De Vlaamse Gemeenschap organiseerde in 2023 een erfgoedronde met het oog op het toekennen van werkingssubsidies aan collectiebeherende instellingen voor de periode 2024-2028.
Na goedkeuring door het college op 23 december 2022 (jaarnummer 9686) diende het Letterenhuis een dossier voor verlenging van de werkingssubsidies als landelijk ingedeeld cultureel archief in. Op 29 september 2023 besliste de Vlaamse overheid het Letterenhuis in te delen als landelijk ingedeelde culturele archiefinstelling voor de beleidsperiode 2024-2028.
De Vlaamse overheid sluit met ieder museum en erfgoedinstelling ingedeeld bij het Vlaamse niveau een subsidieovereenkomst af. De subsidieovereenkomst bepaalt, op basis van het door het college goedgekeurde beleidsplan, de opdracht die de Vlaamse overheid geeft aan het museum of de erfgoedinstelling voor het ter beschikking stellen van zijn expertise aan de cultureel-erfgoedgemeenschap en welke aspecten van de werking prioritair versterkt moeten worden. De gemeenteraad keurde op 26 februari 2024 (jaarnummer 111) de subsidieovereenkomst over de werking van het Letterenhuis met de Vlaamse overheid goed.
Artikel 240 §5 van het decreet lokaal bestuur en artikel 6 van de statuten van AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 oktober 2019 (jaarnummer 619), voorzien dat het autonoom gemeentebedrijf rechtspersonen kan oprichten, erin deelnemen of zich erin laten vertegenwoordigen, voor zover dit past binnen haar opdrachten en voor zover hiermee geen speculatieve oogmerken worden nagestreefd, gebeurt in overeenstemming met het gelijkheidsbeginsel, de regelgeving over de mededinging en de staatssteun. De deelname is onderworpen aan de voorwaarde dat aan het autonoom gemeentebedrijf minstens een mandaat van bestuurder wordt toegekend.
Op grond van artikel 6 van de statuten van AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed van 21 oktober 2019 is de deelname in, vertegenwoordiging in of oprichting van rechtspersonen onderworpen aan de voorafgaande uitdrukkelijke goedkeuring van het college.
'AIDA' was tot hiertoe een samenwerkingsverband dat sinds 2017 voortkomt uit de Werkgroep Privaatrechtelijke Archieven van VVBAD (Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw). AIDA is dan ook samengesteld uit verschillende erfgoedorganisaties met dito draagkracht:
In de subsidieovereenkomst voor de beleidsperiode 2019-2023 tussen het Letterenhuis en de Vlaamse overheid, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 25 februari 2019 (jaarnummer 24), zette het Letterenhuis met de andere AIDA-partners, tijdens het project SCALA fase 1, een proof of concept op voor een gedeeld preserveringsysteem voor privaatrechtelijke digitale archieven. Die fase werd afgesloten met een focusdag in het Letterenhuis. De tweede fase van het project SCALA werd in het najaar van 2022 opgestart met als doel een duurzaam samenwerkingsmodel te ontwikkelen voor de preservatie van digital born privaatrechtelijke archieven.
In het door het Letterenhuis ingediende beleidsplan, opgenomen bij de aanvraag voor werkingssubsidies voor de beleidsperiode 2024-2028 (collegebesluit van 23 december 2022, jaarnummer 9686), werd opgenomen dat het Letterenhuis zal zorgen voor een duurzame bewaring en beheer van de digitale en gedigitaliseerde collecties. Daartoe werd gestipuleerd dat het Letterenhuis actief aan AIDA zal participeren en de implementatie en formalisering van het consortium, zoals uitgeschreven in het AIDA-werkplan voor 2024-2028, zal ondersteunen. Het AIDA-werkplan vermeldde dat de wijze waarop de partners participeren aan AIDA nog niet vastlag en in projectfase ‘SCALA II’ zou worden onderzocht hoe de samenwerking verder kan worden georganiseerd en verduurzaamd.
Om te achterhalen welke toekomstige organisatievorm het meest past voor AIDA, het consortium van erfgoedinstellingen, is een externe partij, Febecoop, samen met de verschillende partners in verschillende sessies aan de slag gegaan. Verschillende vormen van samenwerkingen werden geëvalueerd, onder andere een samenwerkingsovereenkomst, vzw light en een (volle) vzw.
Uit die analyse kwam duidelijk een vzw-structuur als meest geschikte organisatiestructuur naar voor. Een vzw-structuur heeft immers, ten aanzien van de organisatie op basis van enkel een samenwerkingsverband, als belangrijk voordeel dat een evenwichtige en gedeelde verantwoordelijkheid tussen de betrokken partners statutair kan worden georganiseerd.
De op te richten vzw AIDA heeft de intentie om een personeelslid aan te werven. In de regeling zal de opbouw van een sociaal statuut worden voorzien. Daarnaast spelen er fiscale argumenten, aangezien er geen 21% btw betaald moet worden op personeelskosten, omdat deze niet als dienst gefactureerd worden aan een partner, wat in een samenwerkingsovereenkomst wel het geval zou zijn.
Overeenkomstig artikel 240 §5 van het decreet lokaal bestuur heeft de beoogde vzw geen speculatieve winstoogmerken, noch zal het economische activiteiten gaan uitoefenen, maar beoogt het de verwezenlijking van een taak van algemeen belang, met name met alle betrokken erfgoedinstellingen gemeenschappelijk de bewaring via digitalisering van documenten met erfgoedwaarde te organiseren. Bijgevolg zijn de regels inzake mededinging, noch staatssteun op de oprichting van deze vzw van toepassing. Verder is het gelijkheidsbeginsel gegarandeerd omdat alle eerder betrokken erfgoedpartners mee worden opgenomen in de vzw.
Tenslotte zal in de statuten van de op te richten vzw AIDA aan het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed het mandaat van bestuurder worden toegekend. Hiertoe zal, zodra de vzw is opgericht worden voorgesteld om de directeur van het Letterenhuis, als vaste vertegenwoordiger die wordt belast met de uitvoering van het bestuurdersmandaat in naam en voor rekening van het AG, voor te dragen.
Het college keurt uitdrukkelijk het voorstel tot mede-oprichting van vzw AIDA door het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed - Letterenhuis en het lidmaatschap van het autonoom gemeentebedrijf bij de op te richten vzw AIDA goed.
Het college geeft de opdracht aan het AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed – Letterenhuis om samen met de betrokken partners de statuten en samenwerkingsovereenkomst aangaande vzw AIDA te concretiseren.