2015_CBS_08522 - Fondsen. Eurodesk - Deelname SELECT for Cities. Stedelijke cofinanciering en doorstorting subsidie aan Digipolis. Principebeslissing - Goedkeuring

Zodra het subsidiecontract ondertekend wordt en de subsidie effectief wordt toegekend, zal een subsidiefiche worden opgemaakt, op basis waarvan de ontvangsten en uitgaven die met dit project gepaard gaan, in het meerjarenbudget kunnen worden ingeschreven (bij budgetwijziging 2016). Pas na inschrijving in het meerjarenbudget zal de doorstorting aan Digipolis geregeld kunnen worden.

Aan de gemeenteraad zal de consortiumovereenkomst (waarin de rechten en plichten van de verschillende partners worden opgenomen) nog worden voorgelegd. Onderhavige principebeslissing kan op dat moment verder geconcretiseerd worden.

Wat de toelage van 120.000,00 euro aan Digipolis betreft, deze uitgave is reeds voorzien op volgende budgettaire dimensies:

• Budgetplaats: 5174535000
• Budgetpositie: 649440
• Functiegebied: 1SSB060203A00000
• Subsidie: SUB_NR
• Fonds: intern
• Budgetperiode: 1600 – 1700 – 1800

Op 10 april 2015 (jaarnummer 2985) besliste het college om in samenwerking met steden Helsinki en Barcelona een subsidieaanvraag in te dienen voor de ontwikkeling van de stad als een 'Internet of Everything lab'. De subsidie, vanuit Horizon2020 (het EU-subsidieprogramma voor onderzoek en innovatie), betreft de financiering van pre-commerciële aanbestedingen, die het consortium van steden gezamenlijk zal ondernemen. De deelname van de stad, en vooral dan de aanbesteding zelf en de ontwikkeling van het living lab, wordt ondersteund door Digipolis Antwerpen en het digitale onderzoekscentrum iMinds, die beiden het consortium als partner vervoegen. Titel van de subsidieaanvraag is 'SELECT for Cities'.

Deelname aan SELECT for Cities biedt grote opportuniteiten:

• binnen het project kan de stad samenwerken met digitale koplopers Helsinki en Barcelona;
• binnen het project zal een platform ontworpen worden, dat gebaseerd is op de digitale principes en waarmee we de grote challenges voor de toekomst kunnen laten ontwikkelen (concept-protoyping) en op grote schaal (in drie grote Europese steden) kunnen testen in living labs;
• mogelijke challenges (worden nog onderzocht tijdens de eerste fase van het project en dus definitief vastgelegd) zijn: care4 (monitoring van patiënten/ouderen met automatische triggers naar familie/huisarts/spoeddienst), OContact (100% digitale dienstverlening), 1HOUR (elke dag 1 uur besparen in mobiliteit), 7OUTof10 (in 2050 woont 7 op 10 in stedelijk gebied, dus hoe gaan we dan om met afvalbeheer, luchtkwaliteit, lawaai, water, energie, …), 21C (shopping experience voor 21ste eeuw), 1/2BILLION (jaarlijks zijn er wereldwijd 1 miljard toeristen, 50% daarvan doet Europa aan, hoe kunnen we toeristen digitaal benaderen?);
• kleine en middelgrote ondernemingen kunnen hieraan meewerken (co-creatie), omdat de testmarkt/afzetmarkt groot is (al van bij de start zijn drie grote steden betrokken).

In augustus 2015 werd Forum Virium Helsinki (ICT-dienstverlener van stad Helsinki, en hoofdpartner binnen het consortium) door de Europese Commissie op de hoogte gebracht dat de subsidieaanvraag positief gerangschikt werd, en dat de onderhandeling van een subsidiecontract opgestart kon worden. Momenteel lopen deze onderhandelingen. Forum Virium Helsinki en de Europese Commissie stellen voorop om tegen uiterlijk 14 november 2015 het subsidiecontract te ondertekenen. Indien het subsidiecontract tijdig ondertekend wordt, kan het project aanvangen op 1 januari 2016 (en vervolgens gedurende 36 maanden lopen tot en met 31 december 2018). Het subsidiecontract zal aanleiding geven tot de opstelling en onderhandeling van een consortiumovereenkomst, dat door alle partners van het consortium ondertekend dient te worden. Om de deelname van de stad aan het consortium juridisch te verankeren, zal deze consortiumovereenkomst worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

In de subsidieaanvraag werd overeengekomen dat de uitgaven voor de gezamenlijke aanbestedingen worden opgenomen in het projectbudget van Forum Virium Helsinki, Institut Municipal d'Informatica de Barcelona (ICT-dienst van stad Barcelona) en Digipolis Antwerpen (ICT-dienstverlener voor stad Antwerpen). Voor Digipolis Antwerpen bedraagt het aanbestedingsbudget in de aanvraag 1.460.000,00 euro. Dit bedrag moet nog bevestigd worden in het subsidiecontract. 70% van de aanbestedingsuitgave wordt gesubsidieerd vanuit de Europese Commissie, en aldus is er nood aan cofinanciering om het overige deel van 30% te dekken. Dit geldt eveneens voor andere noodzakelijke kosten (onder andere juridische ondersteuning en reiskosten voor consortiummeetings), waar de subsidie op 70% wordt vastgelegd. Om te voorzien in de nodige cofinanciering, werd in het collegebesluit van 10 april 2015 reeds bepaald dat de stad zal cofinancieren door enerzijds bestaand personeel in te zetten op het project, en anderzijds door binnen het stedelijk communicatiebudget 120.000,00 euro vrij te maken.

Hoewel de uitgaven voor de aanbestedingen opgenomen zijn in de budgetten van de ICT-partners van het consortium, zijn alle partners gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de aanbestedingen en aldus voor het ter beschikking stellen van de nodige cofinanciering. Wat de aanbesteding vanuit het Antwerpse budget betreft, waarvoor de uitgaven zijn opgenomen bij partner Digipolis, dient er in kaart te worden gebracht op welke wijze de aanbesteding gefinancierd zal worden. Omdat het finale projectbudget en dus de subsidiebedragen pas bij ondertekening van het subsidiecontract bevestigd zullen worden, gaat het hier om een principebeslissing. Belangrijk is door middel van deze beslissing Digipolis ervan te verzekeren dat de stad de nodige cofinanciering zal aanleveren, waardoor de facturen van de opeenvolgende aanbestedingen (voor een totaalbedrag van 1.460.000,00 euro, zoals vermeld in de subsidieaanvraag, waarvan slechts 70% gesubsidieerd wordt) effectief betaald kunnen worden.

Het college wordt gevraagd om principieel te beslissen dat de stedelijke cofinanciering van de aanbestedingen die vanuit Digipolis vergoed zullen worden, op volgende wijze zal verlopen:

• door middel van een toelage van 120.000,00 euro, die voorzien is in het meerjarenbudget, evenredig gespreid over drie jaren (2016-2018), waarbij bij aanvang van elk jaar een storting van 40.000,00 euro aan Digipolis zal worden overgemaakt;
• door middel van doorstorting aan Digipolis van de subsidie die stad Antwerpen zal ontvangen voor de inzet van bestaand personeel en indirecte overhead. In de subsidieaanvraag werd de personeelsinzet geraamd op 152.750,00 euro (waarvan 70% gesubsidieerd) en de totale overheadkosten op 40.187,50 euro (waarvan 70% gesubsidieerd). Tijdens de loop van het project zullen de gemaakte kosten periodiek gerapporteerd worden aan de Europese Commissie, en zal het subsidiebedrag na een controle van de bewijsstukken gestort worden op het rekeningnummer van stad Antwerpen. Aan Digipolis wordt verzekerd dat de doorstorting onmiddellijk zal plaatsvinden nadat het subsidiebedrag effectief op de rekening van de stad werd gestort. Hiertoe zullen, op basis van een subsidiefiche, de ontvangsten en uitgaven die met het project gepaard gaan, in kaart worden gebracht, en in het meerjarenbudget worden ingeschreven. Omdat aan het einde van het project er mogelijk een positief saldo zal resteren (indien de optelsom van enerzijds de subsidiëring van personeel en overhead, van stad en Digipolis samen, en anderzijds de hierboven vermelde toelage hoger uitvalt dan de uitgaven voor de aanbestedingen en gerelateerde directe kosten), wordt de doorstorting van de subsidies voor stad Antwerpen stopgezet zodra alle uitgaven gedekt zijn, en er aldus een nulsaldo wordt bereikt.