterplan in artikel 5 van het voorstel van statutenwijzing is onder voorbehoud van de goedkeuring van het ‘Masterplan Lokaal Cultuurbeleid’ door de algemene vergaderingen van de betrokken vzw’s (geagendeerd op 14 juni 2023) en het college van burgermeester en schepenen (agendering gepland op 7 juli 2023). Bij goedkeuring zal de wijziging zich in artikel 5 situeren.   

5. Regeling termijnen en redenen oproeping algemene vergadering

Om in overeenstemming te zijn met de nieuwe bepalingen van het WVV dient het bestuursorgaan de algemene vergadering verplicht bijeen te roepen binnen de eenentwintig dagen wanneer minstens één vijfde van de leden het vraagt. De wijziging werd doorgevoerd in artikel 20 §5. 

6. Termijn oproeping tweede vergadering na onvoldoende aanwezigheidsquorum algemene vergadering

Conform het WVV werd in het voorstel van de nieuwe statuten de minimale oproepingstermijn voor het organiseren van een tweede vergadering na een onvoldoende aanwezigheidsquorum op de eerste vergadering aangepast van 8 naar 15 dagen. De wijziging werd doorgevoerd in artikel 21 §2, tweede lid.

7. Schrapping mogelijkheid toevoegen dringende punten buiten de agenda van de algemene vergadering

Het WVV laat niet langer toe dat er in de statuten de mogelijkheid wordt voorzien om op de algemene vergadering punten buiten de agenda te behandelen. Deze bepaling werd geschrapt uit artikel 20 van de eerder goedgekeurde statuten. 

8. Invoeging van de mogelijkheid tot deelname op afstand aan de algemene vergadering en het bestuursorgaan 

Om de flexibiliteit van de werking van de algemene vergadering en de raad van bestuur te kunnen garanderen, voorziet het nieuwe voorstel van statuten in de mogelijkheid om vanop afstand deel te nemen aan de vergaderingen van de algemene vergadering en het bestuursorgaan via video- of telefoonconferentie of via andere communicatiemiddelen. De wijziging situeert zich in artikel 21 §5 voor wat betreft de algemene vergadering en artikel 28.1 §4 voor wat betreft het bestuursorgaan.

 9. Aanpassing van het minimumaantal bestuurders van twee naar drie 

Conform de bepalingen van het WVV voorziet het voorstel van de nieuwe statuten dat het bestuursorgaan bestaat uit minimaal drie bestuurders (natuurlijke of rechtspersonen), daar waar dit in de eerder goedgekeurde statuten twee bestuurders betrof. In de praktijk geeft dit voor de samenstelling van het bestuursorgaan geen problemen aangezien er werd voorzien dat het bestuursorgaan is samengesteld uit categorie A- en B-bestuurders waarvoor meerdere natuurlijke personen, bestuurders, werden afgevaardigd. Deze wijziging werd doorgevoerd in artikel 25. 

10. Opname van de bestuurscoördinator-district als niet-stemgerechtigd lid in de raad van bestuur

Voorgesteld wordt om de bestuurscoördinatoren-district op te nemen als niet-stemgerechtigde leden in de raad van bestuur. Het voorstel van statutenwijzing voert dit nu door in artikel 25.

11. Invoeging van de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming voor het bestuursorgaan 

Het WVV voorziet de mogelijkheid dat er, voor de beslissingen waarbij eenparigheid van stemmen mogelijk is, zuiver schriftelijk kan worden gestemd. In dergelijke gevallen is een fysieke of digitale bijeenkomst bijgevolg niet meer noodzakelijk. Het voorstel van de nieuwe statuten regelt de mogelijkheid van deze schriftelijke besluitvormingsprocedure in artikel 28.2.

12. Schrapping verwijzing rechtspositieregeling personeel  

In de eerder goedgekeurde statuten werd de rechtspositieregeling van stadspersoneel van toepassing verklaard op de vzw. Aangezien de vzw echter niet over eigen personeel beschikt, is deze bepaling zonder inhoud en kan ze worden geschrapt. Deze bepaling werd geschrapt uit artikel 29 van de eerder goedgekeurde statuten.

13. Schrapping verwijzing huishoudelijk reglement

In de eerder goedgekeurde statuten werd verwezen naar de mogelijkheid dat de raad van bestuur zijn werking verder kan regelen in een huishoudelijk reglement. Een dergelijk reglement werd nooit opgemaakt. Indien dit alsnog nuttig zou worden geacht, wordt in het WVV een regeling uitgewerkt zodat het bestuursorgaan dit, nu ‘intern reglement’ kan goedkeuren. In dergelijk geval dienen de statuten steeds een verwijzing te bevatten naar de laatst goedgekeurde versie van het intern reglement. Er is momenteel hiertoe geen noodzaak. De bepaling werd geschrapt uit artikel 30 van de eerder goedgekeurde statuten.

14. Wijziging aansprakelijkheid bestuurders en leden directiecomité
Het WVV voorziet een collegiale bestuurders-(directieleden)aansprakelijkheid waarbij een bestuurder zich enkel kan exonereren voor de beslissingen en nalatigheden die het bestuursorgaan/directiecomité als college heeft genomen of voor overtredingen van wettelijke of statutaire bepalingen indien de bestuurder/directielid geen deel had aan de fouten én de bestuurder de fouten heeft gemeld aan de andere bestuurders/directieleden én de melding van de fout en de bespreking van de fout is opgenomen in de notulen. De aansprakelijkheid van bestuurders/directieleden ten aanzien van de vzw geldt voor contractuele én buitencontractuele fouten begaan in de uitoefening van hun mandaat. De aansprakelijkheid van bestuurders/directieleden ten aanzien van derden geldt voor de buitencontractuele fouten begaan in de uitoefening van hun mandaat. 

Onder de eerder goedgekeurde statuten gold op dit vlak dat er geen hoofdelijke aansprakelijkheid was indien de bestuurder geen schuld kon worden verweten en indien ze de overtreding hadden aangeklaagd bij de gemeenteraad binnen de maand.  

Het WVV voert daarnaast een aansprakelijkheidsbeperking tot bepaalde grensbedragen in. Deze zijn terug te vinden in artikel 2.57 WVV. Deze wijzigingen werd doorgevoerd in artikel 30 en 42 van het voorstel van de nieuwe statuten.