2024_CBS_09661 - Selectieleidraad GAC_2024_03324. Ontwerp en productiecoördinatie van story, scenografie en wayfinding voor het Rubenshuis - Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

Sinds 2016 en nog tot en met minstens 2030 ondergaat het Rubenshuis een ingrijpende gedaanteverwisseling dankzij een doordacht en duurzaam masterplan. Het doel ervan is de infrastructuur te verbeteren en een kwalitatievere beleving aan te bieden.

De eerste fase van dit plan werd in augustus 2024 voltooid, met de opening van een nieuw onthaalgebouw en een heraangelegde tuin. In de tweede fase zullen de kunstenaarswoning, het hoveniershuisje en de Kolvenierssite worden gerestaureerd. De aanbestedingsprocedure voor aanstelling van een ontwerpteam voor deze architectuuropdracht is lopende.

Dit restauratie-renovatieproject biedt een uitgelezen kans voor een volledige vernieuwing van de vaste presentatie: vele beperkingen naar klimatisatie en toegankelijkheid vallen weg en er kunnen meer zalen worden opgenomen in het museaal parcours. Naast scenografie en wayfinding wil het Rubenshuis ook nieuwe verhaallijnen uitwerken met andere uitgangspunten en nieuwe accenten. Zij wenst voor de onderdelen scenografie, wayfinding en story een ontwerpteam aan te stellen die ervaring en kennis heeft in deze disciplines.

De voorliggende opdracht betreft het aanstellen van een multidisciplinair ontwerpteam voor:

1. Het ontwerpen van de story en scenografie voor de vernieuwde vaste opstelling in de kunstenaarswoning, het hoveniershuisje en de tuin, inclusief de opvolging van de werken voor de realisatie van het scenografisch ontwerp en eventuele ruimtevullende en/of ingebouwde multimediaproducties.
2. Het ontwerpen van de story en scenografie voor de vernieuwde, innovatieve invulling van de Rubens Experience, inclusief de opvolging van de werken voor de realisatie van het scenografisch ontwerp en ruimtevullende en/of ingebouwde multimediaproducties.
3. Beperkt storydesign voor de Kolvenierssite.
4. Concept design voor analoge en digitale bemiddelingsinstrumenten, evenals voor multimediaproducties voor de vaste opstelling en de Rubens Experience.
5. Het ontwerpen van de inrichting van publieksruimtes in de kunstenaarswoning, het hoveniershuisje en het Kolveniershof, inclusief de opvolging van de werken voor de realisatie van het scenografisch ontwerp.
6. Het ontwerpen van wayfinding en signalisatie naar, in en rondom de kunstenaarswoning, het hoveniershuisje, de tuin en het Kolveniershof, inclusief de opvolging van de productie en installatie van de signalisatie.

Dit alles zal in goede en regelmatige afstemming gebeuren met de opdrachtnemer van de architectuuropdracht 'Rubenssite'.

In toepassing van artikel 38, §1, eerste lid, 1°, b) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij mededingingsprocedure met onderhandeling omdat ze ontwerp- of innovatieve oplossingen bevat.

Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.

Artikel 56, §3, 5° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.

Met de gemeenteraadsbeslissing van 24 juni 2019 (jaarnummer 00458) werd bepaald dat aan de gemeenteraad per kwartaal kennis wordt gegeven van alle opdrachten op het investeringsbudget waarvoor het geraamde bedrag (excl. btw) de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overschrijdt.

Maximaal drie geschikte kandidaten worden geselecteerd op basis van hun technische en beroepsbekwaamheid. Deze bekwaamheid wordt getoetst aan de hand van de volgende selectie-eisen:

Referentie-opdrachten op een totaal van 75 punten

1. Ontwerp en productiecoördinatie scenografie: 1 referentieopdracht over 'ontwerp en coördinatie van scenografie' van een presentatie oude kunst of erfgoedobjecten in een publiek gebouw met hoge erfgoedwaarde en/of beschermd statuut. De opdracht moet voorlopig zijn opgeleverd na 2013 en een minimaal realisatiebudget van € 100.000 hebben (excl. btw, excl. ereloon). 'Design & build'-opdrachten zijn toegestaan.

2. Storytelling: 1 referentie-opdracht van 'ontwerp van een story en vertaling naar een bemiddelingsinstrument' waaruit kennis en ervaring blijkt om een historisch verhaal te ontwikkelen voor een breed en divers publiek in fysiek parcours doorheen een museum of cultureel gebouw. De opdracht moet voorlopig zijn opgeleverd na 2018 en een minimaal realisatiebudget van € 30.000 excl. btw hebben.

3. Ontwerp en projectcoördinatie multimediale installaties: 1 referentie-opdracht over 'ontwerp en coördinatie van de realisatie van multimediale installaties met narratieve content' in een museale of culturele omgeving. De opdracht moet voorlopig zijn opgeleverd na 2018 en een minimaal realisatiebudget van € 200.000 hebben (excl. btw, excl. ereloon). 'Design & build'-opdrachten zijn toegestaan.

4. Ontwerp wayfinding: 1 referentieopdracht over 'ontwerp en coördinatie van de productie en plaatsing van permanente wayfinding' in een museum of cultureel gebouw. De opdracht moet voorlopig zijn opgeleverd na 2018 en een minimaal realisatiebudget van € 15.000 hebben (excl. btw, excl. ereloon). 'Design & build'-opdrachten zijn toegestaan.

5. Ontwerp ruimte voor publiekswerking: 1 referentieopdracht over 'ontwerp en coördinatie van de realisatie van het ontwerp van een ruimte voor publiekswerking' in een museale of culturele omgeving. De opdracht moet voorlopig zijn opgeleverd na 2018 en een minimaal realisatiebudget van € 15.000 hebben (excl. btw, excl. ereloon). 'Design & build'-opdrachten zijn toegestaan.

Studie- en beroepskwalificaties op een totaal van 25 punten

De kandidaat-inschrijver dient aan te tonen dat hij over de noodzakelijke personele middelen beschikt om deze opdracht tot een goed einde te brengen. Hij toont dit aan door voor elk van onderstaande disciplines minstens 1 personeelslid voor te dragen met minimum 5 jaar relevante beroepservaring:

• Museale scenografie
• Interieurontwerp
• Grafisch ontwerp
• Storydesign en storytelling
• Multimediadesign en development
• Lichtdesign
• Ontwerp wayfinding en signalisatie
• Projectleiding en productiecoördinatie

Voor de expertise ‘projectleiding en productiecoördinatie’ dienen bijkomend minstens 2 referentieopdrachten te worden gegeven waar de expert museale scenografie de leiding had.

Het budget voor de studieopdracht is voorzien op boekingsadres 2024-2025/5112000000/221/2BRS010201V03035/SUB_NR/2SA070720. Bij aanpassing meerjarenplan 9 zal dit projectbudget verschoven worden over de jaren, volgens de verwachtte aanrekeningen.

Binnen de totaalraming van de bovenvermelde studiefase is ook een wedstrijdvergoeding voorzien voor drie deelnemers. Allen krijgen hiervoor een wedstrijdvergoeding van 10.000,00 euro exclusief BTW. De twee verliezende ontwerpen zullen afgerekend worden op exploitatie. Hiervoor wordt eveneens bij aanpassing meerjarenplan 9 het projectbudget verschoven van investeringen naar exploitatie.