Op 25 mei 2018 trad de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een derde partij, de verwerker genoemd, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken.
Na de inwerkingtreding van de AVG dienden er een groot aantal verwerkingsovereenkomsten te worden afgesloten. Daarom was het aangewezen een sjabloon van een verwerkingsovereenkomst goed te keuren en de bevoegdheid om de overeenkomsten namens de stad Antwerpen af te sluiten met verwerkers te delegeren aan de stadssecretaris/algemeen directeur en vervolgens aan de bevoegde bedrijfsdirecteurs. De bedrijfseenheden zijn immers verantwoordelijk voor de uitvoering van het stedelijk informatieveiligheidsbeleid. Het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten ligt in het verlengde daarvan.
Op 14 september 2018 (jaarnummer 8213) delegeerde het college zijn bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten aan de algemeen directeur, met de mogelijkheid voor de algemeen directeur om deze bevoegdheid verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs. Deze delegatie geldt enkel voor zover het sjabloon van verwerkingsovereenkomst wordt gebruikt. Als verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten die niet overeenkomen met het sjabloon dat door het college werd goedgekeurd, zal een collegebeslissing nog nodig blijven.
Op 22 december 2023 (jaarnummer 9363) keurde het college de afsprakennota met JobRoad ivzw voor de projecten “Ukraine@work en WE@work ", goed.
Artikel 28 van de verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming).
Voor de projecten Ukraine@work en WE@work, die op het college van 22 december 2023 werden goedgekeurd, zal JobRoad ivzw klanten van de dienst Activering begeleiden en opvolgen naar werk. Om deze opvolging kwalitatief te laten verlopen en een correcte terugkoppeling mogelijk te maken, zullen de dienst Activering en JobRoad noodzakelijke klantgegevens delen.
De afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van de verwerking van persoonsgegevens wordt geformaliseerd in een verwerkingsovereenkomst. Omdat de verwerkingsovereenkomst niet overeenstemt met het goedgekeurde sjabloon wordt de overeenkomst ter goedkeuring aan het college voorgelegd. De aangepaste overeenkomst werd opgesteld in samenwerking met de dienst Informatieveiligheid.
Het college keurt de verwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en JobRoad ivzw goed.