2024_RVBAGSO_00033 - ICT - MCI - Websites AG Stedelijk Onderwijs - Budgetverhoging in functie van bijkomende functionaliteiten, dading en verhoogde exploitatiekosten - Goedkeuring

Op 30 april 2021 gaf de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AGSO) Digipolis de opdracht om een overheidsopdracht op te starten in functie van het vervangen van de websites.

Op 3 september 2021 nam de raad van bestuur van het  AGSO kennis van de gunning van de opdracht door Digipolis aan het bureau Duke & Grace.

Op 9 september 2022 nam de raad van bestuur van het  AGSO kennis van de stappen die het directiecomité van Digipolis zal nemen ten aanzien van Duke & Grace:

• Stap 1: ambtshalve maatregel waarbij Digipolis aan Duke & Grace laat weten dat ze de opdracht verder zal laten uitvoeren door een derde partij voor rekening van Duke & Grace.
• Stap 2: opdracht geven tot audit van het tot nu opgeleverde platform. De resultaten van deze audit moeten Digipolis toelaten om de opdracht voor de derde partij goed te kunnen inschatten en omschrijven.
• Stap 3: in overleg gaan met Duke & Grace om tot een 'stopzetting in onderlinge overeenkomst' te komen.

Calibrate nam vanaf maart 2023 de verdere implementatie van het websiteplatform voor zijn rekening.  

Op 15 september 2024 keurde de raad van bestuur van het AGSO een budgetverhoging goed van 70.000€.

Niet van toepassing

De raad van bestuur van het AG Stedelijk Onderwijs heeft de beslissingsbevoegdheid voor uitgaven hoger dan 250.000 €.

Specifiek voor de websites van het stedelijk volwassenenonderwijs en het stedelijk deeltijds kunstonderwijs werden tijdens de voorbije maanden nieuwe noden gedefinieerd die niet in scope zaten van de oorspronkelijke opdracht maar die cruciaal zijn voor de goede werking van hun individuele websites. 

Deze functionaliteiten hebben betrekking op het optimaliseren van de opleidingenzoeker van beide onderwijsniveaus en de verdere verfijning van de achterliggende opleidingen- en instrumentenfiches. De bijkomende ontwikkeling moet potentiële cursisten in staat stellen gerichter te zoeken en betere zoekresultaten te krijgen op deze websites. 

De realisatie van deze bijkomende functionaliteiten versterkt de wervingskracht van de websites van het stedelijk deeltijds kunstonderwijs en het stedelijk volwassenenonderwijs, wat voor deze niet-leerplicht onderwijsniveaus cruciaal is.  

Aangezien golf 1 van de nieuwe wervingscampagne van CVO Encora begin mei start is het belangrijk dat deze bijkomende functionaliteiten tijdig ontwikkeld worden. Deze ontwikkeling zal gebeuren op basis van een vaste prijs.

Voor de implementatie van deze bijkomende functionaliteiten die niet in scope zaten van de oorspronkelijke opdracht, vragen wij de raad van bestuur de goedkeuring voor de verhoging van het projectbudget met 40.000 €.

Daarnaast vragen we een budgetverhoging van 37.459 € voor het afsluiten van de dading  (2024_RVBAGSO 22/03/2024) en een verhoging van het exploitatiebudget voor de verhoogde hosting en onderhoudskosten, de audit en juridische bijstand van 45.097 €.

Investeringen

• Initiële investeringskost binnen de gunning 221.720 €
• Eerder goedgekeurde budgetverhoging investeringskost (2023_RVBAGSO_00114) 70.000 €
• Dading 37.458 € (2024_RVBAGSO 22/03/2023)
• Bijkomende functionaliteiten 40.000 €

Totaal investeringen :  369.176 €

Exploitatie 

• Initiële hosting kost en SLA voor 4 jaar  65.582 € 
• Huidige hosting kost en SLA ( 4 Jaar ) na beëindigen samenwerking Duke&Grace 
  • 83.368 € (vooral impact inflatie)
• Audit van het platform opgeleverd door Duke&Grace 
  • 15.908 €
• Juridische ondersteuning van Digipolis in het dossier
  • 11.403 € 

Totaal exploitatie 110.679 €