2024_CBS_05715 - Stadsontwikkeling. Vergunningen - Externe bijstand Q3 - Goedkeuring

De dienst Vergunningen van de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling is verantwoordelijk voor het adviseren en afleveren van omgevingsvergunningen en andere daaraan verbonden producten (meldingen milieu en stedenbouw, geacht vergund, beroepen bij de deputatie, vastgoedinformatie, bijproducten milieu, terrastoelatingen, …).

Deze producten dienen te voldoen aan strikte wettelijke voorwaarden en de afhandeling ervan dient te gebeuren binnen strikt wettelijke termijnen. Het niet naleven ervan brengt risico’s met zich mee, zowel voor de stad als voor de burger.

Het college voorzag via besluit van 2 juli 2021 (jaarnummer 5524) in een jaarlijkse actualisatie van het personeelskader Vergunningen bij AMJP in het voorjaar. Met de aanpassing van het meerjarenplan zou jaarlijks bekeken worden wat de personeelsnoden zijn en zou dit bedrag ongecompenseerd worden gevraagd.

Op 26 mei 2023 (jaarnummer 3509) keurde het college de IKA-lights goed zoals opgenomen in de bijlage.

Bij gebrek aan AMJP in het voorjaar 2024 werd in de zitting van 29 maart 2024 (jaarnummer 2875) besloten om – zoals in 2023 – een afzonderlijke besluitvorming van het college te nemen over het fluctuerend personeelskader Vergunningen 2024.

Op basis van de werkwijze conform het principebesluit uit 2021, werd in de beslissing van 29 maart 2024 (jaarnummer 2875) , een raming van de benodigde capaciteit voor het jaar 2024 geactualiseerd. Om het verwacht aantal dossiers in 2024 in te schatten hield de actualisatie rekening met:

• de evolutie van het aantal ingediende dossiers in de afgelopen 3 jaren;
• het aantal dossiers/vte dat op jaarbasis behandeld wordt (theoretische basis op basis van de werklastmeting Interne Audit 2019);

• beperkte piekopvang door middel van externe ondersteuning.

Voor 2024 werden op basis van dezelfde methode en het 3-jaarlijks gemiddelde 7.355 te behandelen dossiers verwacht. De daarmee corresponderende VTE-capaciteit komt overeen met een fluctuerend personeelskader van 39,3 VTE bovenop het regulier kader van 74,8 VTE.

De kostprijs van de berekende 39,3 vte zou neerkomen op 3.439.974,00 euro.

Uit voorzichtigheid werd in de beslissing van het CBS van 5 april 2024 voorgesteld om de toepassing van het fluctuerend kader voor 2024 als volgt op te delen:

• Interne capaciteit 2024: Aanhouden van hetzelfde kader uit 2023 a rato van 30,3 vte – geraamd op 2.808.841,00 euro
• Externe ondersteuning 2024: geraamd op maximaal 631.133,00 euro de beschikbare werkingsmiddelen uit het meerjarenplan 2024 op de doelstelling 2WNS03_Ruimtelijke ordening werden reeds aangewend voor ondersteuning tijdens het eerste kwartaal. De noodzaak tot inzet van externe ondersteuning voor de volgende 3 kwartalen zou voorafgaand aan ieder kwartaal geëvalueerd worden op basis van de evolutie van het actueel aantal vergunningsaanvragen. 

In de eerste helft van 2024 werden 3461 dossiers behandeld bij de dienst omgevingsvergunningen.  Dit cijfer correspondeert in grote mate met de prognose die gemaakt werd voor 2024.

• Voor het derde kwartaal wordt de inzet van externe ondersteuning geraamd op 129.723,13 euro.
• Over het tweede kwartaal werd een bestelling voor externe ondersteuning geplaatst van 214.904,95 euro, een deel van deze vastlegging zal overgedragen kunnen worden voor de betaling van prestaties uit het derde kwartaal.
• Voor de prestaties van externe ondersteuning van het derde kwartaal wordt om die reden voorzien in een bijkomende vastlegging van 93.500,00 euro.

Zoals vastgelegd in het kaderbesluit 2024 (2024_CBS_02875) wordt de kostprijs van het fluctuerend kader 2024 a rato van 39,2 VTE geraamd op 3.439.974,00 euro (gemiddelde loonindex 2024).

Deze extra uitgaven van 3.439.974,00 euro worden voorgeschoten op de bestaande personeelskredieten 2024 in afwachting van de aanpassing van het meerjarenplan in het najaar 2024 waar deze terugkomen naar de personeelslijn indien nodig.

Het college keurt op basis van deze middelen een volgende bestelling door bestelbon 4005622702 goed tot externe ondersteuning voor het derde kwartaal  aan de firma Sweco Belgium BV ter waarde van 93.500,00 euro (inclusief btw). Dit onder voorbehoud goedkeuring IKA-light die op dezelfde zitting ter goedkeuring wordt voorgelegd. 

Het budget wordt voorzien door middel van een IKA-light vanuit de personeelslijn (2WNS039901A00000/5152000000/6202/2400/SUB_NR) voor 93.500 euro naar het budgetadres van de externe ondersteuning (2WNS030101A00000/5151500000/613/2400/SUB_NR).