2015_CBS_09452 - Bestek GAC/2015/3520 (CD000407). Aankoop Track & Trace Hardware - Vastlegging krediet. Goedkeuring - Goedkeuring

Dit besluit regelt de aankoop van de track en tracesystemen op de resterende voertuigen van stadsbeheer. De exploitatiekosten voor het onderhoud en de SLA zullen met afzonderlijke bestelbons verrekend worden volgens behoefte.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Wanneer men spreekt over Track & Trace, bedoelt men het gebruik van een trackingsysteem dat geolokalisatiegegevens genereert. Van een dergelijk systeem wordt gebruik gemaakt in het voertuigenpark van de stad Antwerpen om de exacte locatie van een dienstvoertuig te bepalen, gebruikmakend van GPS-technologie.

Via het mobiele netwerk communiceert het trackingsysteem met een beveiligde centrale database, waar de geografische gegevens gekoppeld worden aan gedetailleerde routekaarten. Deze data worden dan verbonden aan een identificeerbaar individu, namelijk de chauffeur. Het systeem verwerkt dus zowel geografische gegevens als persoonsgegevens. 

De stad Antwerpen ziet er daarom op toe dat de geldende wetgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt nageleefd. Interne richtlijnen die het gebruik van deze technologie reglementeren, werden opgesteld en goedgekeurd door het college (2015_CBS_00757). Bovendien zijn deze ook aan de Commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorgelegd.

De stad Antwerpen wil haar stedelijke bedrijfsmobiliteit verder optimaliseren. Om dit te kunnen bereiken wil zij het trackingsysteem Track & Trace inzetten voor het plannen van procesneutrale voertuigen. De planning van deze procesneutrale voertuigen verloopt nu vanuit afzonderlijke bedrijfseenheden waarbij voertuigen gekoppeld worden aan een afdeling en/of een persoon. Op deze manier blijven schaalvoordelen, zoals een lagere jaarkilometrage en grotere benutting van de capaciteit, onderbenut. Daarom stapt men nu gaandeweg over naar een maximale poolvorming van procesneutrale voertuigen. Een aantal actieve pools (bijvoorbeeld Den Bell-pool of de pool op Kielsbroek 32) bewezen al het voordeel van maximaal delen: hoe meer voertuigen gedeeld worden, hoe hoger de bezetting en hoe minder voertuigen ingezet moeten worden. Om de verdere omschakeling naar maximaal delen in goede banen te leiden, werd de uitrol van Track & Trace dan ook als randvoorwaarde opgenomen, zodat het gebruik en de bezetting van de voertuigen gemeten kunnen worden (2014_MT_00309).

Binnen de bedrijfseenheid stadsbeheer werd de voorbije jaren ongeveer 50% van de voertuigen uitgerust met het geolokalisatiesysteem van IT Mobile. Hierbij werd de keuze gemaakt om het systeem niet louter in procesneutrale, maar ook proceseigen voertuigen te installeren. Op basis van de gegenereerde informatie kunnen afdelingen immers de optimale vervoersstromen voor hun werking uittekenen, alsook de inzetbaarheid maximaal uitspelen.

Het directiecomité van de bedrijfseenheid stadsbeheer besliste in augustus 2015 om in een inhaalbeweging alle overige voertuigen van het bedrijf uit te rusten met dit systeem. In het voorjaar van 2016 zal deze operatie achter de rug zijn. In de toekomst zal de installatie in alle nieuwe voertuigen van stadsbeheer onmiddellijk gebeuren.

Voor de aankoop van Track & Trace hardware werd contract CD000407 uitgeschreven, waarbij Digipolis optreedt als aanbestedende overheid in het kader van een aankoopcentrale voor de stad Antwerpen.

De gemeenschappelijke aankoopcentrale stelt voor om voor deze aankoop via contract CD000407, dossier GAC/2015/3520 op te maken.

Het directiecomité van de bedrijfseenheid stadsbeheer besliste in augustus 2015 om met een inhaalbeweging het Track & Trace -systeem in alle nog niet-uitgeruste voertuigen van het bedrijf te installeren. In het voorjaar van 2016 moet deze operatie achter de rug zijn. In de toekomst zal de installatie in alle nieuwe voertuigen van de bedrijfseenheid stadsbeheer onmiddellijk gebeuren.

Deze inhaalbeweging werd beslist om verschillende redenen:

• Om opdrachten op een degelijke manier te kunnen dispatchen is er zicht nodig op de totale vloot van de bedrijfseenheid stadsbeheer (huisvuilophaling, veegdiensten, technische interventies, en dergelijke …) en niet over slechts een deel van de voertuigen;
• De bedrijfseenheid stadsbeheer zet volop in op de veiligheid van haar medewerkers en de data die Track & Trace genereert, kan operationeel leidinggevenden helpen om een verantwoord rijgedrag te stimuleren (bijvoorbeeld indien nodig opleidingen voorzien voor een correcte remfrequentie, aansprakelijkheid bij een ongeval of verkeersovertreding kan worden vastgesteld);
• De bedrijfseenheid stadsbeheer wil de impact van haar activiteiten op het stedelijke milieu en dus ook op de burger reduceren tot het strikt noodzakelijke. De transportstromen moeten daarom zo goed mogelijk gepland worden en onnodige ritten moeten vermeden worden. De ken- en stuurgetallen uit het systeem kunnen de werking verbeteren: waar staan we teveel in de file, waar zijn er teveel onnodige verplaatsingen, enzovoort;
• De bedrijfseenheid stadsbeheer wil de logistieke middelen, en dus ook de voertuigen, kostenefficiënt beheren. De gegevens uit Track & Trace kunnen onder andere helpen sturen naar een verantwoord brandstofgebruik. De beschikbaarheid van dienstvoertuigen wordt transparanter zodat ze optimaal kunnen ingezet worden en men maximaal rendement haalt uit deze mobiele middelen;
• Discussies die ontstaan door vragen vanuit het klantenmanagement kan men op die manier beperken of verhelderen, bijvoorbeeld over huisvuilzakken die blijven staan (te laat buitengezet), straten die niet geveegd zouden zijn, verkeersovertredingen, enzovoort;
• Tot slot is de data noodzakelijk in de aanloop naar de bouw van, én de verhuizing naar de Cluster Noord. Dit nieuwe logistieke centrum wordt de werkplaats voor 912 operationele medewerkers waarvan het merendeel zich moet verplaatsen van en naar de cluster met een specifiek dienstvoertuig. Om de impact van deze mobiliteitstoename op de omgeving correct te kunnen schatten, hebben we nu al zo snel mogelijk gegevens nodig over de totale vloot van stadsbeheer. Bovendien zullen deze data helpen om te zoeken naar alternatieven om de verkeersstromen: te beperken, op andere momenten te plannen (bijvoorbeeld verschillende start- en stoptijden), optimaal aan elkaar te linken (bijvoorbeeld combinatie van leverings - en ophaalroutes); enzovoort.

Het is operationeel niet wenselijk om met verschillende types hardware van verschillende leveranciers te werken, enerzijds voor de praktische werking bij het genereren van de data voor rapporten en analyses en anderzijds naar het onderhoud toe en de verdere kennisontwikkeling van het systeem zelf binnen het voertuigencentrum van stadsbeheer. De opgebouwde expertise zou verloren gaan.

Het raamcontract met IT Mobile liep midden 2015 af, maar werd op 2/11/2015 éénmalig verlengd door het managementteam van Digipolis tot 30/12/2015 zodanig dat de hele operatie nog dit najaar kan doorgaan. 

Binnen de werking van de verschillende afdelingen zal men de komende jaren leren uit alle data en verder onderzoeken wat de diensten en de Cluster Noord in de toekomst nodig hebben voor hun logistieke dienstverlening. Zo kan men op basis van een grondige evaluatie later een nieuw contract in de markt zetten. Hiertoe wordt binnen stadsbeheer een key-usergroep opgericht die onder andere deze opdracht zal krijgen.

In toepassing van artikel 2,4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal Digipolis optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.

Overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten is een aanbestedende overheid die beroep doet op een aankoopcentrale- of opdrachtencentrale als bedoeld in artikel 2,4° , vrijgesteld van de verplichting zelf een gunningsprocedure te organiseren.