2023_CBS_09060 - Thesaurievoorschot - Toekenning terugvorderbaar thesaurievoorschot aan AG Digipolis Antwerpen - Goedkeuring

AG Digipolis besliste om begin 2023 het verouderde boekhoudpakket Navision te vervangen door SAP S4. In december 2022 werd AG Digipolis getroffen door een cyberaanval, waardoor Navision niet langer beschikbaar was, en SAP S4 nog niet operationeel. Pas vanaf april 2023 konden bestellingen geplaatst worden in SAP S4  Door de cybercrisis heeft AG Digipolis als organisatie onvoldoende aandacht kunnen besteden aan het doortesten van SAPS4, en het geven van opleidingen hierover. 

Bovendien was er onduidelijkheid over het cyberbudget tot juni 2023. 

Dit alles maakte dat heel wat projecten en contracten verkeerd werden opgezet ( verkeerde verdeelsleutels, foutieve BTW regimes), werden bestellingen geplaatst op verkeerde projecten en contracten en werden uren geregistreerd op verkeerde projecten. Doordat AG Digipolis niet over een eigen werkkapitaal beschikt, resulteerde deze vertraagde doorstroming in een liquiditeitstekort. 

Artikel 56, §3 3° DLB bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het financiële beheer. 

 AG Digipolis Antwerpen heeft dringend werkkapitaal nodig.  Daarom wordt een thesaurievoorschot van in totaal  25 miljoen euro  voorzien vanuit de stad. 15 miljoen daarvan dient zo snel mogelijk beschikbaar te zijn om zo direct te kunnen overgaan tot betaling van de leveranciers voor het einde van het boekjaar 2023. Daarnaast kan het resterende bedrag opgevraagd worden op basis van de thesauriebehoefte van AG Digipolis na voorlegging van een cashplanning. Hierbij wordt verondersteld dat de leden van Digipolis de niet-gecontesteerde facturen prompt betalen. 

Het liquiditeitsprobleem van Digipolis kan als volgt verklaard worden: 

- AG Digipolis beschikt niet over een eigen werkkapitaal. 

- Door de implementatie van SAP S4 en de cybercrisis zoals hierboven geschetst, werd in 2023 ernstige vertraging opgelopen in de doorfacturatie naar de klanten. De verwerking van kosten tot facturatie tot betaling door een klant loopt moeizamer en trager dan voorheen.

Door de krappe liquiditeitspositie is het bedrag aan openstaande leveranciersfacturen opgelopen tot 16 miljoen euro. Hiervan is reeds ruim 9 miljoen euro vervallen en zal in de loop van december 2023 bijkomend 6 miljoen euro vervallen. 

AG Digipolis voert een remediëring uit op twee fronten: 

1. Zeer korte termijn: (november 2023 - einde januari 2024): correctie van de fouten in de boekhouding en BTW aangifte en verwerking van de achterstand in de facturatie. De werkzaamheden wordt opgevolgd door een wekelijkse stuurgroep met daarin vertegenwoordiging van AG Digipolis, van Stad Antwerpen en de externe consultant Deloitte. Naast het toewijzen van kosten aan klanten, factureren van deze kosten en het innen van de klantenfacturen zal een dossier voor de BTW administratie worden opgesteld. 

2. Korte tot middellange termijn (december 2023 - einde juni 2024): versterken van de operationele financiële processen om fouten en vertragingen in de toekomst te vermijden, alsook uitwerken van een visie, strategie en implementatieplan. Ook deze werkzaamheden zullen worden opgevolgd door de bovenvermelde stuurgroep. 

De voortgang met betrekking tot deze remediëring en de organisatie van de terugbetaling dient duidelijk aan de stuurgroep te worden gerapporteerd.

Stad Antwerpen geeft aan AG Digipolis Antwerpen een terugvorderbaar thesaurievoorschot van maximaal 25 miljoen euro. Van dit bedrag is een eerste schijf van 15 miljoen euro meteen na de beslissing opneembaar. Het resterende bedrag kan opgevraagd worden op basis van de thesauriebehoefte van AG Digipolis na voorlegging van een cashplanning .  

De vraag tot opname van de eerste schijf van 15 miljoen euro wordt bezorgd via mail aan FI_thesaurie@antwerpen.be. De uitbetaling zal uiterlijk vijf werkdagen na de opnamevraag gebeuren op rekeningnummer BE16 0910 2236 3074 op naam van AG Digipolis Antwerpen. De opname van het resterende bedrag kan opgevraagd worden op basis van de thesauriebehoefte van AG Digipolis na voorlegging van een cashplanning. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst en goedkeuring hiervan worden de middelen ter beschikking gesteld op hetzelfde rekeningnummer. 

Stad Antwerpen registreert haar vordering op Digipolis op grootboekrekening 4160000000: Andere vorderingen uit niet-ruil transacties. Digipolis registreert haar schuld op korte termijn op grootboekrekening 4830000000: Ontvangen vooruitbetalingen uit niet-ruiltransacties. 

Het thesaurievoorschot zal zo snel mogelijk worden terugbetaald vanaf het verlopen van de opnameperiode, en dit uiterlijk op 14 december 2024. De terugbetalingscapaciteit zal volledig buiten de reguliere project- en werkingsplanning van AG Digipolis worden gehouden.