2015_CBS_09654 - Eurobest 2015 - Overeenkomsten zaalhuur en catering - Goedkeuring

Voor het gebruik van het Felixpakhuis werd een stadsdag goedgekeurd in de collegezitting van 18 september 2015 (jaarnummer 7700). Voor het gebruik van het Red Star Line Museum werd een afwijking op de prijs goedgekeurd in de collegezitting van 3 juli 2015 (jaarnummer 5674). 

Het gebruik van de andere locaties brengt volgende kosten met zich mee.

• Arenbergschouwburg: 22.000,00 EUR (btw niet van toepassing)
• IKON: 3.025,00 EUR (btw inclusief)
• Elzenveld: 26.549,97 EUR (btw inclusief)

Voor de catering voor het jury diner in Red Star Line Museum bleef de offerte van Magnus de gunstigste, voor een bedrag van 9.807,00 EUR (btw inclusief). 

Het totaalbedrag van deze onkosten bedraagt 61.381,97 EUR (btw inclusief).

In navolging van het gemeenteraadsbesluit van 20 oktober 2014 (jaarnummer 819) dat de samenwerking met Eurobest goedkeurt, zal dit bedrag evenredig gedragen worden door de afdelingen ondernemen en stadsmarketing/business en innovatie, ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen en ondernemen en stadsmarketing/externe marketing, van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing.
Dit bedrag blijft onder de inbreng van 96.000,00 EUR die hiervoor goedgekeurd werd in het betreffende besluit.

Op 20 oktober 2014 (jaarnummer 819) keurde de gemeenteraad de overeenkomst goed rond Eurobest 2015, het belangrijkste Europese festival van creativiteit in reclame, marketing, design en de media-industrie. De komst van het festival naar onze stad zal een belangrijke troef zijn in de uitstraling van Antwerpen als creatieve en meeting-toeristische stad.

Eurobest zal plaatsvinden tussen 1 en 3 december 2015 op verschillende locaties in het centrum van Antwerpen, en zal het startschot vormen voor Born in Antwerp, het project waarmee de stad Antwerpen zich tussen december 2015 en december 2016 zal profileren als een broedplaats en thuishaven voor creatief talent. Dit werd goedgekeurd in collegezitting van 27 februari 2015 (jaarnummer 1617).

Onderdeel van de overeenkomst met Eurobest is dat stad voorziet in locaties voor het festival, een netwerkavond, een jurydiner en de jurering zelf, de awards show en de after party. Voor deze uitgaven werd een totaalbudget van 96.000,00 EUR inclusief btw voorzien, zoals beslist werd in collegezitting van 20 oktober 2014 (jaarnummer 9823). De totale uitgaven hiervoor zullen evenredig verdeeld worden tussen drie diensten van de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing: ondernemen en stadsmarketing/business en innovatie, ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen en ondernemen en stadsmarketing/externe marketing.

Naar aanleiding van de locatiebezoeken van de vertegenwoordigers van Eurobest aan de stad, op 14 november 2014 en 23 februari 2015, werden verschillende locaties gecontacteerd, waar mogelijk in optie genomen en voorgesteld aan de organisatoren voor de verschillende programma-onderdelen.

Uit deze locaties werden door de organisatoren weerhouden: Red Star Line Museum voor het jury-diner, het Elzenveld voor de jurering, de Arenbergschouwburg voor het festival, Ikon voor de netwerkavond en het Felixpakhuis voor de afterparty. Deze locaties waren op de gewenste data beschikbaar, sluiten het beste aan bij de praktische vereisten naar capaciteit, bereikbaarheid en uitstraling en liggen waar nodig in mekaars onmiddellijke nabijheid.

De vakjury zal op 29 november 2015 verwelkomd worden met een diner in Red Star Line en vanaf 30 november 2015 tot 3 december 2015 in het Elzenveld zetelen.
Het festival en de awards show zullen plaatsvinden in de Arenbergschouwburg van 1 tot 3 december 2015. De opbouw in beide locaties zal starten op 29 november 2015.
Op 1 december 2015 wordt een ontvangst op het stadhuis georganiseerd voor de deelnemers, zoals goedgekeurd in collegezitting van 27 mei 2015 (jaarnummer 4118).
Op 2 december 2015 zal in Ikon in samenwerking met de Belgische reclamebureaus de netwerkavond plaatsvinden, de afterparty op 3 december 2015 in het Felixpakhuis. 

In toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).

Regelgeving: Bevoegdheid

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.