2024_RVBAGSO_00039 - Patrimonium vastgoedprojecten - SO/2051473 - Stedelijke school voor buitengewoon onderwijs Leerexpert De Stiel - Begijnenvest 35, 2000 Antwerpen - Speelplaatsrenovatie, fietsenstalling, luifel, akoestiek en gevelopfrissingen - Gunning Perceel 1: speelplaatsrenovatie + budgetverhoging - Goedkeuring

Op 25 juni 2021 heeft de raad van bestuur het projectvoorstel van bovenvermeld project goedgekeurd voor een totale projectkost van € 1.209.059,52.

Het project omvatte toen volgende percelen:

Op 12 april 2023 heeft de manager vastgoed het definitief ontwerp goedgekeurd voor perceel 1, 2, 3 en 4.

Op 22 september 2023 heeft de manager vastgoed de selectiebeslissing bij de mededingingsprocedure met onderhandeling van perceel 1 speelplaatsrenovatie, goedgekeurd.

Op 29 september 2023 heeft de manager vastgoed het technisch en administratief bestek van perceel 1 goedgekeurd.

Volgende percelen werden reeds gegund:

Deze beslissing betreft de gunning voor de werken van perceel 1.
Bij deze gunning wordt de status van de projectfiche op ‘gunning’ gezet.

In toepassing van artikel 38, van de wet van 17 juni 2016, zal de opdracht gegund worden volgens de mededingingsprocedure met onderhandeling, omdat

• de opdracht niet kan worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's.

Gezien de projectkost > € 250 000 incl. btw heeft de raad van bestuur de beslissingsbevoegdheid.

1. Plaatsingsprocedure

Voor dit perceel werd een mededingsprocedure met onderhandeling gevoerd. Het gunningscriterium betreft enkel prijs.

De gekozen procedure bestaat uit twee fases: een eerste fase betreft het indienen van een aanvraag tot deelneming, de tweede fase betreft de indiening van de eigenlijke offertes (enkel met de weerhouden kandidaten van de eerste fase).

Op 10 augustus 2023 werd een aanvraag tot indiening deelneming gepubliceerd via public procurement.

Op 12 september 2023 werd door volgende aannemers een kandidatuurstelling ingediend:

• Aannemer Hertsens Infra nv 
• Aannemer Monument Goedleven nv

Beide aannemers werden geselecteerd in de kwalitatieve selectie op 22 september 2023 en werden op 29 september 2023 uitgenodigd om een offerte in te dienen tegen 27 november 2023. Volgende aannemers dienden effectief en tijdig een offerte in:

• 1/ Hertsens Infra nv; inschrijvingsbedrag € 1.371.797,39 incl. btw
• 2/ Monument Goedleven nv; inschrijvingsbedrag € 1.467.851,76 incl. btw

Na administratief nazicht werden geen inschrijvingen geweerd op basis van formele gronden.

Nadien werden beide inschrijvers uitgenodigd voor een eerste onderhandelingsgesprek op 13 december 2023 en een tweede onderhandelingsgesprek op 17 januari 2024.

De definitieve offertes werden ontvangen op 29 januari 2024.

• 1/ Hertsens Infra nv; inschrijvingsbedrag € 1.123.503,40 incl. btw
• 2/ Monument Goedleven nv; inschrijvingsbedrag € 1.234.864,78 incl. btw

Na administratief nazicht werden geen inschrijvingen geweerd op basis van formele gronden.

Er werd een prijs- en kostenonderzoek uitgevoerd. Er werd geen prijsverantwoording gevraagd.

Uit het prijsonderzoek kwam geen schijnbaar abnormaal karakter naar voren bij de totale offertebedragen of bij de niet-verwaarloosbare posten.

De finale rangschikking van regelmatige offertes is na onderhandelingen (gerangschikt volgens prijs incl. btw):

• 1/ Hertsens Infra nv; Oeverkant 38, 2070 Burcht – prijs na nazicht € 1.123.503,40
• 2/ Monument Goedleven nv; Pauwelslei 186, 2930 Brasschaat – prijs na nazicht € 1.234.864,78

De te gunnen offerte van aannemer Hertsens Infra nv, bedraagt € 1.059.908,87 excl. btw of € 1.123.503,40 incl. 6% btw.

2. Argumentatie budgetten

De stijging van de perceelkost en projectkost is te wijten aan:

- door de stedelijke dienst archeologie zijn in het document 'programma van maatregelen' proefputonderzoeken opgelegd wat een meerkost met zich meebrengt.

- de volledige vernieuwing van de riolering en septische putten zat initieel niet in het projectvoorstel.

- de raming van het projectvoorstel dateert van 2021, dit was in tijden van grote materiaalschommelingen waardoor het complex was om een realistische raming op te maken.

- voor perceel 2 voorgevelrenovatie is een offerte na aanbesteding ontvangen waarbij het inschrijvingsbedrag 61% boven de raming zat. Er is overgegaan tot niet-gunning voor dit perceel. Het ramingsbedrag is gestegen om te voldoen aan de huidige marktprijzen vooraleer we terug aanbesteden.

- voor perceel 4 dakwerken verwachten we nog een verrekening voor een ramingsbedrag van €18.000 incl. btw. Dit is voor het herstel van een plat dak bij afdeling carrosserie, aangrenzend het recent gerenoveerde platte dak binnen perceel 4.

3. Planning perceel 1

- Startdatum: 01/07/2024
- Einddatum: 30/11/2024

Voorziene uitvoeringstermijn: 5 maanden

1. Gunning

De offerte bedraagt € 1.123.503,40 incl. btw.
Dit perceel was voorzien en werd geraamd op € 788.598,58 incl. btw bij fase projectvoorstel en € 1.014.696,85 incl. btw bij fase aanbesteding.

Het verschil tussen offerte ten opzichte van fase projectvoorstel bedraagt € 334.904,82 en t.o.v. fase aanbesteding bedraagt het verschil € 108.706,55.

Het totale verschil in projectkost tussen de laatst goedgekeurde status bij fase projectvoorstel €1.209.059,52 en de nieuwe projectkost bij fase gunning € 1.647.928,25 , bedraagt € 438.868,73.

2. Impact projectkost en projectplanning

Door bij de gunning van dit perceel over te gaan naar status gunning, genereren we een nieuwe projectkost. De erelonen en werkingsmarge worden bij deze status ook aangepast.
De goed te keuren bedragen worden niet opgevangen in de voorziene werkingsmarge. Er wordt een budgetverhoging aangevraagd.

In onderstaande tabel staat een oplijsting van de verschillende onderdelen van de projectkost (alle bedragen incl. btw).

Het budget, opgenomen in de meerjarenplanning is niet toereikend.

Budgetverhoging zal als volgt worden opgenomen bij de jaarlijkse rapportering van de projectkostevolutie

reden 1: verschil raming/offerte; bedrag reden 1: € 285.570,74

reden 2: hoge prijsofferte aannemer bij gunning; bedrag reden 2: €134.087,80

reden 3: onvoorziene omstandigheden tijdens uitvoering; bedrag reden 3: € 19.210,19

3. Agion

Het dossier betreft een Agion dossier. Er is een principeakkoord ontvangen op 19 december 2017 waarbij een totaal subsidiebedrag van € 304.586,63 is goedgekeurd. Het aandeel dat in aanmerking komt voor dit project bedraagt € 209.832,11 voor categorie nieuwbouw (overdekte speelplaats, open speelplaats en fietsenberging). Het resterende bedrag van € 94.754,51 is aangewend voor de categorie verbouwingswerken (lokalen onderwijs/diensten) in een ander lopend project, nl. doorlichtingswerken, in Begijnenvest.

Er zal bij Agion een extra aandeel worden aangevraagd voor € 423.123,21 op de reguliere pot van 2024, waardoor er in totaal een bedrag van € 632.955,32 aan Agion subsidies zal aangewend worden voor dit project.