2024_CBS_04723 - Evenementen - Organisatie en logistieke ondersteuning. EK Fan Village 2024 - Goedkeuring

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur en activiteit, milieu en veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

De gemeenteraad van de stad Antwerpen keurde op 26 april 2021 het politiereglement voor het stadshavengebied (PRSH) goed (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/politiereglement-voor-het-stadshavengebied).

Dit politiereglement legt de regels vast voor het gebruik van de watervlakken in het stedelijk havengebied met als doel het bewaren van de openbare rust en veiligheid in dit gebied.

De organisator dient het politiereglement van het stedelijk havengebied te kennen evenals het politiereglement van de Beneden-Zeeschelde. Daarnaast dient hij de standaardvoorwaarden van de Stadshaven voor het organiseren van evenementen en filmopnames, te allen tijde strikt na te leven (https://www.antwerpen.be/nl/overzicht/stadshaven/richtlijnen-en-regelgeving/evenementen-in-de-stadshaven).

Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de hierin opgenomen 10-meterzone vanaf de waterrand die steeds obstakelvrij dient te zijn. In die zin dient ook de toegang tot deze 10-meterzone te allen tijde gevrijwaard te worden.

Volgende extra voorwaarden worden opgelegd:

• nooduitgangen moeten maximaal voorzien worden langs landzijde;
• voor inplanting van de WC-zone kan gebruik gemaakt worden van de zone zoals ingetekend op het inplantingsplan (beperkt tot groene zone). Dit gezien de plaatsing van vast hekwerk op deze locatie en het meren van scheepvaart vanaf S15, meerpaal 172 en hoger.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het maximale geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van de evenementenzone mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C);
• het aandeel van zware bastonen (gemeten 2 meter vr de luidsprekers) dient zodanig beperkt dat de waarde LCeq LAeq steeds kleiner blijft dan 10 dB;
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (PZ.Antwerpen.LokaleRecherche.Leefmilieu@police.belgium.eu);
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau voor het hoofdpodium wordt vastgelegd op 95 dB(A) LAeq,15min. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) LAmax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq, 15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:
  1. de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);
  2. de meet- en registratieapparatuur moet zo genstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;
  3. de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo genstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;
  4. de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.
• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan steeds gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een
geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De
geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor
vermeld.

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV-overleg van 23 april 2024 en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.

Er wordt op 17 juni 2024, tijdens de eerste wedstrijd, een locatiebezoek georganiseerd met aanwezigheid van de verschillende disciplines.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden: https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

Extra aandacht op standaardvoorwaarden nr. 2302: maken van vuur, afsteken van vuurwerk of voetzoekers, of een vuurwapen gebruiken.

Opmerking: Er zullen als special effects CO2 jets en vlameffecten worden voorzien op een hoogte van 12m.

De opstellingen mogen de evacuatie niet nadelig beïnvloeden. De opstellingen kunnen voorzien worden zolang ze geen gevaar met zich meebrengen. Uit de aangeleverde technische fiches blijkt dat de opstellingen geen gebruik maken van pyrotechniek.

De technische fiches vermelden een veiligheidszone van 3m. Deze dient in acht genomen te worden.

Extra aandacht op standaardvoorwaarde 2324

Technisch dossier en keuringen

Opmerking: Bij opstelling tenten/ kramen/ schermen/ andere constructies dient de organisator de weersvoorspellingen te volgen opdat bij wind en/of onweer de nodige maatregelen kunnen genomen worden. Bijzondere aandacht en opvolging wordt verwacht bij weerswaarschuwingen, code geel/oranje/rood, van het KMI. De organisator dient de te treffen maatregelen mee op te nemen in het veiligheidsdossier.

Extra aandacht op standaardvoorwaarde 2382 evenement in havengebied - in of nabij de Schelde, een havendok of het Albertkanaal

Over de breedte van de evenementensite moet de organisator een wand of omheining plaatsen om te voorkomen dat het publiek in het water terechtkomt.

Opmerking: De organisator voorziet de onbeschermde Scheldekaaien van een omheining om te voorkomen dat personen in het water vallen. Deze omheining wordt enkel voorzien op plaatsen waar men een hoge concentratie aan publiek aan de waterzijde verwacht of bij een hoogdynamisch evenement. Hiervoor legt de organisator een risicoanalyse voor aan brandweer.

Verder wordt deze omheining op ten minste 10 m van de Scheldeboord geplaatst, zodat er ruimte blijft voor de brandweg langs de waterkant, zie Extra Voorwaarde 1.

De onderdelen van de omheining worden niet onderling vastgemaakt, om een snelle toegang vanaf de brandweg voor de hulpdiensten te garanderen.

Extra voorwaarde bij standaardvoorwaarde nr. 2383 - potentieel risico-evenement

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.

De organisator heeft op elk moment een indicatie van hoeveel publiek aanwezig is op de site.

De nooduitgangen dienen op afdoende hoogte aangeduid, verlicht en voorzien van een nummer (of letter) te worden opdat ze duidelijk leesbaar en herkenbaar zijn zowel overdag als bij duisternis. De nooduitgangen dienen bemand te worden met stewards.

De 10m-zone aan de kaaiboorden van de Schelde dient te allen tijde vrij te blijven van obstakels. Deze 10m-zone doet eveneens dienst als noodweg, er dient signalisatie aangebracht te worden die de vluchtrichting aangeeft in deze zone.

Extra voorwaarde 1

Er wordt een aangepaste brandweg voorzien langs de waterzijde, met gegarandeerde toegang voor hulpdiensten langs de waterkeringspoorten t.h.v. de Wapenstraat en Sint Janstvliet. Deze brandweg loopt over de volledige lengte parallel met de Schelde. De bereikbaarheid van de Schelde ter hoogte van het insteekdok dient langs de helling eveneens gegarandeerd te blijven.

De brandweg heeft als doel een snelle tussenkomst te garanderen voor incidenten op het evenemententerrein en op de Schelde. Voor dit laatste is voldoende opstelruimte nodig, en heeft de brandweg een afwijkende breedte van 10 m*. Daarnaast heeft deze een vrije hoogte van 4 m. Bochten in deze brandweg hebben binnen- en buitenbochtstralen van respectievelijk 11 en 15 m.
 *hier wordt lager naar gerefereerd als de 10-meter zone.

Ter hoogte van zones met een hoge publieksconcentratie wordt een afsluiting voorzien, conform punt 2382. Voor de overige zones mag de afbakening op een andere visuele manier (bijv. met een lint) voorzien worden.

Niet in orde

De toiletzone werd thv het insteekdok in de 10m-zone voorzien en zal op een andere locatie ingericht moeten worden.

Opmerking

Thv de backstage dient een zone ten behoeve van de hulpdiensten vrijgehouden te worden om de waterkant te kunnen bereiken.

Extra voorwaarde 2

De 10-meter zone mag eveneens gebruikt worden als evacuatieweg voor het publiek.

De toegang tot de 10-meter zone vanuit het evenemententerrein verloopt via duidelijk aangeduide nooduitgangen.

Op gelijke hoogte van de nooduitgang wordt ter hoogte van de blauwe steen een bijkomende afzetting voorzien over de volledige breedte van de nooduitgang aangevuld met 10 m links en rechts ervan. De elementen van deze afzetting zijn onderling vastgemaakt/verankerd, zodat deze niet zonder meer bij druk (uitstroom personen via nooduitgang) verschuiven.

Extra voorwaarde 3

Vluchtwegen dienen duidelijk gesignaleerd te worden op hoogte met grote pictogrammen. De signalisatie n de vluchtwegen worden verlicht (o.a. in 10-meter zone).

Extra voorwaarde 4

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat voor elke wedstrijddag bestaat uit: 1 ambulance met opgeleid personeel, een hulppost van min. 36m² met min. 2 hulpverleners en 2 BLS-ploegen op het terrein.

De organisatie dient een uitdoofscenario te hanteren als volgt:

• 20 minuten voor einde evenement stopt de bonnenverkoop;
• 15 minuten voor einde evenement stopt de drankverkoop;
• 15 minuten voor einde evenement dient de DJ te stoppen met het spelen van muziek;
• Bij einde evenement zal security de mensen actief aansporen om het terrein te verlaten;
• Indien er verlengingen of penalty's zijn en het einduur van het evenement kan niet gevolgd worden, dan zal er pragmatisch omgegaan worden met deze situatie.

* uitvoering van het mobiliteitsplan

* duidelijk communiceren over de bereikbaarheid

• Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair en het wegnemen van straatmeubilair dient tijdig aangevraagd te worden.

• Statische belasting (opstellingen)

  • Voor de Scheldekaaien de eerste 20 meter van de blauwe steen 2 ton/m² vanaf de 20 meterlijn 5 ton/m² ook dient de eerste 10 meter gevrijwaard te worden voor hulpdiensten en dienstvoertuigen.

  • De locatie waar de toiletten staan ingetekend staat binnen de 10meter lijn.

  • De backstage moet ook uit de 10meter zone van de waterkant (5meter naar rechts) en afgemaakt met heras hekwerk.