Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) keurde het college goed om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget werden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.
Op 18 december 2020 keurde het college goed om alle IT-projecten centraal op te volgen in een projectlevenscyclus (jaarnummer 10471). Het uitgangspunt is dat het eigenaarschap van de projecten bij de bedrijfseenheden ligt. Daarnaast is een centrale regie van de totale projectenportefeuille noodzakelijk om ervoor te zorgen dat:
Op 2 juli 2021 (jaarnummer 5396) keurde het college de digitale transformatiestrategie goed.
Op 6 december 2022 werd de stad getroffen door een cyberaanval. Dit had erg veel impact op de lopende projecten en op de opstart van nieuwe projecten.
Op 17 maart 2023 (jaarnummer 1558) besloot het college een aantal prioritaire projecten uit te voeren en een aantal opportuniteitsprojecten vast te leggen. Opportuniteitsprojecten zijn projecten die minder dan twintig mandagen vergen bij Digipolis en ook van het infrastructuurteam een beperkte inspanning vragen. Er werden op volgende data extra dringende prioritaire projecten goedgekeurd: 17 november 2023 (jaarnummer 7861) en op 1 maart 2024 (jaarnummer 1645).
Na de cyberaanval zijn er nog een aantal ingrepen nodig om tegen de start van de volgende legislatuur de effecten van de cyberaanval weg te werken die impactvol zijn. De bedrijfseenheden hebben deze noodzakelijke ingrepen geïnventariseerd. Digipolis engageert zich om deze op te starten in de tweede helft van 2024.
Het gaat om 18 projecten in het tabblad "cyber" van de excel in bijlage.
Verschillende projecten dienen opgestart te worden wegens het aflopen van het contract of door wettelijke verplichtingen. Ook deze zullen in de loop van de tweede helft van 2024 worden opgestart.
Het gaat om 5 projecten in het tabblad "contract_wet_verplichting" van de excel in bijlage.
Intussen is er, na de grote inzet op het remediëren van de gevolgen van de cybercrisis, bij Digipolis een zekere capaciteit vrij om nieuwe projecten op te starten. Het gaat om transformatieprojecten waarvan het voortraject in de tweede helft van 2024 kan opgestart worden bij Digipolis.
Het gaat om 20 projecten in het tabblad "PLC" (projectlevenscyclus) van de excel in bijlage.
Digipolis en het verantwoordelijke bedrijf zullen voor alle projecten samen de scope bepalen, ook in functie van de beschikbare capaciteit bij Digipolis en de stad. De projecten die dit jaar niet opgeleverd worden, zullen opnieuw volgens de vooropgestelde werking uit de digitale transformatiestrategie opgestart en opgevolgd worden. Dit betekent dat de bedrijfseenheid samen met Digipolis een business case zal uitwerken en deze op de klankbordgroep digitale transformatie geëvalueerd zal worden. De projecten volgen dan verder de vooropgestelde projectlevenscyclus. De gebudgetteerde business cases zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
De cluster investeringen digitale transformatie (2LWS06098) beschikt over voldoende middelen om het budget voor de opstart van deze projecten te dragen. De concrete financiële gevolgen en vastleggingen zullen in een afzonderlijk besluit aan het college voorgelegd worden ter goedkeuring.
Het college keurt goed om deze projecten op te starten en vraagt de bedrijfseenheden om samen met Digipolis de scope, timing, budget en planning op te maken.