2015_CBS_10489 - Sport - Sportevenementen. Kalender bovenlokale sportevenementen 2016 - Goedkeuring

Het begrote werkingsbudget sportevenementen 2016 voor de reeds geplande evenementen bedraagt 1.150.000,00 EUR. Dit wordt betaald vanuit de werkingstoelage die de vzw Antwerpen Sportstad ontvangt van de stad Antwerpen (budgetplaats 5116535000, budgetpositie 649434 en functiegebied: 1SBR070102A00000; 1SBR060303A00000).

De inkomstenderving voor de stedelijke zwembaden die ter beschikking worden gesteld voor de ondersteunde zwemevenementen wordt in totaal geschat op 28.339,85 EUR.

De vzw Antwerpen Sportstad ondersteunt op jaarbasis ongeveer 60 bovenlokale sportevenementen. Dit zijn publieksgerichte binnen– of buitenactiviteiten waarbij een relatief groot aantal deelnemers of bezoekers (streefgetal minstens 1.500) actief sport beoefent (actieve sportbeoefening) en/of een sportvertoning bijwoont (passieve sportbeoefening). Deze evenementen hebben een tijdelijk karakter en een Vlaamse, nationale en/of internationale reikwijdte en uitstraling. Bovenlokale sportevenementen hebben een stedelijke impact en zijn een duidelijke meerwaarde ten opzichte van het reguliere aanbod. We onderscheiden vier soorten sportevenementen: topsportevenementen, breedtesportevenementen, doelgroepevenementen en sportspektakelevenementen.

Een topsportevenement is een competitief sportevenement van hoogstaand sportief niveau met deelname van Vlaamse, nationale en/of internationale topatleten of teams binnen een bepaalde sportdiscipline, die behoort tot een Vlaamse, nationale of internationale sportfederatie. Enkele voorbeelden hiervan zijn het Belgisch Kampioenschap zwemmen, Jumping Antwerpen, de Bekerfinale volleybal en de Wereldbekermanche biketrial. Met een breedtesportevenement bedoelen we een competitief en/of recreatief sportevenement toegankelijk voor het brede publiek met de nadruk op actieve sportparticipatie. Beste voorbeeld hiervan is de Antwerp 10 Miles. Een doelgroepevenement is een competitief en/of recreatief sportevenement voor een vooraf bepaalde doelgroep (bijvoorbeeld studenten, personen met een handicap, senioren, holebi’s,…). De World Outgames (2013) en de Europese Spelen van Special Olympics (2014) zijn hiervan goede voorbeelden. Tenslotte is een sportspektakelevenement geen officieel topsportevenement maar een sportshow, race, sportdemonstratie of sportgala waarbij de nadruk ligt op spektakel en entertainment met grote publieksopkomst. Een goed voorbeeld hiervan is het jaarlijkse Na Tour Dernyspektakel dat plaatsvindt aan het MAS.

Er wordt gestreefd naar een aantrekkelijk aanbod van bovenstaande sportevenementen met een mooie mix van jaarlijks wederkerende en éénmalige sportevenementen. Evenementen op de openbare weg zijn onderworpen aan een toelating van de burgemeester en een evenementenvergunning die wordt verwerkt in een uitvoeringsbesluit dat wordt voorgelegd aan het college. Nieuwe evenementen op openbaar domein worden telkens voorgelegd aan het college in de vorm van een toetsingsbesluit. Dit is niet van toepassing voor evenementen die binnen plaats vinden (bijvoorbeeld in stedelijke sportinfrastructuur, Lotto Arena of Sportpaleis). De organisatoren ondertekenen telkens een sportcharter (zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 22 mei 2006, jaarnummer 1149). Voor de evenementen met uitgebreide ondersteuningsinzet en stedelijke impact wordt een overeenkomst op maat uitgewerkt, met de rechten en plichten van beide partijen.

Bij de uitwerking van de kalender wordt gestreefd naar een goede spreiding in tijd en ruimte. Dit maakt de kalender interessanter voor de burger, verdeelt de mogelijke overlast en laat de ondersteunende stadsdiensten toe een kwalitatieve ondersteuning te bieden. Een groot deel van de bovenlokale sportevenementen vergen een uitgebreide ondersteuning van diverse stadsdiensten, waarbij politie en de bedrijfseenheid stadsbeheer de meest bevraagde diensten zijn. Sommige van deze projecten worden financieel ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad.

Een tijdige planning is noodzakelijk en de kalender voor het nieuwe kalenderjaar wordt telkens in het najaar afgestemd met de dienst ondernemen en stadsmarketing/evenementen en filmcel, de politie en de bedrijfseenheid stadsbeheer om conflicterende aanvragen te voorkomen en op te lossen en drukke weekends te identificeren. Het overzicht van drukke weekends 2016 wordt door de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing eerstdaags voorgelegd aan het college en de sportevenementenkalender is hier op afgestemd. 

Dit besluit geeft een overzicht van de bovenlokale sportevenementenkalender van 2016 van de nu reeds gekende projecten. Het college en de ondersteunende diensten zijn hiermee tijdig op de hoogte van de geplande projecten en bij goedkeuring van dit besluit verkrijgen organisatoren tijdig een principiële goedkeuring waarbij de details van de ondersteuning verder wordt uitgewerkt door de vzw Antwerpen Sportstad. Voor projecten met een uitgebreide logistieke- en mobiliteitsimpact wordt de evenementenvergunning verwerkt in een uitvoeringsbesluit dat wordt voorgelegd aan het college. Voor projecten met beperkte impact wordt de evenementenvergunning afgehandeld via een toelating burgemeester. Van zodra het college kennis heeft genomen van de nieuwe richtlijnen betreffende tijdelijke inname van het openbaar domein voor evenementen en een aangepast opportuniteitskader en retributiereglement voor inname van het openbaar domein voor evenementen heeft goedgekeurd, zullen deze gerespecteerd worden en zullen de evenementen ingedeeld worden in verschillende categorieën. 

In bijgevoegde tabel wordt een overzicht weergegeven van de geplande sportevenementen met datum en locatie(s), de gevraagde stedelijke ondersteuning (in grote lijnen), de financiële steun van de vzw Antwerpen Sportstad en de wijze van afhandeling (detailbesluit of toelating burgemeester). 

Dit besluit kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 waarbij het stadsbestuur wil inzetten op het aantrekken van internationale topsportevenementen die de stad Antwerpen tot ver buiten de grenzen profileren als sportstad en olympische stad (331). Hiernaast wenst het bestuur het beleid om grote sportgebeurtenissen aan te trekken verder te zetten (349). Het aantrekken en ondersteunen van interessante sportevenementen kadert bovendien in het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

Dergelijke evenementen met nationale of internationale uitstraling zijn belangrijk voor onze stad. Het positieve, bruisende imago van de stad Antwerpen wordt benadrukt en het evenement is een sociale ontmoetingsplaats voor jong en oud, sportief en minder sportief. Ook zijn deze evenementen van economisch en promotioneel belang voor de stad Antwerpen (citymarketing).

Stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). Een democratische deelname- en/of toegangsprijs wordt afgesproken met de organisatoren.

Voor de projecten met financiële ondersteuning dienen de organisatoren de nodige aanvraag- en verantwoordingsstukken in te dienen. Onderstaande aanvraagstukken worden ingediend bij de aanvraag:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten en uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• sponsordossier en voorlopig communicatie- en mediaplan van het project in kwestie.

Het toelagebedrag wordt uitbetaald na afloop van het evenement en na ontvangst van (uiterlijk drie maanden na afloop van het evenement): 

• gedetailleerd evaluatieverslag van het evenement;
• TV-beeldmateriaal van het evenement (indien beschikbaar, technische specificaties worden doorgegeven);
• afrekening van het evenement en kopijen van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag;
• debetnota voor uitbetaling van het toelagebedrag (vrijgesteld van btw), met vermelding van het evenement en de contactgegevens en het rekeningnummer van de organisatie, ter attentie van de vzw Antwerpen Sportstad afdeling sportevenementen, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er voor deze projecten een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• eventuele aanrekening retributie zal worden bekeken volgens de nieuwe richtlijnen "Retributiereglement tijdelijke inname van het openbaar domein voor evenementen en commerciële activiteiten".

Groepscharter van 26 september 2014 (jaarnummer 9727) en samenwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad van 28 november 2014 (jaarnummer 11739).

Overeenkomstig het gemeenteraadsbesluit van 29 juni 2015 (jaarnummer 367) betreffende het retributiereglement voor het gebruik van de stedelijke zwembaden, sporthallen, openlucht sportinfrastructuur en de ijsbaan.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Het retributiereglement Evenementenhal Park Spoor Noord van 19 november 2013 (690) en het stedelijke gebruiksreglement infrastructuur stadsbeheer van 16 december 2013 (854).