2024_CBS_00577 - Cultuur. Bestek GAC_2022_02161. Ontwerp en projectopvolging scenografie Rubensbelevingscentrum 2024-2027 - Wijziging opdracht - Goedkeuring

Op 4 november 2022 (jaarnummer 8890) keurde het college van burgemeester en schepenen de gunning van het bestek GAC_2022_02161, ontwerp en projectopvolging scenografie Rubensbelevingscentrum 2024-2027, goed aan de firma BAILLEUL ONTWERPBUREAU BVBA, BURGGRAVENLAAN 321 te 9000 GENT, met ondernemingsnummer 0424.505.256.

Op 30 juni 2023 (jaarnummer 4506) keurde het college van burgemeester en schepenen het definitief ontwerp van BAILLEUL ONTWERPBUREAU BVBA voor de scenografie van het Rubensbelevingscentrum goed.

Bij gunning van de opdracht GAC_2022_02161 vormde de door de opdrachtnemer aangeleverde visie op de scenografische opdracht het startpunt van een co-creatieve samenwerking met het museumteam.

In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden aangebracht, indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien, de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengt, en de prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Artikel 56, §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De startvergadering met MAAT_WERK voor opdracht GAC_2021_01606 vond plaats in augustus 2022.

In mei 2023 presenteerde MAAT_WERK voor het eerst de raming voor het tekenwerk van de voorbije maanden (fase voorontwerp). Toen bleek dat de raming dubbel zo hoog was dan het budget dat voorhanden was. Dit was niet voorzien door de aanbesteder. Uit de gesprekken met MAAT_WERK vloeide voort dat er geen oplossing kon gevonden worden in de bestaande samenwerking. Dit leidde tot een vertrouwensbreuk en tot de beslissing om de samenwerking stop te zetten. Dit had zware consequenties voor de heropening van het museum.

Omdat het museum langer gesloten zou blijven, zag de aanbesteder zich genoodzaakt om meer objecten uit de collectie van het Rubenshuis te tonen in het belevingscentrum. Het gevolg hiervan is een aanpassing van het ontwerp in onderhavige opdracht GAC_2022_02161.

Met een langere sluiting in het vooruitzicht werd gezocht naar een passende integratie van 4 keer meer collectiestukken dan aanvankelijk voorzien was.

Bij de oplevering van het definitief ontwerp heeft Bailleul een gunstige oplossing gevonden voor de noodzakelijke wijziging van onderhavige opdracht.

Onderhavige opdracht was initieel gegund 237.133,60 euro (inclusief btw). Door de voorgestelde wijzigingen verhoogt de kost van deze opdracht met 19.892,17 euro (inclusief btw) naar 257.025,77 euro (inclusief btw). Dit is een verhoging met 8,38%.

Bij gunning van opdracht GAC_2022_02161 werd bestelbon 4005532318 aangemaakt voor 39.000,00 euro (inclusief btw).

Bij goedkeuring van het definitief ontwerp voor de scenografie van het Rubensbelevingscentrum werd bestelbon 4005555937 aangemaakt voor 124.986,75 euro (inclusief btw).

Voor de prestaties van Bailleul in 2023 moet bovenop bestelbon 4005555937 een correctiebon 4105067413 aangemaakt worden voor 19.099,30 euro (inclusief 6% btw) op boekingsadres 2400/5112000000/221/2BRS010201P08384/MRH_RUB_EXP_CEN_TV/2SA070720.

Voor onderhavige wijziging aan de opdracht wordt bestelbon 4005590637 aangemaakt voor de resterende uitgaven van 73.939,81 euro (inclusief btw) (60.047,08 euro exclusief 21% btw en 1.210,23 euro exclusief 6% btw) op boekingsadres 2400/5112000000/221/2BRS010201P08384/MRH_RUB_EXP_CEN_TV/2SA070720.