2015_CBS_09282 - GAC/2014/2621. Raamovereenkomst audiovisueel materiaal. Wijziging van de opdracht - Patrimonium cultuur. Louisalei 7, cultuurcentrum Hoboken. Het leveren en plaatsen van audiovisueel materiaal, lichtinstallaties en toebehoren op basis van de raamovereenkomst GAC/2014/2621 - Goedkeuring

De uitgave voor het leveren en plaatsen van lichtinstallaties ten bedrage van 123.470,67 EUR, inclusief 21% btw en 5% onvoorziene omstandigheden, zal verrekend worden op het investeringsbudget 2015. Er is voldoende budget beschikbaar.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

In het cultuurcentrum Hoboken legt aannemer IBO nv momenteel de laatste hand aan de bouwwerken gekoppeld aan de opdracht “Renovatie en uitbreiding tot cultuurcentrum – kasteel Gravenhof”.

Extern studiebureau Poponcini & Lootens ir. architecten bvba werd aangesteld voor het ontwerp en de opvolging van deze bouwwerken.
Het nieuwe cultuurcentrum dient echter nog uitgerust te worden met specifieke theatertechnieken die noodzakelijk zijn voor de functie en werking van dit gebouw. Gezien de specificiteit van deze technieken werd het extern studiebureau Poponcini & Lootens ir. architecten bvba aangesteld voor de opmaak van het uitvoeringsdossier en werd er beslist dit apart aan te besteden in deelbestekken.

Specifiek voor het leveren en plaatsen van lichtinstallaties en theaterdoeken in cultuurcentrum Hoboken en cultuurcentrum Zandvliet werd een open aanbesteding GAC/2015/3040 uitgeschreven. Aangezien er geen regelmatige inschrijvers waren, besliste het college op 25 september 2015 (jaarnummer 07937) om deze opdracht niet te gunnen. In hetzelfde collegebesluit werd aangegeven dat in een latere fase nog bekeken zou worden of een nieuw bestek moet worden opgemaakt, dan wel of de aankopen gerealiseerd kunnen worden via de bestaande raamoverkomsten.

Bij nazicht blijkt dat er voor onder meer de aankoop van lichtinstallaties (theaterverlichting, functionele verlichting, …) gebruik kan worden gemaakt van de raamovereenkomst voor het leveren van audiovisueel materiaal (GAC/2014/2621).
Aangezien de opening van het cultureel centrum Hoboken bovendien is voorzien tegen eind november 2015, bestaat de dringende operationele nood om tot aankoop van onder meer de lichtinstallaties over te gaan.

De gemeenschappelijke aankoopcentrale stelt daarom voor om deze aankopen te realiseren mits gebruik te maken van raamovereenkomst GAC/2014/2621, afgesloten met de firma PLAY AV nv, Venecoweg 2, 9810 Nazareth, met ondernemingsnummer 0451.840.945. Bovendien zal de opdracht licht gewijzigd worden conform artikel 37 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

Gelet op de raamovereenkomst GAC/2014/2621 is de stad Antwerpen gerechtigd om in voorkomend geval bijkomende artikelen te bestellen uit de ingediende catalogus van de opdrachtnemer. Om deze reden vroeg de stedelijke bedrijfseenheid stadsbeheer voor het cultuurcentrum Hoboken een offerte PS1504012 aan PLAY AV nv.
In de offerte PS1504012 komen verschillende posten audiovisueel materiaal, theaterverlichting en functionele verlichting voor die rechtstreeks kunnen worden geplaatst onder de raamovereenkomst GAC/2014/2621.

Voor onder meer de vereiste voorbereidingen, de sturing van de verlichting, het tafelblad en diversen die niet (geheel) voorkomen in de cataloog (of de raamovereenkomst) dient de aanbestedende overheid een (kleine) wijziging van opdracht door te voeren. Het voorwerp van de opdracht blijft onveranderd. De opdracht GAC/2014/2621 wordt ten aanzien van het oorspronkelijke opdrachtbedrag slechts gewijzigd voor 11,3% van het geraamde gunningsbedrag volgens de gegunde korf. Het wettelijke percentage van 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag wordt niet overschreden. Daarnaast wordt in een passende compensatie voorzien voor de opdrachtnemer.

De theaterzaal van het cultuurcentrum Hoboken dient immers uitgerust te worden met theatertechnieken, met onder meer lichtinstallaties, om haar specifieke functie en werking te kunnen uitoefenen.
Deze lichtinstallaties dienen (op basis van de sturing) één werkbaar geheel te vormen met de audiovisuele installaties, welke momenteel door de firma PLAY AV nv geplaatst worden in het cultureel centrum. Bovendien lijkt het vanuit logistieke opvolging van herstellingen en onderhoud aangewezen om alle technieken aan één leverancier toe te vertrouwen.

Artikel 37 van het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken bepaalt dat ongeacht de wijze waarop de prijzen worden bepaald, de aanbestedende overheid gerechtigd is de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen, voor zover cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan :
1° het voorwerp van de opdracht blijft onveranderd;
2° buiten de toepassing van de artikelen 26, § 1, 2°, a) en b), en 3°, b) en c), en 53, § 2, 2° en 4°, a) en b), van de wet en artikel 25, 3°, a), en 4°, b), van de wet defensie en veiligheid, blijft de wijziging in waarde beperkt tot vijftien percent van het oorspronkelijke opdrachtbedrag;
3° zo nodig wordt voorzien in een passende compensatie voor de opdrachtnemer.
Van de essentiële bepalingen en voorwaarden van de opdracht kan evenwel enkel op gemotiveerde wijze worden afgeweken, en dit :
1° hetzij door een wijzigingsbevel of elke andere eenzijdige beslissing van de aanbestedende overheid;
2° hetzij door een bijakte.