Het Letterenhuis ontwikkelt een dynamische publieksruimte om zo zijn doelgroepen (onderzoekers, onderwijs, archiefvormers en literaire meerwaardezoekers) nog beter te bedienen. Om het publieksbereik te maximaliseren en de publieksruimte zoveel mogelijk open te stellen voor de doelgroepen kiest het Letterenhuis ervoor om het gelijkvloers uit te baten in samenwerking met partners, medebewoners genoemd, waarmee het doelgroepen en doelstellingen deelt. Zo komen meer mensen uit de doelgroepen van het Letterenhuis in aanraking met de unieke collectie literair erfgoed en worden ze uitgenodigd om daar zelf mee aan de slag te gaan.
Het Letterenhuis stelt de publieksruimte in gedeeld gebruik beschikbaar aan medebewoners, waarvoor overeenkomsten zullen worden afgesloten door het AG CIA/Erfgoed/Letterenhuis. De invulling en het gebruik van de publieksruimte sluiten aan bij de werking, missie en visie van het Letterenhuis. Het Letterenhuis gaat via een samenwerkingsovereenkomst een partnerschap aan met de Vlaamse Auteursvereniging vzw (VAV). VAV ontplooit in de publieksruimte van het Letterenhuis haar werking en ontvangt er literaire makers voor advies, begeleiding en vertegenwoordiging.
Overeenkomstig artikel 57 §3,1° van het Decreet Lokaal Bestuur is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
Voor het Letterenhuis betekent de aanwezigheid van VAV in de dynamische publieksruimte een grote meerwaarde voor het bereiken van doelgroepen en het realiseren van doelstellingen van het Letterenhuis.
Als belangenbehartiger vertegenwoordigt VAV zowel auteurs van proza, poëzie, toneel, scenario’s, kinder- en jeugdliteratuur, literaire non-fictie en strips als illustratoren en literaire vertalers. Deze literaire makers zijn archiefvormers waarvan het Letterenhuis de archieven wenst te verwerven. Ze vormen zo een primaire doelgroep van het Letterenhuis. De aanwezigheid van VAV in het Letterenhuis is netwerkversterkend voor het Letterenhuis: er worden tijdens individuele consultaties, vergaderingen, lezingen, workshops en congresdagen meer auteurs ontvangen in het Letterenhuis, waardoor zij kennismaken met de archiefwerking en kunnen worden geïnformeerd over archiefoverdracht.
VAV zal zich in het kader van de overeenkomst die zal worden afgesloten met het AG CIA ook engageren om de auteurs mee te sensibiliseren over de waarde van literair erfgoed en hun goede praktijken aan te reiken van het opbouwen en bewaren van een persoonlijk archief. Zo draagt de vereniging rechtstreeks bij aan de doelstellingen van het Letterenhuis.
VAV zal bij aanvang van de overeenkomst haar werking integraal naar een kantoorruimte in de publieksruimte van het Letterenhuis verplaatsen en zal er gebruikmaken van de gedeelde infrastructuur, zoals de vergaderzalen of het auditorium. De kantoorruimte in het Letterenhuis vormt het effectieve administratieve centrum van de vereniging en VAV wenst dan ook haar maatschappelijk zetel in het Letterenhuis te vestigen.
Gezien de gedeelde doelgroepen en gezien het engagement van VAV om bij te dragen aan de realisatie van de beleidsdoelstelling van het Letterenhuis staat het college van burgemeester en schepenen principieel het vestigen van de maatschappelijke zetel toe voor de duur van de terbeschikkingstelling van de ruimte. VAV dient zich er ook contractueel toe te verbinden de maatschappelijke zetel weer weg te halen bij beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst.
De samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten van 1 juli 2024 tot en met 31 december 2025, en VAV betaalt daarvoor maandelijks een vergoeding van 650,00 EUR aan het Letterenhuis. VAV beschikt exclusief over twee werkplekken in de gedeelde kantoorruimte. Ook maakt VAV in het kader van deze overeenkomst gebruik van gedeelde ruimtes: kleine vergaderruimte (52 x 2 uur); middelgrote vergaderruimte (52 x 2 uur); workshop- en projectruimte (26 x 2 uur); combinatie van auditorium, workshop- en projectruimte, vergaderzalen voor congres (1 dag).
Het college keurt goed dat de maatschappelijke zetel van de Vlaamse Auteursvereniging vzw overeenkomstig bovenvermelde principes in het Letterenhuis gevestigd wordt.