2023_CBS_04953 - Organisatie en logistieke ondersteuning - The Belgian Journey - juli 2023. Historische binnenstad - Goedkeuring

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het ingeplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair.

Het straatmeubilair in de aanvraag zal tijdig verwijderd worden.

De organisator dient rekening te houden met de jaarlijkse kermis op het Steenplein.

De organisator dient rekening te houden met de standplaats ambulante handel op het Steenplein.

De organisator dient het politiereglement van de Beneden-Zeeschelde evenalsde standaardvoorwaarden van de Stadshaven voor het organiseren van evenementen en filmopnames, te allen tijde strikt na te leven (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/evenementen-in-de-stadshaven).

Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de hierin opgenomen 10-meterzone vanaf de waterrand die steeds obstakelvrij dient te zijn. Bijkomend dient ook de toegang tot deze 10-meterzone te allent ijde gegarandeerd te worden.

Volgende extra voorwaarde wordt opgelegd:

• de busparking Jordaenskaai ter hoogte van de noordelijke toegangsbrug van de Cruiseterminal kan door de organisator niet in gebruik worden genomen.

STEENPLEIN

1. toegang

De toegang naar het schuine talud van Het Steen moet altijd vrij en zichtbaar blijven, dit is de officile ingang naar het toeristisch bezoekerscentrum van Visit Antwerpen. Vlaggenbakken, sandwichborden, reclamepanelen en andere installaties dienen steeds op minimum 2 meter afstand van het talud geplaatst te worden en niet naast het standbeeld van Lange Wapper.
De site Steenplein en Het Steen is via verschillende wegen toegankelijk nl.

1. toegang via Ernest Van Dijckkaai t.h.v. kruising met Suikerrui
2. trapjes over de waterkeringsmuur tegenover Parkeergarage Grote Markt
3. inrit via Jordaenskaai t.h.v. huisnummers 23-24

Alle toegangen moeten steeds vrij blijven, dit in functie van het gebruik van de cruiseterminal en bijhorende leveringen.

2. uitstraling-aankleding

De algemene aanblik van Het Steen mag niet gehinderd worden door de aankleding van het evenement dat er plaatsvindt. Het Steen is alle dagen geopend voor het grote publiek en moet dus alle dagen duidelijk zichtbaar zijn.

Het lichtplan van Het Steen mag niet gehinderd worden. Er moet dus rekening mee gehouden worden dat de evenementeninfrastructuur of -aankleding geen schaduw werpt op Het Steen indien die in de lichtstraal zou staan. Een plattegrond en foto wordt aan het advies toegevoegd.

3. medegebruikers van het Steenplein:

De ticketverkoop voor de Waterbus gebeurt vanuit de kiosk op het plein. De toegang tot de kiosk, inclusief de helling voor mindervaliden, moet vrij blijven. De organisator moet de Waterbus contacteren (info@dewaterbus.be en tel.+32 3 808 65 65) om concrete afspraken te maken.

De toegang naar het ponton Van Dijck moet vrijgehouden worden zodat de passagiers vlot de veerboten kunnen bereiken.

De organisator moet de veerboot (vloot@vlaanderen.be, geen telefoonnummer) en de Stadshavendienst (stadshaven@antwerpen.be , tel. +32 3 338 93 14) op de hoogte brengen van het evenement en de nodige afspraken maken zodat hun werking niet gehinderd wordt;

De toegang tot de openbare toiletten Steenplein moet gevrijwaard blijven.

4. cruises

De toegang tot de cruiseterminal en het ponton moet altijd vrij blijven, zowel voor passagiers als bevoorradingsvoertuigen. De toegang mag door geen enkele opstelling visueel of fysiek gehinderd worden. Opstellingen (kraampjes, kermisattracties, ) mogen pas geplaatst worden noordelijk van de busparking.
De busparking voor cruisebussen ten noorden van de hangars dient vrij van opstellingen te blijven, toegang via de bareel moet verzekerd zijn voor cruisebussen. De voetgangersstrook in platines tussen de zuidelijke loopbrug van het ponton en de busparking dient vrijgehouden te worden.
De zone voor toeristische transportmodi dient steeds vrij te blijven.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van het plein mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C)

het aandeel van zware bastonen (gemeten FOH) dient zodanig beperkt te worden dat de waarde LCeq LAeq steeds kleiner blijft dan 10 dB;

de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (mi@antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (PZ.Antwerpen.LokaleRecherche.Leefmilieu@police.belgium.eu);

de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau mag 95 dB(A) LAeq, 15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;

het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;

op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq, 15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:

• de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
• de meet- en registratieapparatuur moet zo genstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
• de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo genstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
• de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan steeds gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Voorwaarden ter bescherming tegen brand- en paniekrisicos

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden:

https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

Extra aandacht voor standaardvoorwaarde nr. 2301: plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.

Op het kruispunt Meir - Twaalfmaandenstraat staat een breugelbak. De positie van de breugelbak mag de toegang tot de Twaalfmaandenstraat niet belemmeren. Er dient rekening te worden gehouden met draaistralen van onze brandweerwagens. (straal 11m binnenkant / 15m buitenkant)

Alle opstellingen moeten meer dan 120 cm verwijderd zijn van de gevel van bewoonde of uitgebate panden.

Ondergrondse en bovengrondse watermonden (hydranten) moeten steeds vrij en goed bereikbaar zijn (niets op minder dan 1 m van watermonden plaatsen tenzij het onmiddellijk, eenvoudig en volledig kan worden verplaatst). Bordjes ter aanduiding van hydranten en gasafsluiters dienen zichtbaar te blijven.

Skywatch op Steenplein:

Er dient een keuringsattest van deze opstelling te worden voorgelegd in geval van controle.

De opstelling dient te allen tijde bereikbaar te zijn voor de wagens van de Brandweer.

Extra aandacht voor standaardvoorwaarde nr. 2324: grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen

Op de busparking wordt een tent voorzien van 100m.

Brandbare versieringen zijn niet toegestaan.

Voorwaarden aantal uitgangen tent:

• tot 50 personen (tot 30 m) : 1 uitgang;
• van 51 tot 250 personen (meer dan 30 m en tot 150 m) : 2 uitgangen;
• van 251 tot 500 personen (meer dan 150 m en tot 300 m) : 3 uitgangen;
• meer dan 500 personen (meer dan 300 m) : 1 bijkomende uitgang per begonnen schijf van 500 personen.

Voorwaarden uitgangen tent:

• moeten zo ver mogelijk van elkaar liggen
• zijn minimum 80 cm breed (a rato1,25 cm per persoon die er gebruik van maakt)
• vrije hoogte = minimum 200 cm
• moeten volledig vrij zijn
• leiden steeds rechtstreeks naar de openbare weg of een gelijkaardige, veilige plaats en mogen geen andere ruimten, gebouwen of inrichtingen doorlopen
• deuren draaien open in de vluchtzin en moeten in geopende stand kunnen
• worden geblokkeerd. Trommel- en draaikruisdeuren zijn verboden
• Vluchtwegen, uitgangen en nooduitgangen moeten duidelijk worden gesignaleerd d.m.v. de juiste pictogrammen. De signalisatie moet goed zichtbaar en leesbaar zijn, zowel bij daglicht als bij duisternis.

Verlichting tijdelijke inrichting, stands en decoratie:

• moet elektrisch zijn
• moet zodanig geplaatst worden dat brandgevaar voorkomen wordt
• mag niet met papier of ander brandbaar materiaal omwikkeld worden
• Alle nood- of veiligheidsverlichting moet voldoende licht geven zodat iedereen zich behoorlijk kan oriënteren.
• Alle elektrische installaties (zowel van de terreinverlichting, de tijdelijke inrichtingen en andere opstellingen) moeten zijn uitgevoerd volgens de wettelijke voorschriften en de regels van goed vakmanschap.

Blusmiddelen:

• zijn bedrijfsklaar
• worden op een goed zichtbare en gemakkelijk bereikbare plaats opgesteld
• worden duidelijk gesignaleerd d.m.v. de juiste pictogrammen
• moeten gebruikt kunnen worden door medewerkers die een taak hebben in of nabij de tijdelijke inrichting (zij moeten kunnen ingrijpen bij het minste gevaar)
• De organisator moet een bewijs van nazicht van de blusmiddelen kunnen voorleggen dat niet ouder is dan 12 maanden.

Roken is verboden in elke grote tijdelijke inrichting die publiek toegankelijk is.

Ballonnen gevuld met een gas dat een brand- of een gezondheidsrisico inhoudt mogen niet in de inrichting aanwezig zijn.

De tentenbouwer en/of leverancier van een tent dient een technisch dossier op te stellen waarin vermeld wordt aan welke weersomstandigheden de tent blootgesteld mag worden in functie van de mogelijke opbouwwijzes. Het technisch dossier omvat minimaal de maximaal toegelaten windsnelheid en de maximaal toegelaten sneeuwdikte. De organisator moet beschikken over de gegevens van de toegelaten grensbelastingen en dient hiermee rekening te houden:

Tentconstructies met een oppervlakte kleiner of gelijk aan 150m of met een samengestelde oppervlakte kleiner of gelijk aan 150m:

Tenten incl. de verankeringen dienen opgesteld te worden conform de richtlijnen en voorschriften van de constructeur/leverancier en het technisch dossier van de tent.

Voor tenten met een verdiepingsniveau(s) dient de stabiliteit en de kwaliteit van de tentconstructie en de verankeringen, evenals de plaatsing, gecertificeerd/geattesteerd worden met een conformiteitsattest opgesteld door de installateur, een deskundig ingenieur of een externe dienst voor technische controle (EDTC).

Brandweer kan aanvullend een keuring door een externe dienst voor technische controle (EDTC) vragen i.f.v. het type constructie, locatie,...

Extra aandacht voor standaardvoorwaarde nr. 2328: spandoeken, vlaggen(masten), elektrische sfeer- en feestverlichting, kerstbomen of gelijkaardige versieringen die op vaste plaatsen worden opgesteld.

Versieringen mogen nergens de vrije doorgang beperken (noch in de breedte, noch in de hoogte).

Vrije doorgang voor personen = 120 cm breed en 200 cm

Vrije doorgang voor de hulpdiensten = 4 m breed en 4 m hoog

De gebruikte materialen mogen bij brand geen aanleiding kunnen geven tot vlamoverslag naar naast-, boven-, onder-, of tegenovergelegen gebouwen, compartimenten of tijdelijke inrichtingen.

De bevestiging van de versieringen moet degelijk en volgens de regels van goed vakmanschap zijn uitgevoerd. De gebruikte koorden of spandraden moeten met een eenvoudige schaar of kabeltang kunnen worden doorgeknipt.

De organisatie dient zelf private security te voorzien.

• Bussen voor TML mogen zeer uitzonderlijk gebruik maken van de bus parking gereserveerd voor cruise gerelateerde bussen ter hoogte van Orteliuskaai . Zij mogen hierbij in geen geval gebruik maken van de locatie aangeduid voor de cruise gerelateerde bussen ter hoogte van het Noorderterras maar dienen zich op te stellen op het braakliggend terrein tegen het loodswezen aan.
• De bussen voor de zee en riviercruises mogen niet gehinderd worden en dienenten allen tijden bereikbaar te zijn, de bussen moeten steedsvrije doorgang hebben en waar ze staan moet zeer duidelijk zijn voor passagiers van de cruises. De bus parking voor cruises mag niet worden afgesloten.
• Bij het op en afrijden van de Kaaien moet de veiligheid van fietsers op het Kaaienfietspad gegarandeerd blijven
• De organisator van TML is verantwoordelijk voor een duidelijke en leesbare bewegwijzering naar de parkeerlocatie voor hun bussen en het opstellen van de TML bussen moet gebeuren onder begeleiding van stewards van de organisatie van TML.