2023_CBS_07722 - Ondersteuning. Evenementen - Organisatie, logistieke en financiële ondersteuning Sint intrede. Zaterdag 18 november 2023. Steenplein en Grote Markt - Goedkeuring

met standaardvoorwaarden.

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV overleg van 3 oktober 2023 en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.

De gemeenteraad van de stad Antwerpen keurde op 26 april 2021 het politiereglement voor het stadshavengebied (PRSH) goed (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/politiereglement-voor-het-stadshavengebied).

Dit politiereglement legt de regels vast voor het gebruik van de watervlakken in het stedelijk havengebied met als doel het bewaren van de openbare rust en veiligheid in dit gebied.

De organisator dient het politiereglement van het stedelijk havengebied te kennen evenals het politiereglement van de Beneden-Zeeschelde. Daarnaast dient hij de standaardvoorwaarden van de Stadshaven voor het organiseren van evenementen en filmopnames, te allen tijde strikt na te leven (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/evenementen-in-de-stadshaven).

Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de hierin opgenomen 10-meterzone vanaf de waterrand die steeds obstakelvrij dient te zijn.

Bijkomend worden volgende extra voorwaarden opgelegd:

• rederij Flandria dient asap het nodige te doen om de ligplaats aan het ponton Steenplein en Cruiseponton (afbouw) aan te vragen via het e-formulier, procedure hen gekend;
• de organisator/evenementenregisseur dient het nodige te doen om de vaste gebruikers van het ponton Steenplein correct te informeren van het tijdsframe van niet beschikbaar zijn van het ponton op 18 november ek. De Stadshaven dient meegenomen te worden in deze communicatie zodoende dat wij op de hoogte zijn van de nieuwe ligplaats planning in functie van ad-hoc gebruikers;
• de organisator/evenementenregisseur dient het nodige te doen om, wanneer gewenst, een sperring van de Schelde aan te vragen bij het GNA;    
• wat betreft de productiezone 'Cruiseterminal' in Het Steen dient de organisator rekening te houden met het bezoek van de Cruiseterminal door de Europese Commissie in de week van 13 november ek. in het kader van de inspectie van deze internationale passagiersterminal;
• wat betreft de redding te water: indien BZA na operationele input meegeeft dat het vakkundig en veilig is om te meren langs het Cruiseponton (incl. uitvoeren horizontale evacuatie) is dit voor de dienst Stadshaven in orde als alternatief voor het ponton Margueriedok dat op dit ogenblik onbeschikbaar is als in- en ontschepingsplaats voor de nood- en hulpdiensten. De organisator dient bij de dienst Stadshaven de code van de noordpoort te bevragen voor gebruik op 18 november ek. gezien de Stadshaven geen weekendbezetting heeft voor het verlenen van toegang;
• de busparking cruisegerelateerd dient te allen tijde gevrijwaard te worden evenals de logistieke zone in het kader van de cruiseorganisatie thv de noordelijke toegangsbrug van het Cruiseponton (evenementenfiche in bijlage).

Gunstig met standaardvoorwaarden.

Orteliuskaai. Zolang er geen andere evenmenten doorgaan lijkt me dit geen probleem. Hou er wel rekening mee dat de toegang en gebruik busparking voor cruiseterminal steeds vrij moet worden gehouden eveneens de werfzone restauratie hangars.

Gunstig met standaardvoorwaarden.

Gunstig met standaardvoorwaarden. 

Het Velo-station in de Wisselstraat moet bereikbaar blijven. Indien niet mogelijk moet dit daags na het evenement opnieuw worden opengesteld.

Het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85dB(A).

De stedelijke dienst dierenwelzijn heeft kennis genomen van het evenement Sint Intrede 2023 dat plaatsvindt op 18 november 2023 in 2000 Antwerpen en verleent positief advies op voorwaarde dat volgende richtlijnen strikt worden nageleefd:

Het paard moet volgende verzorging krijgen: 10 minuten rust na een werktijd van 60 minuten, het paard moet tijdens de rust voldoende beschermd zijn tegen extreme weersomstandigheden en moet voldoende drinkwater krijgen.

Het aanwezige dier wordt niet blootgesteld aan geluid dat het angstig of onrustig maakt.

Het aanwezige dier wordt na het evenement terug gebracht naar de vertrouwde omgeving.

De organisator zorgt ervoor dat de veiligheid en het welzijn van het aanwezige dier niet in het gevaar komt.

De organisator moet een contract hebben met een dierenarts die altijd bereikbaar is voor het geval het dier medische hulp nodig heeft.

Er is permanent toezicht door deskundig personeel op de interactie tussen mens en dier.

Het advies van de stedelijke dienst dierenwelzijn wordt integraal opgenomen in het collegebesluit.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden:

https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

Bijkomende voorwaarden en info bij de standaardvoorwaarden nr. 2321 - wand of omheining van uitsluitend volledig losse en met de hand verplaatsbare elementen.

Steenplein:

Aan de doorgangen voor het publiek door de wandelzone van de Sint, zijn stewards aanwezig die in geval van nood de nadars open zetten zodat de uitgangen vlot bereikbaar worden voor het publiek. De brandweg langs het Steen dient te allen tijde vrij te zijn en met de correcte draaicirkels (binnenstraal 11 en buitenstraal 15m) ingetekend te worden.

Alle nooduitgangen en doorgangen doorheen de nadars dienen op hoogte gesignaleerd worden met tekstaanduiding en pictogrammen zodat deze te allen tijde zichtbaar zijn.

Grote Markt:

In functie van de nuttige oppervlakte van de Grote Markt adviseert Brandweer Zone Antwerpen om het maximaal aantal personen dat tegelijkertijd aanwezig is, te beperken tot 4000 personen.

Voor de overige betrokken delen bij het evenement adviseert Brandweer zone Antwerpen om het maximaal aantal personen dat tegelijkertijd aanwezig is, te beperkten tot max. 2 personen per nuttige bruikbare m.

Het meubilair van de terrassen (tafels en stoelen) van Den Engel en Den Bengel dient binnen 1 minuut verwijderd te kunnen worden. Er mogen geen vaste opstellingen (bijv. ingeboorde parasolsteunen,) geplaatst worden die de doorgang van de hulpdiensten belemmeren en/of vertragen.

Er dient tussen het podium de achterliggende gevels een vrije zone van minimaal 6,5 meter gegarandeerd te worden. In deze zone mag niets opgesteld staan.

De herassen en/of nadars om en rond het podium en rond het LED-scherm aan het Stadhuis, mogen niet slotvast verbonden worden. De organisatie neemt de nodige maatregelen zodat deze afsluitingen binnen 1 minuut geopend kunnen worden om de doorgang van de hulpdiensten mogelijk te maken.

Suikerrui:

Ter hoogte van De Buildrager aan de zijkant van het Stadhuis (Suikerrui) dient tussen beide grasperken de verharde zone vrij te zijn om te kunnen dienen als opstelplaats. Er is een minimale vrije breedte en hoogte van 4m vereist (6m breedte voor opstellen nodig). Er kunnen geen obstakels voor deze opstelplaats opgesteld worden daar de onderdoorgang niet voldoende hoog is. Obstakels dienen zo geplaatst te worden dat zij geen hindernis vormen (draaistralen).

Aandacht bij standaardvoorwaarden nr. 2324 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.

Steenplein - noodtrap en podium over de waterkeringsmuur; de organisator dient een attest betreffende de stabiliteit te kunnen voorleggen welke opgesteld werd door een onafhankelijk erkend keuringsorganisme. De noodtrap mag niet als tribune gebruikt worden en dient te allen tijde vrij te blijven om ingezet te kunnen worden als nooduitgang.

De organisator moet voor het podium een attest betreffende de stabiliteit kunnen voorleggen opgesteld door een onafhankelijk erkend keuringsorganisme.

De overige constructies (kranen, kabelbanen, (reclame)torens,) dienen gekeurd te worden door een onafhankelijk erkend keuringsorganisme.

De constructies op de volledige site dienen afdoende beschermd en/of afgeschermd te worden zodat het niet mogelijk is om erin te klimmen.

Aandacht bij standaardvoorwaarden nr. 2383 - potentieel risico-evenement

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.

De organisator weet op elk moment hoeveel publiek aanwezig is op de afgesloten evenementensite. Bij oververzadiging van de afgesloten evenementensite communiceert de organisator dit op verschillende locaties naar het publiek (indien nodig ook buiten de evenementensite).

De organisator zorgt voor systeem van publieksinformatie dat eenvoudige boodschappen aan het publiek kan bezorgen. De informatiebronnen zijn strategisch opgesteld zodat ze kunnen bijdragen tot de massabeheersing.

Gadgets, snoepgoed, dienen uitgedeeld te worden aan het publiek. Het is niet toegestaan om deze in het publiek te gooien.

* Huwelijken op vrijdag en zaterdag moeten ongehinderd kunnen blijven doorgaan.

* Duidelijke afspraken maken met dienst Burgerlijke stand over het aan- en afrijden van trouwsuites op de Grote Markt.

Gunstig met standaardvoorwaarden.

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het ingeplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het intplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit: 2 ambulances, een hulppost met minimaal 3 hulpverleners en een verpleegkundige, 2 BLS-ploegen op het terrein.