2015_CBS_10779 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Nieuwjaarsdrink - 3 januari 2016 - Grote Markt en Suikerrui - Goedkeuring

1. Maatregelen parkeer- en verkeersvrije locaties Grote Markt – Kaasrui – Suikerrui - Wisselstraat
Taakafspraken met organisatie in verband met verdwijnpalen Suikerrui:
de verdwijnpalen zijn, zoals gebruikelijk, naar beneden tussen de venstertijd van 7.00-11.00 uur;
de organisatie voorziet in een inzet van vier stewards op 03 januari 2016 aan de verdwijnpalen van de Suikerrui- kant E.V.Dijckkaai – 2000 Antwerpen om het verkeer te begeleiden.
Straatafsluiting Kaasrui – kruispunt met de Melkmarkt:
de organisatie voorziet in de tijdige plaatsing in de Kaasruiter hoogte van het kruispunt met de Melkmarkt;
straatafsluiting dient geplaatst te worden met voorzijde naar de Melkmarkt. Tevens voorziet de organisatie in de tijdige wegneming van deze straatafsluiting bij de afbraak van het evenement.
Straatafsluiting Wisselstraat – kruispunt met de Oude Beurs:
de organisatie voorziet in de tijdige plaatsing in de Wisselstraat ter hoogte van het kruispunt met de Oude Beurs.
Straatafsluiting dient geplaatst te worden met voorzijde naar de Oude Beurs. Tevens voorziet de organisatie in de tijdige wegneming van deze straatafsluiting bij de afbraak van het evenement. 

2. Stewards:
De organisatie dient ten allen tijde te voorzien in een inzet van stewards voor een vlot en veilig verloop van het evenement.
De organisatie maakt tijdig voor het evenement een lijst over met vermelding van het aantal ingezette stewards met vermelding van de voorziene locatie van inzet.

3. Crowd management Nieuwjaarsdrink 03 januari 2016 – organisatie stad Antwerpen:
Risico’s:
• overbevolking van de Grote Markt en de Suikerrui;
• duwen en trekken, kleine schermutselingen aangezien de aangeboden catering en cadeaus beperkt zijn;
• kleine rellen ten gevolge van dronken bezoekers.

Opstelling van stewards:
• op plaatsen waar lange wachtrijen te verwachten zijn worden preventief stewards opgesteld om de wachtenden te informeren en te kanaliseren;
• in totaal worden er 12 stewards opgesteld op het evenement.

  o 2 stands voor het uitdelen van cadeaus:
    aan elke stand staan 2 stewards opgesteld.
Naast deze 2 stewards staat er aan de ingang van de tent ook nog een verantwoordelijke van de stad Antwerpen, die het doorschuifsysteem coördineert.

  o standen catering:
    4 mobiele stewards die regelmatig langs de cateringstand passeren en indien nodig hier ook ingrijpen.

  o Crowd control:
    4 mobiele stewards die over de Suikerrui en Grote Markt wandelen in 2 teams van 2 stewards.

Aansturing stewards:
• op het evenement is permanent een veiligheidscoördinator en een verantwoordelijke van het evenemententeam van de stad Antwerpen aanwezig die via het beleidskanaal met de stewards kunnen communiceren;
• zij lopen beiden rond en sturen de stewards aan.

GROTE MARKT
•    de zichtbaarheid van het toeristisch informatiebord vanop de Grote Markt moet verzekerd blijven;
•    de ingang van de toerismebalie moet gevrijwaard worden;
•    vermijd installaties (podium, kraampjes, containers,...) ter hoogte van Grote Markt 13; 
•    geen containers plaatsen in de Wisselstraat tot aan huisnummer 11;
•    opkuis dient onmiddellijk na het evenement te gebeuren vermits het in een toeristische kernzone doorgaat.

Bij de grote evenementen waarbij de Grote Markt volledig is afgesloten:
Visit Antwerpen zal dit evenement communiceren naar de exploitanten van toeristische rondritten en hen een alternatieve standplaats voorstellen.

De voorwaarden opgelegd door volksgezondheid dienen integraal nageleefd te worden.

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
        
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
•   er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
•   alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
•   alle eventuele schade wordt vergoed; 
•   bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…). 
    
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:    
6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van de bedrijfseenheid stadsbeheer.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel. Dit gaat over klein gevaarlijk afval, olie, gasflessen en glas.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de stad Antwerpen.

Advies nog niet beschikbaar bij het indienen van het collegebesluit. Sowieso zijn de standaardvoorwaarden inzake brandveiligheid van toepassing. Indien hieraan nog additionele of afwijkende voorwaarden worden toegevoegd, zullen deze aan de organisatie worden bezorgd, ter naleving.