2015_DCEK_00425 - Lokaal cultuurbeleid - Kasteelfeesten XL - Terugbetaling extra kosten - Goedkeuring

Het district heeft een budget van 30.000,00 euro voor de organisatie van de Kasteelfeesten XL. Via de convenant Lokaal cultureel Erfgoed kan het district rekenen op ondersteuning van het MAS ter waarde van 5.000,00 euro.

Deadline Entertainment Group NV ('t Hooghuys) en Van Gelabbeek zijn rechtstreeks uitbetaald. Voor de organisatie van het avondmaal werd er samengewerkt met de Vzw Lokaal cultuurbeleid (252 cc - cultuurcentrum Ekeren).

Ook bij de uitwerking van het programma en de communicatie zijn er extra kosten gemaakt door de vzw. Er moet nog een bedrag van 1.793,12 euro terugbetaald worden aan de vzw.

Met de collegebeslissing van 6 maart 2015 (jaarnummer 1791) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 6 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor lokale feestelijkheden.

Het districtscollege keurde in de zitting van 4 augustus 2015, jaarnummer 291, het concept en budget van de Kasteelfeesten XL goed. Op 27 augustus besliste het college om een bedrag vrij te maken van 30.000,00 euro voor de organisatie van dit feest.

Voor de organisatie van de Kasteelfeesten XL werd er beroep gedaan op twee budgetten: enerzijds 30.000,00 euro via het district en anderzijds 5.000,00 euro via de erfgoedconvenant aan de Vzw Lokaal cultuurbeleid.

Concreet werd er 10.998,90 euro rechtstreeks vastgelegd voor Deadline Entertainment Group NV en 7.500,00 euro voor Van Gelabbeek. De overige 7.500,00 euro dient voor programmatorische en organisatorische kosten en kunnen worden afgehandeld onder budgethouderschap.

Bij de operationele uitwerking zijn er een aantal kosten verhaald op de Vzw lokaal cultuurbeleid die volgens de begroting ook door het district hadden moeten betaald worden.

Het betreft hier de volgende kosten:

In het besluit werden de volgende zaken vermeld:
Toelage district: 5.000,00 euro 
Toelage via erfgoed: 5.000,00 euro      

Voor het programma was er 9.000,00 euro voorzien.          
Er was 1.000,00 euro voorzien als buffer voor de historische maaltijd.

De afrekeningstabel meldt:  

Programma
vzw De Gulden Sporen : 3.025,00 euro
vzw De Grifioen : 3.500,00 euro
vzw De Legende : 2.675,00 euro

Er was 9.000,00 euro voorzien. Er is 200 euro extra aangerekend voor de organisatie van het hindernissenparcours.

Historische maaltijd
Inkomsten reservaties : 2.918,00 euro (Terugbetaling medewerkers, Duitse delegatie…)        
Factuur breugelbuffet Staut : 3.964,80 euro    
Dranken De Bierpruvers : 192,00 euro (Bepaalde genodigden hebben bij De Bierpruvers geconsumeerd in plaats van wijn in de tent)     Terugbetaling voorgeschoten bedrag: 146,00 euro     

Er was 1000,00 euro als buffer voorzien. Reeds 384,80 euro tekort.                             

Extra organisatorische kosten:                
Verdeling folder De Post : 1.044,28 euro       
Papier oorkondes : 117,02 euro            
Catering artiesten/medewerkers : 47,02 euro

Dit zijn bijkomende kosten voorgeschoten door de Vzw Lokaal cultuurbeleid.
In totaal moet er dus nog 1.793,12 euro afgerekend worden.

Artikel 57 §3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Met het gemeenteraadsbesluit van 17 september 2007, jaarnummer 1932 besliste de gemeenteraad de bevoegdheidsverdeling tussen college en gemeenteraad inzake overheidsopdrachten analoog van toepassing te maken op de districten.

Wet op de overheidsopdrachten
Artikel 26, §1, 1°, a) en f) van de wet van 15 juni 2006 bepaalt dat de werken, levering en diensten die wegens hun technische of artistieke specificiteit of omwille van de exclusieve rechten slechts aan een bepaalde aannemer, leverancier of dienstverlener kunnen worden toevertrouwd, mogen worden gegund op basis van een onderhandelingsprocedure.