| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| goedkeuring bestek en procedure | college | 1 april 2022 | 2647 |
| goedkeuring gunning | college | 30 september 2022 | 7953 |
In zitting van 30 september 2022 (jaarnummer 7953) keurde het college de gunning goed voor de aanpassingswerken in de Parkloods in Park Spoor Noord, voor een bedrag van 1.124.904,37 EUR, inclusief btw.
{AANVULLENDE OPDRACHT}
In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
{ONVOORZIENBARE OMSTANDIGHEDEN }
In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen wanneer de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien en de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht of raamovereenkomst brengt. De wijziging blijft beperkt tot 50 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
{DE MINIMIS-REGEL }
In toepassing van artikel 38/4 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan elk van beide volgende bedragen:
1° de drempel voor Europese bekendmaking: en
2° tien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor leveringen en diensten en vijftien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor werken.
Wijziging opdracht in uitvoeringsfase
Aanvullende opdracht (artikel 38/1 KB Uitvoering)
| Verrekening/ post | Motivatie | In min exclusief btw in EUR | In meer exclusief btw in EUR |
| 6. | Tablet toog cafetaria: de inrichting van de cafetaria werd minimaal gehouden bij het ontwerp. Op vraag van de klant wordt er nu toch een tablet voorzien aan de toog. | 3.212,78 | |
| 8. | Er dienen een aantal extra kabeldoorvoeren voorzien te worden in de akoestische lambrisering in foyer en cafetaria die initieel niet voorzien waren. | 59,00 | |
| 10. | Op vraag van de klant werd het bord met 'SPRK' in de foyer door de aannemer verwijderd voor de werken en erna terug opgehangen. | 147,50 | |
| 11. | Op vraag van de klant werd de tv in de foyer door de aannemer verwijderd voor de werken en erna terug opgehangen. | 118,00 | |
| 15. | De verlichting in het onthaal werd veel te fel ervaren door het personeel. Een dimmer is in deze situatie niet mogelijk. In overleg wordt een weerstand van 30% voorzien. | 857,00 | |
| 16. | De kabelgoot ter hoogte van de passerelle in projectzone 2 was niet afgeschermd. Gezien publiek daar ook aan kan, vraagt de klant hiervoor een afdekgoot te voorzien. | 1.193,10 | |
| 18. | De technieken in kleedkamer 1 waren veel groter dan verwacht. Om vandalisme te voorkomen heeft de klant gevraagd deze te voorzien van een omkasting. | 4.160,78 | |
| 20. | Een klein technisch lokaal in projectzone 1, eerste verdieping, was niet voorzien met toegangscontrole. Op vraag van de klant wordt hier toch een slot voorzien met toegangscontrole. | 1.720,46 | |
| 22. | Op vraag van de klant wordt een extra bewegingssensor geplaatst in de poetsberging projectzone 1. Deze ruimte is net te groot voor slechts één bewegingssensor. | 335,65 | |
| 23. | Om de luchtgroep vanop afstand uit te kunnen lezen dient een extra datapunt voorzien te worden in de technische ruimte tweede verdieping projectzone 1. | 1.280,26 | |
| 24. | Omdraaien dubbele deur: op de eerste verdieping in projectzone 2 was een dubbele deur voorzien die naar buiten opendraait. Deze is verkeerd geplaatst met deuren die naar binnen opendraaien. Dit is in samenspraak met de klant Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving/Sport goedgekeurd, aangezien dit geen probleem geeft naar brandveiligheid. Op vraag van de dienst Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving/Sport
moeten deze deuren toch omgedraaid worden zoals initieel voorzien (omwille van het gebruik van de zaal, er zullen gevechtsporten doorgaan waarbij matten tot tegen de deur moeten komen). | 2.411,09 | |
| 25. | De deur naar de spiltrap in de foyer kan in principe enkel met een badge geopend worden. De klant heeft schrik dat men de klink door de spijlen heen zal openen. Daarop wordt gevraagd een vaste plaat achter de klink te voorzien. | 456,25 | |
| TOTAAL | 15.951,87 | ||
| + 21% btw | 19.301,76 |
Onvoorziene omstandigheden (artikel 38/2 KB Uitvoering)
| Verrekening/ post | Motivatie | In min exclusief btw in EUR | In meer exclusief btw in EUR |
| 2. | Bij het verwijderen van de chape in de horecaruimte bleek dat de chape dikker was dan voorzien en dat er geen isolatie onder zat (werd zo aangenomen omdat dit in de berging zo te zien was). De voorziene polybeton is 12cm dik, wat betekent dat er nog een uitvulling moest komen van 7cm. Er is gekozen om dit in gespoten PUR-isolatie te doen. | 3.497,90 | |
| 13. | Inboren ankers spiltrap: bij het maken van een opening in de vloer van de mezzanine werd vastgesteld dat de vloer uit twee lagen beton bestaat in plaats van één laag. Hierdoor heeft de ingenieur stabiliteit extra ankers opgelegd om in te boren rond de nieuwe opening van de spiltrap. | 3.611,71 | |
| 14. | Na het maken van de deuropeningen aan projectzone 2 bleek dat deze openingen toch beter afgewerkt worden met deurkaders. | 3.202,61 | |
| 19. | Volgend op verrekeningsvoorstel 14. dienen de te grote spaties tussen de wand en deurkader beter opgevuld te worden met bakstenen (dit is een te grote spatie om op te kitten). | 348,00 | |
| 21. | De akoestische wanden in de foyer zijn voorzien van een latwerk met telkens een spatie tussen, met hierachter een zwart akoestisch doek. Na uitvoering en na gedeeltelijke in gebruik name van het onthaal blijkt dat dit doek op meerdere plekken reeds beschadigd is door toedoen van gebruikers van het gebouw. Na zoekwerk is een soort tape gevonden die dit kan herstellen. | 2.843,44 | |
| TOTAAL | 13.503,66 | ||
| + 21% btw | 16.339,43 |
De minimis-regel (artikel 38/4 KB uitvoering)
| Verrekening/ post | Motivatie | In min exclusief btw in EUR | In meer exclusief btw in EUR |
| 1. | Gezien het hoge gunningsbedrag is gezocht naar enkele mogelijke besparingen: - lambrisering: de dagkanten worden in volle plaat uitgevoerd. In de horecaruimte zal het latwerk tot onder de raamtabletten geplaatst worden (in plaats van de volledige hoogte). Op de eerste verdieping wordt geen latwerk voorzien. - kitchenettes: de fronten worden in spaanplaat voorzien. Er komt geen schuifwand voor de kitchenette in het onthaal, en de hangkasten worden niet voorzien. - technieken: de waterverzachter vervalt - alternatieve vloeropbouw projectzone 2: de akoestische onderbreking, nieuwe deklaag en lino vloerbekleding komen te vervallen. De vloerplaat wordt gepolierd. - deuren foyer: in plaats van nieuwe bijkomende deuren te voorzien tussen foyer en grote zaal worden bestaande deuren gerecupereerd. | 64.220,03 | 6.240,24 |
| 3. | Retombé kitchenette onthaal: deze retombé boven de kitchenette krijgt een afwerking in latwerk. Dit is een variante uitvoering en zorgt voor een meer uniform uitzicht. | 1.083,00 | |
| 4. | Extra deur foyer 1: bij verrekening 1 was voorzien om een bestaande deur van de foyer te verplaatsen naar deze plek. Na verder onderzoek en opmeting blijkt dat dit toch niet mogelijk is, en moet deze deur toch niet voorzien worden. | 4.466,00 | |
| 5. | Extra deur foyer 2: bij verrekening 1 was voorzien om een bestaande deur van de foyer te verplaatsen naar deze plek. Na verder onderzoek en opmeting blijkt dat dit toch niet mogelijk is, en moet deze deur toch niet voorzien worden. | 6.380,00 | |
| 7. | Afdekstuk buis foyer: ter hoogte van een zwarte afvoerbuis lukt het niet om de akoestische voorzetwanden te laten doorlopen. Er dient dus in de plaats een horizontaal opzetstuk geplaatst te worden. | 59,00 | |
| 9. | Extra tijd om latwerk te plaatsen in de cafetaria: aangezien enkele zaken door raamcontracten vertraging hadden opgelopen, moest de aannemer nog eens terugkomen om dit verder af te werken. | 472,00 | |
| 12. | De zijkanten van de kitchenette projectzone 1 worden in rubberwood voorzien in plaats van gipskarton voor een meer uniform uitzicht. | 983,00 | |
| 17. | In het dossier waren de plinten in de gang naar de kleedkamers en in de berging van de cafetaria vergeten. Deze moeten wel geplaatst worden. | 835,79 | |
| 24. | Door het beperkt verkleinen van de zonnetenten met schaararm kan de aannemer een grote besparing voorleggen. | 4.000,00 | |
| TOTAAL | 68.220,03 | 20.519,03 | |
| + 21% btw | 82.546,24 | 24.828,03 |
Voorlopige eindafrekening
De werken zijn voltooid. De voorlopige eindafrekening wordt ter goedkeuring voorgelegd.
| Omschrijving | Bedrag in EUR exclusief btw |
| Gunningsbedrag | 929.673,03 |
| Wijziging opdracht in meer | 15.951,87 |
| Onvoorziene omstandigheden in meer | 13.503,66 |
| Minimis-regel in meer | 20.519,03 |
| Minimis-regel in min | 68.220,03 |
| TOTAAL | 911.427,56 |
| 21% btw | 191.399,79 |
| Algemeen totaal, inclusief btw | 1.102.827,35 |
| Reeds betaald inclusief btw | 1.077.087,59 |
| Nog te betalen inclusief btw | 25.739,76 |
De eindafrekening bedraagt 1.102.827,35 EUR inclusief btw.
Er worden geen werkdagen termijnsverlenging gevraagd.
Het college keurt goed dat volgens de onderhandelingsprocedure op basis van briefwisseling prijs werd gevraagd voor de wijziging van de opdracht aan Van Poppel nv, Oude Liersebaan 233, 2800 Mechelen.
Het college keurt de aanvullende opdracht goed voor een bedrag van 15.951,87 EUR + 3.349,89 EUR btw = 19.301,76 EUR.
Het college keurt de wijziging in meer goed voor een bedrag van 20.519,03 EUR + 4.309,00 EUR btw = 24.828,03 EUR.
Het college neemt kennis van de wijziging in min voor een bedrag van 68.220,03 EUR + 14.326,21 EUR btw = 82.546,24 EUR.
Het college keurt de onvoorziene omstandigheden goed voor 13.503,66 EUR + 2.835,77 EUR btw = 16.339,43 EUR.
Het college keurt de voorlopige eindafrekening goed voor een bedrag van 1.102.827,35 EUR inclusief btw op naam van Van Poppel nv, voor het totaalconcept invulling parkloods Park Spoor Noord.