2024_RVBAGSO_00070 - ICT - Vervanging digitale werkplekken - Principes, werkwijze en budget - Goedkeuring

In het AGSO voorzien we voor elke medewerker een gestandaardiseerde, digitale werkplek in de vorm van een laptop. Dit werd voorzien in de ambitienota en het meerjarenplan 2020-2025. Onder invloed van corona en dankzij de ondersteuning van het coronacompensatiefonds van de stad, werd de uitrol hiervan versneld uitgevoerd in 2020. 

Volgens artikel 47 van de Wet inzake overheidsopdrachten kan de aanbestedende overheid leveringen en/of diensten verwerven van een aankoopcentrale die gecentaliseerde aankoopactiviteiten aanbiedt.

De raad van bestuur van het AGSO is verantwoordelijk voor uitgaven boven de 250.000 €.

In het schooljaar 2024-2025 bereiken de eerste digitale werkplekken hun vierde levensjaar en eindigen de ondersteuningscontracten op deze +/- 5.000 toestellen. Dit betekent dat we niet langer een stabiele werkplek kunnen garanderen voor onze medewerkers. Bovendien werken deze toestellen met een besturingssysteem dat na oktober 2025 niet meer wordt ondersteund door Microsoft, wat vanuit beveiligingsperspectief onaanvaardbaar is. Gezien de omstandigheden is het essentieel dat deze toestellen vervangen worden. 

We plannen deze vervangingsoperatie tussen oktober 2024 en juni 2025. Deze operatie wordt centraal in de locaties De Pit en Grote Steenweg (Encora) georganiseerd.  

Volgende principes worden gehanteerd: 

• Elke medewerker heeft recht op een toestel. Ook diegene die nu geen gebruik maken van dit aanbod. 

• Vervanging/ophalen: 

• Elke medewerker kan zijn of haar huidige toestel zelf wisselen in de gecentraliseerde locaties op werkdagen tussen 9 uur en 19u30 uur na het maken van een afspraak. 

• Het huidige toestel met bijbehorende lader moet afgegeven worden voor het nieuwe meegegeven wordt. 

• Medewerkers die nog geen toestel hebben maken gewoon een afspraak. 

• Een toestel wissel is persoonlijk.  Er worden geen toestellen meegegeven aan derden 

• Type toestel: 

• We voorzien voor elke medewerker 1 gestandaardiseerde werkplek. 

• 14”-laptop, met oplader en beschermende hoes 

• Afwijken van het standaard toestel.  

• Onderwijzend personeel dat in functie van zijn of haar pedagogische opdracht nood heeft aan een ander type toestel. Deze beslissing ligt in handen van de directie en wordt gefinancierd vanuit het schoolbudget.  

• Medewerkers binnen de centrale diensten : binnen verschillende diensten worden enkele krachtigere toestellen gebruikt door specifieke profielen. Dit wordt telkens bepaald door de desbetreffende manager in samenspraak met de afdeling IT. Deze toestellen worden nominatief toegekend. 

• Een medewerker kan slechts 1 digitale werkplek in zijn bezit hebben en houden, onafhankelijk van de financieringsbron, tenzij in uitzonderlijk omstandigheden omwille van medische redenen.  

• Ingeleverde toestellen:

• Een gecertifieerde refurbisher/reseller zal de restwaarde bepalen van de ingeleverde toestellen. Naast het vastgestelde bedrag dat terug naar het AGSO komt, leveren ze ons ook een certificaat dat de veilige verwijdering van gegevens garandeert. 

• Een beperkt aantal ingeleverde toestellen wordt bijgehouden als reserve werkplek. 

• De afgeschreven toestellen worden niet ingezet als digitale leerplek.  Hiermee vermijden we dat het aantal toestellen in het AG SO opnieuw onnodig stijgt, dat digitale leerplekken onvoldoende veilig uitgerust zijn en dat de beheerskosten stijgen. Via Digisprong middelen en andere subsidies kopen scholen van het AGSO digitale leerplekken aan conform de noodzakelijk standaarden.  

• Alle werkplekken die na oktober 2025 vier jaar oud zijn, niet werden ingeruild en dus nog werken op een verouderd besturingssysteem, worden omwille van security redenen geblokkeerd. 

AGSO neemt deel aan de kostendelende vereniging AG Digipolis (2020_RVBAGSO_00167) . Voor de aankoop van deze toestellen doen we beroep op AG Digipolis die voor deze opdracht optreedt als aankoopcentrale.

Binnen de meerjarenbegroting is er een investeringsbudget voorzien van € 3.418.000.

Via de aankoopcentrale van Digipolis werd er ingestapt in de raamovereenkomst met Signpost.
De toestellen worden door het AG Stedelijk Onderwijs rechtstreeks aangekocht bij de leverancier.