2023_RVBERFGOED_00036 - Organisatiebeheersing - Afspraken interne kredietverhogingen: wijziging - Goedkeuring

De gemeenteraad keurde op 28 januari 2020 (jaarnummer 89) de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed voor de periode van 1 januari 2020 tot en met 30 juni 2025 goed.

De raad van bestuur keurde op 7 juli 2020 (jaarnummer 13) de afspraken rond interne kredietaanpassingen goed.

De raad van bestuur keurde op 29 september 2020 (jaarnummer 16) goed dat in het kader van het organisatiebeheersingssysteem in volgende gevallen tussentijdse kredietverhogingen mogelijk zijn:

1. bijkomende ontvangsten ingevolge subsidie-aanvragen: uitgavekredieten die rechtstreeks het gevolg zijn van (project)subsidie-ontvangsten kunnen bijkomend worden ingeschreven op het moment dat de subsidies met zekerheid zullen worden ontvangen. 
2. bijkomende ontvangsten ingevolge de werking  (meerontvangsten ticketing, shopverkoop, sponsor- of mediadeals, btw-recuperatie…): uitgavekredieten kunnen worden verhoogd nadat meerontvangsten effectief werden gerealiseerd, op basis van een gemotiveerd voorstel van de instellingsdirecteur en na goedkeuring door de pijlercoördinator. Dit voorstel kan over een nieuw project gaan of over de uitbreiding van een bestaand project. 

De raad van bestuur keurde op 29 september 2021 (jaarnummer 38) goed dat enkel  in volgende gevallen tussentijdse kredietverhogingen mogelijk zijn en een beslissing van het directiecomité vereist:

1. bijkomende ontvangsten ingevolge nieuwe subsidie-aanvragen: uitgavekredieten die rechtstreeks het gevolg zijn van (project)subsidie-ontvangsten kunnen bijkomend worden ingeschreven op het moment dat de subsidies met zekerheid zullen worden ontvangen. 
2. bijkomende ontvangsten ingevolge de nieuwe sponsorovereenkomsten of mediadeals: uitgavekredieten kunnen worden verhoogd nadat meerontvangsten effectief werden gerealiseerd. Dit voorstel kan over een nieuw project gaan of over de uitbreiding van een bestaand project. 

De raad van bestuur keurde op 11 mei 2023 (jaarnummer 12) goed om de bevoegdheidsverdeling inzake interne kredietaanpassingen te bepalen door het huidig (voor de periode 2022-2023 140.000,00 euro, (exclusief btw)) en toekomstig Europese drempelbedrag voor het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.  

Voorliggend besluit wil de mogelijkheden om tussentijdse kredietverhogingen uitbreiden. 

In de beheersovereenkomst met de stad Antwerpen is opgenomen (artikel 10): "Het agentschap voorziet in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat ontworpen is om een redelijke zekerheid te verschaffen omtrent:

• het effectief en efficiënt beheer van de risico’s binnen het agentschap;
• de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen het agentschap;
• de naleving van de regelgeving en de procedures binnen het agentschap;
• de effectieve en efficiënte werking van de diensten binnen het agentschap;
• de bescherming van de activa binnen het agentschap.

Dit organisatiesysteem behelst minstens de regels met betrekking tot:

• het aangaan van verbintenissen;
• de kredietbewaking;
• de wetmatigheidscontrole;
• de ondertekening van de girale betalingsorders."

Kredietverhogingen

In bepaalde omstandigheden, zoals bij piekmomenten, gebeurt het dat de dagelijkse verkoopsontvangsten uit ticketverkoop (hieronder niet inbegrepen het bepalen van tarieven), horeca, shop, workshops,… hoger uitkomen dan begroot. Om flexibel te kunnen inspelen op deze piekmomenten, zoals het aanvullen van voorraden van horeca of shop, is het nodig om de kredietverhoging doorheen het jaar te kunnen doorvoeren en niet enkel tijdens de aanpassing van het meerjarenplan. Het voorstel is om, naar analogie met AG CIA Kunsten, de niet begrote meerontvangsten uit verkopen van horeca, tickets, shop of workshops mee te nemen als tussentijdse kredietverhoging na een goedkeuring van het directiecomité.

Tussentijdse kredietverhogingen zijn mogelijk in onderstaande gevallen: 

1. bijkomende ontvangsten ingevolge nieuwe subsidie-aanvragen: uitgavekredieten die rechtstreeks het gevolg zijn van (project)subsidie-ontvangsten kunnen bijkomend worden ingeschreven op het moment dat de subsidies met zekerheid zullen worden ontvangen. 
2. bijkomende ontvangsten ingevolge de nieuwe sponsorovereenkomsten of mediadeals: uitgavekredieten kunnen worden verhoogd nadat meerontvangsten effectief werden gerealiseerd. Dit voorstel kan over een nieuw project gaan of over de uitbreiding van een bestaand project. 
3. bijkomende ontvangsten ingevolge van verkopen van horeca, tickets, shop of workshops: uitgavekredieten kunnen worden verhoogd nadat meerontvangsten effectief werden gerealiseerd. 

Elke kredietverhoging vereist een beslissing van het directiecomité.

Alle eerdere uitgangspunten voor mogelijke kredietverhogingen blijven onverminderd gelden:

• voorziene subsidies en andere ontvangsten worden zoveel mogelijk ingeschreven in (de aanpassing van) het meerjarenplan;
• het verhogen van uitgavekredieten in de periode tussen twee aanpassingen van het meerjarenplan kan enkel in het geval van bijkomende ontvangsten (i.e. nog niet voorzien in de laatst goedgekeurde versie van het meerjarenplan);
• het totaal van de verhoogde uitgavekredieten mag nooit het totaal van de gerealiseerde meerontvangsten overschrijden;
• uitgaven die verband houden met begrote inkomsten kunnen pas gebeuren nadat deze inkomsten met zekerheid zijn verworven. Het is de verantwoordelijkheid van de betrokken budgethouder om dit principe te bewaken en tijdig de nodige bijsturing van de kredieten te voorzien.

Voorgestelde wijzigingen hebben impact op de goedkeuring van tussentijds voorgestelde wijzigingen in het budget, maar niet op de realisatie ervan. Om het budget te realiseren blijft de bestaande gedelegeerde financiële en handtekenbevoegdheid van de instellingsdirecteuren dan ook ongewijzigd en wordt deze delegatie ook verder over de musea en erfgoedinstellingen uitgerold.