2024_CBS_04298 - Bestek GAC_2024_03116 - Optimalisatie van juridische en fiscale organisatievorm van AG Digipolis Antwerpen - Bestek, procedure en gunning - Goedkeuring

Bestek

Op 23 november 2020 (jaarnummer 665)  keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2025 goed.

Op fiscaal vlak is het  autonoom gemeentebedrijf Digipolis (AG DA) gestructureerd als een zelfstandige groepering van personen (“kostendelende vereniging; KDV”) zoals voorzien in artikel 44, §2bis van het btw-wetboek, zodat er geen bijkomende btw-kost is ten aanzien van de stad, het OCMW en een aantal extern verzelfstandigde agentschappen. Anderzijds is de kostendelende vereniging complex, dient een degelijke boekhoudkundige en administratieve opvolging gegarandeerd te worden en zijn er voorafgaandelijke afstemmingen met de fiscale administratie nodig om rechtszekerheid te bieden op vlak van fiscale behandeling. 

Op 20 oktober 2020 leverde de Dienst Voorafgaande Beslissingen  van de FOD financiën een ruling af waarin bevestigd werd dat Digipolis, onder bepaalde voorwaarden, de btw-vrijstelling voor kostendelende verenigingen kan toepassen. Onder deze ruling is AG Digipolis verplicht om haar leden factureren voor de geleverde goederen en diensten en voor hun aandeel in de gezamenlijke kosten. De ruling legt voorwaarden op over de kostendeling die in de praktijk heel wat administratieve handelingen vragen. 

Het financieel systeem SAP werd in november 2022 geprogrammeerd om de kostendeling en BTW sturing voor de klanten van AG Digpolis te faciliteren. Na een interne controle in de zomer van 2023 bleek dat zowel de programmatie van de BTW-matrix en de opzet van masterdata diende bijgestuurd te worden. Deloitte Consulting & Advisory cvba werd gecontacteerd om een BTW analyse uit te voeren, foutieve masterdata te identificeren en de nodige rechtzettingen uit te voeren. Uit de analyse blijkt dat de diep uitgewerkte methode van het werkelijk gebruik bij Digipolis leidt tot een complexe btw set-up die moeilijk beheersbaar is in de praktijk. 

Het Decreet Lokaal Bestuur legt met betrekking tot de stedelijke extern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen een aantal verplichtingen op voor uitvoering in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden. Zo moeten er evaluaties van de uitvoering van de beheers- en samenwerkingsovereenkomsten en van de verzelfstandiging zelf gebeuren, moeten nieuwe afvaardigingen naar de bestuursorganen worden beslist door de gemeenteraad en moeten nieuwe beheers- en samenwerkingsovereenkomsten worden afgesloten met de stedelijke verzelfstandigde agentschappen.

De bedrijfseenheid financiën wenst in het kader van de voorbereiding van de wettelijke verplichtingen 2025 een (studie)opdracht in de markt te zetten.

Gunning
Voor de opdracht "Optimalisatie van juridische en fiscale organisatievorm van AG Digipolis Antwerpen" werd onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking GAC_2024_03116 uitgeschreven. Op 3 mei 2024 diende de firma Deloitte Consulting & Advisory, Lange Lozanastraat 270 te 2018 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0474.429.572 een offerte in.

In toepassing van artikel 42, §1, eerste lid, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 143.000 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, kan de aanbestedende overheid – wanneer ze de noodzaak daartoe aantoont – een opdracht plaatsen die één of meer vaste gedeelten en één of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Hoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De uitvoering van de voorwaardelijke gedeelten is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomstig de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten. De uitvoering van het voorwaardelijk gedeelte mag de algemene aard van de opdracht niet wijzigen.

In toepassing van artikel 81 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, baseert de aanbestedende overheid de gunning van de overheidsopdracht op de economisch meest voordelige offerte. De economisch meest voordelige offerte uit het oogpunt van de aanbestedende overheid wordt vastgesteld rekening houdend met de gunningscriteria. Ze vermeldt de gunningscriteria in de aankondiging van de opdracht of in een ander opdrachtdocument.

In toepassing van artikel 83 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten samen gelezen met artikel 76 van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017, onderzoekt de aanbestedende overheid de regelmatigheid van de offertes.

In toepassing van artikel 35 van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017, onderwerpt de aanbestedende overheid de ingediende offertes aan een prijs- of kostenonderzoek.

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

Artikel 56, §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Bestek
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria:

1. Prijs op een totaal van 30 punten.
2. Plan van aanpak, methodologie, meerwaarden, op een totaal van 70 punten.

Gunning
Er werd een gemotiveerd gunningsverslag opgemaakt dat als bijlage bij dit besluit wordt gevoegd. Inzake de kwalitatieve selectie werd de enige inschrijver betrouwbaar en geschikt bevonden. De offerte van de enige inschrijver werd regelmatig bevonden. 

De  offerte werd als volgt beoordeeld: