De inzet aan mensmiddelen om alle boekhoudkundige taken uit te laten voeren door medewerkers van de stad Antwerpen is gering. Op basis van de prestaties van de externe boekhouder en de grotere complexiteit door BBC, wordt de inzet geschat op 0,1 vte. Er wordt geen financiële compensatie voorzien. Het gaat dan bijvoorbeeld om het invoeren van het budget, de dagelijkse boekhouding en de wettelijke rapportering (jaarrekening en aangiftes). De kost voor de externe boekhouder valt weg uit de werkingskosten van het agentschap.
De gemeenteraad besliste op 29 maart 2010 (jaarnummer 409) om het AG Energiebesparingsfonds op te richten.
Op 26 september 2014 (jaarnummer 742) keurde de gemeenteraad de statuten van het AG Energiebesparingsfonds goed.
De gemeenteraad keurde op 15 december 2014 (jaarnummer 1018) de beheersovereenkomst met het AG Energiebesparingsfonds goed.
In artikel 7 §1 staat dat het agentschap voorziet in een boekhouding overeenkomstig de beleids- en beheerscyclus (BBC) en, indien van toepassing, overeenkomstig de boekhoudwetgeving van 17 juli 1975. Er staat ook dat autonome gemeentebedrijven maximaal moeten werken conform het boekhoudkundig/financieel systeem van de stad, en dat hiervan enkel gemotiveerd kan worden afgeweken.
Tot en met boekjaar 2014 was het AG Energiebesparingsfonds niet onderworpen aan de beleids- en beheerscyclus. De boekhouding gebeurde door een externe boekhouder in samenspraak met medewerkers van het agentschap.
Vanaf 2015 is het agentschap onderworpen aan de wetgeving van de beleids- en beheerscyclus. Het blijft daarnaast ook onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. In de beheersovereenkomst staat de verplichting om te werken met een boekhoudkundig/financieel systeem dat maximaal conform is aan dat van de stad Antwerpen. Door de geringe omvang van het agentschap zijn er niet veel financiële transacties (bijvoorbeeld slechts 250 inkomende facturen per jaar). Het opzetten en voeren van de nieuwe boekhouding voor het agentschap kan het meest efficiënt gebeuren door gebruik te maken van de expertise van de stedelijke bedrijfseenheid financiën en door gebruik te maken van de bestaande opzet in het Gemeenschappelijk Financieel Platform (GFP).
Om de continuïteit te garanderen hebben medewerkers van de bedrijfseenheid financiën ervoor gezorgd dat de boekhouding van AG Energiebesparingsfonds met een minimale opzet vanaf nu kan gebeuren in het Gemeenschappelijk Financieel Platform (GFP). Ook omwille van de continuïteit zijn medewerkers van de bedrijfseenheid financiën al gestart om de nodige boekhoudkundige verrichtingen te doen zodat de boekhouding van het AG naadloos verderloopt.
De taken en voorwaarden zijn samengevat in het voorstel van dienstverleningsovereenkomst. De raad van bestuur van het AG Energiebesparingsfonds keurde deze dienstverleningsovereenkomst goed op de raad van bestuur van 5 mei 2015.
Het college bekrachtigt de dienstverleningsovereenkomst over het voeren van de boekhouding van het AG Energiebesparingsfonds door de stad Antwerpen.
Het college bekrachtigt dat de uitvoering van deze overeenkomst binnen de stad, zal worden opgevolgd en uitgevoerd door de bedrijfsdirecteur van de bedrijseenheid financiën.