Op 26 maart 2012 (jaarnummer 00311) keurde de gemeenteraad het addendum goed voor de samenwerkingsoverkomst met HETPALEIS voor de tijdelijke invulling van het Steen.
Op 16 februari 2015 diende HETPALEIS de aanvraag in om Zomerbar HETSTEEN te organiseren op het Steenplein van 18 juli 2015 tot en met 13 september 2015.
HETSTEEN is een project van HETPALEIS in opdracht van en in samenwerking met Stad Antwerpen. Tijdens de zomermaanden wil HETSTEEN zijn toegankelijkheid naar toeristen, toevallige voorbijgangers, Sinjoren etc. verbeteren door buiten aan de Scheldezijde, een zomerbar open te stellen. Deze staat via een tijdelijke trapconstructie met de ontmoetingsruimte boven (en de rest van het gebouw) in verbinding. Zo wil men de unieke werking van HETSTEEN (educatief vragenhuis voor iedereen van 6-12 jaar en hun begeleiders, familie, ...) nog optimaler koppelen aan de toegankelijkheid voor iedereen die interesse heeft in erfgoed. De zomerbar zal geopend zijn van woensdag tot en met zondag, telkens van 12.00 uur tot 18.00 uur.
Om het Steen en de bar te promoten plaatst men 8 breugelbakken met A-vlaggen aan de rand van het terras. De buitenbar is geopend van 18 juli 2015 tot en met 13 september 2015, de breugelbakken zullen er ook voor de ganse periode staan. Omdat dit een afwijking is op de standaardperiode van vier weken, dient dit goedgekeurd te worden door het college.
In 2012, 2013 en 2014 werd de zomerbar ook al in een gelijkaardige opstelling georganiseerd, deze werd telkens gunstig geëvalueerd.
De dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen geeft gunstig advies voor de zomerbar en voor het verlengd gebruik van de breugelbakken en ander feestmateriaal. Door het plaatsen van breugelbakken met A-vlaggen wordt de toegankelijkheid naar toeristen, passanten en Antwerpenaars versterkt.
Het evenement heeft een open karakter heeft en zich richt tot alle Antwerpenaren en bezoekers van de stad Antwerpen, en draagt bij tot een betere kennis van het Antwerpse historisch erfgoed.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Logistieke ondersteuning volgens order B503383.
Specifieke voorwaarden voor locatie van het Steenplein:
Gunstig met standaardvoorwaarden.
Er dient aan de achterkant van het Steen een brandweg vrijgehouden te worden van 4m breed. Deze brandweg ligt minimaal 4m en maximaal 10m van de gevel van het Steen.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
• Bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…)
Het college keurt de effectieve organisatie van zomerbar HETSTEEN, zoals hierboven beschreven, van 18 juli 2015 tot en met 13 september 2015 op het Steenplein goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/L/BOF | om logistieke ondersteuning te bieden volgens order B503383. |