2024_CBS_02875 - Stadsontwikkeling. Vergunningen. Fluctuerend personeelskader - Kader 2024 - Goedkeuring

De dienst Vergunningen van de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling is verantwoordelijk voor het adviseren en afleveren van omgevingsvergunningen en andere daaraan verbonden producten (meldingen milieu en stedenbouw, geacht vergund, beroepen bij de deputatie, vastgoedinformatie, bijproducten milieu, terrastoelatingen, …).

Deze producten dienen te voldoen aan strikte wettelijke voorwaarden en de afhandeling ervan dient te gebeuren binnen strikt wettelijke termijnen. Het niet naleven ervan brengt risico’s met zich mee, zowel voor de stad als voor de burger.

Het college voorzag via besluit van 2 juli 2021 (jaarnummer 5524) in een jaarlijkse actualisatie van het personeelskader Vergunningen bij AMJP in het voorjaar. Met de aanpassing van het meerjarenplan zou bekeken worden wat de personeelsnoden zijn en zou dit bedrag ongecompenseerd worden gevraagd.

Bij gebrek aan AMJP dit voorjaar wordt voorgesteld om – zoals in 2023 – een afzonderlijke besluitvorming van het college te nemen over het fluctuerend personeelskader Vergunningen 2024.

Op basis van de werkwijze conform het principebesluit, werd een raming van de benodigde capaciteit voor het jaar 2024 geactualiseerd. Deze is in bijlage van dit besluit opgenomen. Om het verwacht aantal dossiers in 2024 in te schatten houdt de actualisatie rekening met:

• de evolutie van het aantal ingediende dossiers in de afgelopen 3 jaren;

• het aantal dossiers/vte dat op jaarbasis behandeld wordt (theoretische basis op basis van de werklastmeting Interne Audit 2019);

• beperkte piekopvang door middel van externe ondersteuning.

In 2023 werden 6.788 aantal behandelde dossiers genoteerd. (Dit sluit sterk aan bij de prognose die vorig jaar werd vooropgesteld, met name 6.276).

Voor 2024 worden op basis van dezelfde methode en het 3-jaarlijks gemiddelde 7.355 te behandelen dossiers verwacht. De daarmee corresponderende VTE-capaciteit komt overeen met een fluctuerend personeelskader van 39,3 VTE bovenop het regulier kader van 74,8 VTE.

De kostprijs van de berekende 39,3 vte zou neerkomen op 3.439.974,00 euro.

Uit voorzichtigheid wordt voorgesteld om de toepassing van het fluctuerend kader voor 2024 als volgt op te delen:

• Interne capaciteit 2024: Aanhouden van hetzelfde kader uit 2023 a rato van 30,3 vte
• Externe ondersteuning 2024: de beschikbare werkingsmiddelen uit het meerjarenplan 2024 op de doelstelling 2WNS03_Ruimtelijke ordening werden reeds aangewend voor ondersteuning tijdens het eerste kwartaal. De noodzaak tot inzet van externe ondersteuning voor de volgende 3 kwartalen zal voorafgaand aan ieder kwartaal geëvalueerd worden op basis van de evolutie van het actueel aantal vergunningsaanvragen. De kostprijs van de externe ondersteuning in 2024 zal maximaal de berekende uitbreiding van het fluctuerende kader ten opzichte van 2023 bedragen.

Een nieuwe werklastmeting in combinatie met risicoanalyse zal in 2024 worden voorbereid (effecten digitalisering, complexiteit dossiers, nieuwe regelgeving en risicoanalyse van het proces) in functie van herijking van de capaciteit.

De kostprijs van het fluctuerend kader 2024 a rato van 39,2 VTE wordt geraamd op  3.439.974,00 euro  (gemiddelde loonindex 2024).

Deze extra uitgaven van 3.439.974,00 euro worden voorgeschoten op de bestaande personeelskredieten 2024 in afwachting van de aanpassing van het meerjarenplan in het najaar 2024 waar deze terugkomen naar de personeelslijn indien nodig.

De financiële gevolgen van dit besluit worden conform het voorzichtigheidsvoorstel beperkt als volgt:

• 5152000000/62/2WNS039901A00000/2400 – personeelslijn 2WNS03_Ruimtelijke Ordening: 2.808.841,00 euro
• 5152000000/613/2WNS030101A00000/2400 – werkingsmiddelen externe ondersteuning Q2/2024  2WNS03_Ruimtelijke Ordening: 189.340,00 euro

Het college keurt op basis van deze middelen een volgende bestelling door bestelbon 4005604756 goed tot externe ondersteuning voor het tweede kwartaal  aan de firma Sweco Belgium BV ter waarde van 189.340,00 euro (inclusief btw).

Het budget wordt voorzien door middel van een IKA-light vanuit de personeelslijn (2WNS039901A00000/5152000000/6202/2400/SUB_NR) voor 189.340 euro naar het budgetadres van de externe ondersteuning (2WNS030101A00000/5151500000/613/2400/SUB_NR).