2024_RVBAGSO_00089 - Patrimonium vastgoedprojecten - SO/22/2266387 - Academie Ekeren - Schriek 358, 2180 Ekeren - Circulaire huisvesting - pilootproject 'Schoolgebouwen in beweging' - Projectvoorstel-Budgetverhoging - Goedkeuring

Op 25 maart 2022 keurde de raad van bestuur van AG Stedelijk Onderwijs de samenwerkingsovereenkomst voor het project 'Schoolgebouwen in beweging' goed in het kader van de Gerichte Call Circulaire Bouweconomie. Dit studietraject is ondertussen afgelopen maar de 2 voorgestelde cases 'Wandeldijk' en 'Ferdinand Pauwelstraat' (het voormalige Schriek) worden verder uitgewerkt.

Voor beide locaties wordt verder onderzocht hoe de semi-permanente huisvesting kan voorzien worden. Er wordt gedacht aan eenvoudig op te bouwen structuren die vlot en met waardebehoud kunnen verplaatst worden op een andere locatie óf geîntegreerd kunnen worden als volwaardige uitbreiding of als onderdeel van een nieuwbouw.  

In de beleidsvisie Patrimonium, goedgekeurd door de raad van bestuur op 29 november 2019, werd opgenomen dat het Stedelijk Onderwijs bewust kiest voor maatregelen die leiden tot duurzame, energiezuinige en toekomstbestendige schoolgebouwen. Circulair bouwen is daar een onderdeel van.

Door deze 2 pilootprojecten uit te voeren wensen we kennis hierover te vergaren en kan de afdeling Vastgoed achteraf aan de slag met de lessons learned om in de toekomst meer te kunnen inzetten op duurzame nieuwbouw, uitbreiding, tijdelijke huisvesting.

Deze 2 projecten als circulaire projecten uitvoeren geeft ons volgende voordelen:

• Deze 2 toekomstige gebouwen zullen op middellange termijn verplaatst moeten worden of geïntegreerd in een groter nieuwbouwproject. Door ze circulair te voorzien zal dit mogelijk zijn, bij traditionele bouwwijze zouden we deze moeten afbreken en opnieuw voorzien, hetgeen niet duurzaam is.
• Het proefproject ‘Schoolgebouwen in beweging’ leert ons dat de bouw van zulke circulaire constructie ons 15% voordeel oplevert ten opzichte van een traditionele bouwwijze. Deze theorie dient na uitvoering verder geëvalueerd te worden.

Op 28 september 2022 keurde de raad van bestuur van AG Stedelijk Onderwijs het projectvoorstel 'Circulaire huisvesting' voor deze locatie, als pilootproject voor 'Schoolgebouwen in beweging' goed.

 Er werd gekozen voor een Design & Build aanpak, waarbij één partij verantwoordelijk is voor zowel ontwerp als daadwerkelijke uitvoering.

Via een mededingingsprocedure met onderhandeling, bestaande uit een selectie- en gunningsfase, wordt de opdrachtnemer geselecteerd.

Op 7 februari 2024 keurde de manager Vastgoed de aanvragen tot mededinging in de eerste fase van de procedure goed. Binnen deze selectiefase werden 3 kandidatuurstellingen goedgekeurd:

1. Combinatie Wycor-Woodinc-Bast-Bureau Bouwtechniek, Biezeweg 6, 9230 Wetteren.

2. Wolfe bv, Acaciastraat 17, 2440 Geel.

3. De Meeuw nv, Koning Leopoldlaan 8, 2830 Willebroek.

Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de tweede fase, de gunningsleidraad. Tijdens de uitwerking van de studies en de voorbereidende onderzoeken hebben zich een aantal belangrijke wijzigingen voorgedaan waardoor een budgetverhoging noodzakelijk blijkt.

Gezien de projectkost > € 250.000 incl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

Tijdens het studie-traject werd gekozen om op de locaties ‘Wandeldijk’ en ‘Ferdinand Pauwelsstraat’ tijdelijke, kwaliteitsvolle constructies te voorzien, die duurzaam en herbruikbaar zijn.

Deze 2 locaties zijn niet gegarandeerd permanent te gebruiken in de voorziene compositie.

De bebouwing op locatie Ferdinand Pauwelsstraat vervangt de oude bebouwing op Schriek, maar de tijdelijke structuur moet zodanig ontwikkeld zijn dat deze kan geïntegreerd worden in de later geplande nieuwbouw, die elders op het terrein geplaatst wordt.

Het onderwerp van dit beslissingsdocument is een budgetverhoging ten opzicht van het goedgekeurde projectvoorstel (september 2022).

De budgetverhoging, met betrekking tot de totale projectkost, heeft verschillende oorzaken:

• een bijkomende ruimtevraag van 186,31m² ten opzicht van de voorziene oppervlakte in het eerder goedgekeurde projectvoorstel. (€ 357.204,95)
• een aangepaste raming: In het eerdere projectvoorstel werd geraamd met een financiële norm van Agion d.d. 2022, deze werd hier geüpdatet naar de financiële norm d.d.2024 (€ 123.230,75).
• een correcte berekening van de eerste uitrusting (10% op de bouwkost), deze werd eerder slechts beperkt voorzien. (€ 161 376,58)
• hoge akoestische eisen: door een wijziging in programma worden de afdelingen muziek & woord in deze lokalen ondergebracht. Daarom werd een akoestische studie opgesteld zodat de specifieke eisen hieromtrent duidelijk gekend zijn bij aanvang van de opdracht. De ingrepen om aan de hierin gestelde eisen te voldoen, werden ook bijkomend begroot (+ €153,38/m²), wat resulteert in een totaalbedrag voor de ganse oppervlakte van €136.815,99.
• de toepassing van de standaard budgetberekeningswijze volgens  sjabloon voor reguliere projecten waarbij erelonen, werkingsmarge,... verhoogd worden ten opzichte van de eerder voorgestelde kosten. In de het begin van de studie werd de hypothese geopperd dat deze kosten ook opgevangen konden worden in de financiële norm. Helaas bleek dit na studie geen haalbare hypothese.  (€ 254.004,79)
• stijging van Index en prijsherziening:
• In het projectvoorstel, goedgekeurd door de raad van bestuur in september 2022, werd geen prijsherziening voorzien omdat we voorzagen dat deze projecten een snelle start zouden kennen en nog in dat jaar zouden opgeleverd worden. Helaas is dit door de complexiteit van het aanbestedingsdossier niet gelukt, hierdoor werd index- en prijsherzieningskost voorzien in de projectkost.
• In juni 2023 werd de review 2023 goedgekeurd door de raad van bestuur. Hierin werd een nieuwe index- en prijsherzieningsmethodiek goedgekeurd voor alle projecten, zo ook voor dit project. De kost van de prijsherziening was bijgevolg reeds goedgekeurd bij de review

In deze tweede fase van de aanbestedingsprocedure 'Design & Build', de gunningsleidraad, wordt veel engagement en informatie gevraagd van de kandidaten met het oog op het vinden van de meest geschikte opdrachtnemer. Om hen aan te moedigen deel te nemen aan deze gunningsfase, wordt een vergoeding van €10.000 voorzien per indiener. De verrekening van deze vergoeding gebeurt in de case 'Wandeldijk'.

Bij traditionele nieuwbouw baseren we ons, binnen de dienst Vastgoed, voor de raming op de financiële norm van Agion + 15%. Voor deze circulaire projecten baseren we ons op de financiële norm, zonder de bijkomende 15%. Tijdens het studietraject werden berekeningen gemaakt aan de hand van een marktonderzoek. Hieruit hebben we onder andere geleerd dat zulke circulaire constructies ons 15% voordeel kunnen opleveren ten opzichte van een traditionele bouwwijze.  Er wordt hier geen supplement berekend bovenop de financiële norm van Agion.

Omdat een dergelijk innovatief traject nieuwe juridische uitdagingen met zich meebrengt werd ervoor gekozen om in eerste instantie in te zetten op de introductie van de circulaire bouwprincipes en enkele belangrijke duurzaamheidsthema’s in de bestekken. Sinds de komst van de vernieuwde wet op overheidsopdrachten hadden we binnen de dienst Vastgoed geen Design&Build-dossiers meer gepubliceerd. Hierom werd er samen met de juridische dienst een nieuw administratief bestek opgemaakt dat ook in de toekomst bruikbaar is voor gelijkaardige projecten.

Hieraan wordt ook een groot gewicht toegekend in de gunningcriteria. Hierbij bouwen we expertise op in de plaatsing van deze semi-permanente en verplaatsbare huisvesting.

Om het project 'Schriek' te realiseren worden volgende werken gepland:

Plaatsing tijdelijk modulair gebouw op de parking van Academie-Ekeren, Ferdinand Pauwelsstraat: grondwerk en riolering, verplaatsbare fundering,  transport en installatie van de  schoolmodules en aanleg speelplaats.

Het bouwprogramma bestaat uit volgende percelen:

Perceel 1: Globale aanneming nieuwbouw met voorbereiding van het terrein

Perceel 2: Digitale presentatiemiddelen

Perceel 3: Sanitaire toebehoren

Perceel 4: Eerste uitrusting

Planning:

Aanbesteding: 1/06/2024
Voorlopige oplevering: volgens voorgestelde planning-opdrachtnemer, bepaald in functie van het specifieke bouwprocédé.
De school op locatie Schriek blijft in gebruik tijdens de werken.

Andere projecten op dezelfde locatie binnen masterplan 2020-2025 (vanaf status beslist projectidee)

Bijzondere aandachtspunten:

Voor aanvang van de werken, worden -in samenspraak met de directie van de school- alle afspraken gemaakt in verband met vermoedelijke hinder voor de school.  
Hierbij zal ook de specifieke circulatie- en werkruimte voor de aannemer bekeken worden zodat deze maximaal gescheiden is van de schoolgebruikers. 

De parking, die enkel gebruikt wordt door de  school, wordt gedeeltelijk in beslag genomen. Duidelijke communicatie en sensibilisering omtrent mobiliteit wordt met de school besproken en meegenomen in het traject. Bij navraag blijkt ook dat de parkeerruimte  slechts voor een klein gedeelte gebruikt wordt en de plaats inname geen probleem vormt.

Bij de opmaak van dit projectvoorstel werd de directie nauw betrokken. 

Bij de verdere uitwerking van het project zal ook de directie en het schoolteam betrokken worden.

Tijdens de concept- en uitvoeringsfase van het project, wordt ook de afdeling Facility en IDPB van AG Stedelijk Onderwijs betrokken.

Financieel overzicht
Bij het projectvoorstel van 28 september 2022 werd de projectkost (incl. btw) gebaseerd op een raming die opgemaakt werd in samenwerking met de partners van het project 'Schoolgebouwen in beweging'. Ondertussen zijn alle onderdelen concreter geworden, is duidelijk hoe de aanbesteding kan gebeuren en zijn de projectkosten opnieuw berekend.

Bij het projectvoorstel van 28 september 2022 werd geformuleerd dat de alternatieve financiering van de 2 cases zou onderzocht worden en werd een raming voor het servicemodel toegevoegd. Dit onderdeel werd slechts summier behandeld tijdens het onderzoekstraject. De tijdelijkheid van de structuren en de onvoorspelbaarheid met betrekking tot de mogelijk nieuwe locaties en het daarbij horende transport zorgden voor een te hoge complexiteit. In de gunningsleidraad wordt de alternatieve financiering bijgevolg niet meer opgenomen. 

Agion
Het betreft geen Agion dossier.

Project gerelateerde kosten (niet opgenomen in deze projectkost):
1. Verhuiskosten (boekhoudkundige code 6169)

Deze kosten zijn van toepassing. Verhuis uit te voeren op nabijgelegen perceel: 12.000,00€.

2. Los meubilair (masterplan 2020-2025)
Deze kosten zijn van toepassing. Nieuw meubilair bij verhuis: 25.000,00€

3. Huurgelden (boekhoudkundige code 6100)
Niet van toepassing; de optie met betrekking tot de alternatieve financiering vervalt.