2024_CBS_02559 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Kiesweek. Theaterplein 27 maart 2024 - Goedkeuring

Op 6 december 2023 diende Unifac vzw, de overkoepelende studentenvereniging van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen, Kleine Kauwenberg 22, 2000 Antwerpen, een aanvraag in om de Kiesweek van Unifac op woensdag 27 maart 2024 te organiseren op het Theaterplein.

De opkomende presidia van de studentenverenigingen van de faculteiten en departementen van de stadscampus van de Universiteit Antwerpen presenteren in de week voor de paasvakantie hun nieuwe team voor het komende academiejaar. Gedurende drie dagen organiseren zij allerhande activiteiten om de studenten van hun faculteit of hun departement te overtuigen om op hun team te stemmen. Het opkomende presidium dat de stemming wint, zal de faculteit of het departement gedurende een jaar vertegenwoordigen.

De eerste twee dagen vinden plaats op de terreinen van de universiteit, gelegen aan de Kleine Kauwenberg 22, 2000 Antwerpen. Het slotevenement op de derde dag van de Kiesweek gaat door op het Theaterplein.  Het evenement wordt helemaal afgezet met nadars en herashekken. Er worden geen omleidingen aangevraagd. De politie houdt toezicht in de Meistraat en op het Theaterplein.

Er staan tentjes opgesteld waarin de opkomende presidia de kiezers gratis eten en drinken aanbieden en hen een laatste maal proberen te overtuigen om op hun vereniging te stemmen.

• het evenement start op 27 maart 2024 om 12.00 uur en eindigt om 16.30 uur;
• de opbouw start op 27 maart 2024 om 07.00 uur en de afbraak eindigt uiterlijk om 23.00 uur;
• het evenement is gratis.

Specifieke voorwaarden

• verplicht eigen toezicht op het vermijden van openbare dronkenschap;
• er worden voldoende stewards ingezet die de doorgang vrijwaren opdat hulpdiensten steeds doorgang hebben;
• voor alle ingezet personeel, medewerkers en vrijwilligers geldt tijdens het volledige evenement een totaal alcoholverbod;
• er wordt voldoende sanitair (extra voor dames) voorzien én er wordt extra toezicht gehouden op het gebruik en onderhoud van het sanitair;
• er worden voldoende vuilnisbakken voorzien door de organisatie;
• het alcoholpercentage van de gratis alcohol die aangeboden wordt is controleerbaar, duidelijk zichtbaar op blikjes en gaat niet boven de 7%.

Specifieke voorwaarden beperking geluidsoverlast  

• om ervoor te zorgen dat de geluidsoverlast door het weerkaatsen van muziek onder de luifel van het Theaterplein tot een minimum beperkt wordt, dienen alle muziekbronnen en andere opstellingen zo geplaatst te worden dat ze ofwel richting de vloer spelen, ofwel weg van de gebouwen grenzend aan de luifel zoals de stadsschouwburg. De geluidsinstallatie wordt georiënteerd naar het plein (richting Nieuwstad);  
•  de geluidsinstallatie wordt bij voorkeur midden onder de luifel geplaatst;
• het gemiddelde geluidsniveau (gemeten als LAeq,15min) mag niet hoger zijn dan 85 dB(A). Het maximum geluidsniveau (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92 dB(A);
• het aandeel van zware bastonen gemeten 2 meter voor de luidsprekers dient zodanig beperkt dat de waarde “LCeq – LAeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB;
• het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen 1,5 meter vóór de gevels van de dichtstbijzijnde woningen mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C);
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat om het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (pz.antwerpen.LokaleRecherche.Leefmilieu@police.belgium.eu);
• de organisator monitort constant het gebruikte geluidsniveau en zorgt ervoor dat dit de toegelaten DB(A)-niveaus nooit overstijgt;
• op verzoek van de politie of een andere handhavende stadsdienst, moet het geluidsniveau onmiddellijk verlaagd worden;  
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Extra materiaal

Vanwege opgelegde veiligheids- en flankerende maatregelen door verschillende stadsdiensten en door het veiligheidsoverleg zal er extra materiaal toegestaan worden. Er zullen extra nadarhekken bezorgd worden voor een veilige en gecontroleerde instroom en extra herashekken voor het omheinen van de evenementenzone zodat er geen bezoekers in en uit de evenementenzone kunnen zonder tickets. Daarnaast zullen er extra vuilniscontainers bezorgd worden, zodat de omliggende horeca gespaard blijft van afval. 

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) keurde de gemeenteraad het aangepaste retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

De afgelopen edities werden geëvalueerd door de betrokken stadsdiensten en positief geadviseerd mits het naleven van bijkomende voorwaarden.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader ingedeeld in categorie 5, nominatief vrijgestelde evenementen.