2023_CBS_03973 - Ondernemen en Stadsmarketing. Loketwerking - Gespecialiseerde interim-medewerkers - Goedkeuring

Op 12 mei 2023 (jaarnummer 3213) keurde het college het tijdelijk personeelskader voor de stads- en themaloketten goed voor het wegwerken van de achterstanden en het opvangen van pieken.

Op 17 mei 2023 werden offertes gevraagd bij de firma's Servantes bv en Cipal Schaubroeck nv voor de tijdelijke inzet van gespecialiseerde medewerkers die opgeleid zijn voor de verwerking van dossiers binnen de thema's adreswijziging, identiteit, rijbewijzen en nationaliteit. Servantes bv geeft aan dat zij twee inzetbare profielen hebben vanaf midden juni. Cipal Schaubroeck nv kan vanaf juni vier dagen per week een senior profiel vrijmaken.

Art. 42 WOO: “voor zover dit strikt noodzakelijk is, de termijnen voor de openbare of niet-openbare procedure of de mededingingsprocedure met onderhandeling wegens dwingende spoed voortvloeiend uit onvoorzienbare gebeurtenissen voor de aanbestedende overheid, niet in acht kunnen worden genomen. De ter rechtvaardiging van de dwingende spoed ingeroepen omstandigheden mogen in geen geval aan de aanbestedende overheid te wijten zijn;”

Artikel 56 §3,4° van het decreet lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Er zijn twee interimkantoren die opgeleide medewerkers aanbieden die lokale besturen kunnen inzetten bij tekorten of pieken. Servantes bv en Cipal Schaubroeck nv bieden beiden gelijkaardige profielen aan, maar het aantal beschikbare profielen is beperkt. Gezien de korte tijdspanne waarbinnen de loketdiensten de achterstanden willen wegwerken (zes maanden) wordt er gebruik gemaakt van beide bedrijven om zeker voldoende medewerkers in te kunnen zetten. Vermits zij, volgens de marktkennis van de loketdiensten, de enigen zijn met dergelijke diensten is een derde offerte niet mogelijk.

De tijdelijke inzet van gespecialiseerde, opgeleide medewerkers is één van de onderdelen van het plan om de wachttijden zo snel mogelijk weg te werken. De onmiddellijke inzet binnen een afgebakende periode laat toe om de wachttijden voor burgers snel te verminderen en de hieraan verbonden risico's te mitigeren.

De loketdiensten zullen vanaf halverwege juni tot eind augustus beroep doen op:

• twee interim-medewerkers (100 dagen) van Servantes bv;
• één interim-medewerker (40 dagen) van Cipal Schaubroeck nv.

In de eerste plaats worden de interim-medewerkers ingeschakeld voor het verwerken van adreswijzigingen. Dit product vraagt een hoge graad van expertise en kennis van de desbetreffende toepassingen die onmogelijk op korte termijn opgebouwd kan worden bij interim-medewerkers via bestaande raamcontracten of bij nieuwe vaste medewerkers. Bovendien ontstaan er door de oplopende wachttijd aanzienlijke juridische risico's specifiek voor dit product. Zodra de wachttijd voor adreswijziging onder controle is, kunnen de medewerkers voor de resterende tijd ingezet worden op andere producten die op dat moment kampen met hoge wachttijden (bijvoorbeeld verwerking aanvraag nationaliteit).

Het principe van het fluctuerend personeelskader voor het wegwerken van achterstanden en opvangen van pieken bij de thema- en stadsloketten werd goedgekeurd door het college op 12 mei 2023 (jaarnummer 3213). De extra uitgaven zullen toegevoegd worden aan de personeelslijn indien nodig. Het benodigde bedrag voor gespecialiseerde interim zal van daaruit via kredietaanpassing naar het exploitatiebudget gaan. In afwachting van de kredietaanpassing wordt de inzet van interim-medewerkers geprefinancierd met de huidige werkingsmiddelen van de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Klantencontacten en Dienstverlening/Loketwerking.