Besluit

2015_CBS_05741 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Cirque@Taque - 8 augustus 2015 - Park Hof de Bist Ekeren - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 03/07/2015 - 09:00 collegezaal, stadhuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Fons Duchateau, schepen; Sven Cauwelier, waarnemend stadssecretaris

Afwezig

Serge Muyters, korpschef; Roel Verhaert, stadssecretaris

Secretaris

Sven Cauwelier, waarnemend stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

Cirque@Taque is een gratis muziekfestival dat reeds voor de zeventiende keer georganiseerd wordt door jongeren van vzw Cirqueat in samenwerking met de jeugddienst van Ekeren. De dag wordt gevuld met live-optredens van verschillende bands. Daarnaast is er ook een kinderhoek met vertellers, eetkramen en andere randanimatie. 's Middags richten de organisatoren zich eerder op gezinnen, later op de avond komen er vooral veel jongeren langs. Het evenement vindt plaats op 8 augustus 2015.

Tussen 12.00 uur en 02.00 uur treden volgende groepen en DJ's op: kinderanimatie, Tin Fingers, Bazart, Bottle of Moonshine, Team William, Rakka, Compact, Diego Bonnares, LFJ, Texlet en Compact Disk Dummies.

Om een vlotte doorgang van de bezoekers te garanderen en parkeerruimte voor de artiesten te voorzien, willen de organisatoren de parking van Hof De Bist parkeer- en verkeersvrij maken.

De opbouw van het evenement start op 30 juli 2015, de afbouw duurt tot 12 augustus 2015.

Argumentatie

De dienst ondernemen en stadsmarketing/visit Antwerpen/evenementen geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die Antwerpen op de kaart zet als bruisende stad.

Juridische grond

Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.

In toepassing van artikel 7 van het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties van 19 november 2013 (jaarnummer 673) worden de organisatoren vrijgesteld van retributie.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Adviezen

Brandweer preventie Gunstig onder voorwaarden

De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit evenement werd gevoegd.

De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag werd gevoegd, strikt na te leven.

SB feestcontainers Gunstig advies

Milieuvergunningen Gunstig onder voorwaarden

De muziekactiviteiten worden toegestaan op 8 augustus 2015 van 12.00 uur tot 01.30 uur;

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

het maximale geluidsniveau mag 102 dB(A) LAmax,slow niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 95 dB(A) LAeq,15min niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel LAeq,15min, ofwel LAmax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:

De meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter).
De meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon.
De meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld.
De meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.

het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar voor en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon.
de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan te allen tijde gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

het maximumgeluidsniveau dat wordt waargenomen 3 meter vóór de perceelsgrens van de dichtstbijzijnde woningen mag niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 90 dB(C);
de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit steeds een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthoudende ambtenaren van handhaving en toezicht/milieu of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (melding.milieutoezicht@stad.antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (leefmilieu@politie.antwerpen.be);
de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen;
het is raadzaam om bij voorbaat, door middel van een kort bericht in de brievenbussen, de omwonenden op de hoogte te stellen van de geplande activiteiten, met vermelding van datum, tijdsduur en eventuele hinder (bereikbaarheid van garages, geluidsoverlast) evenals de vermelding van de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke inrichter(s).

Groendienst Ekeren Gunstig onder voorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden als aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

1. opstelling en opruiming van het evenement dient te geschieden tijdens de gangbare diensturen;
2. de organisator maakt gebruik van de bestaande toegangswegen. Obstakels worden niet verwijderd om de toegang tot de locatie van het evenement open te stellen;
3. voertuigen van de organisator zijn beperkt tot deze die materialen/materieel aan- en afleveren. Deze zijn slechts toegelaten op de hiervoor voorziene wegen;
4. alle voertuigen en aanhangwagens van de organisator en zijn medewerkers die niet leveren, dienen te allen tijde te worden geparkeerd op de openbare weg en zijn verboden op de locatie;
5. beschadiging van grasmatten dient te allen tijde te worden vermeden. Het gebruik van rijplaten is verplicht;
6. opstellen van tenten en podia dient te geschieden op een plaats waardoor de bomen of de struikenlaag niet beschadigd wordt. Opstelling onder boomkruinen of tussen heesterbeplanting is verboden;
7. het bevestigen van borden of tenten aan bomen, boompalen of struiken is niet toegelaten;
8. er mag geen schade worden aangericht aan het openbaar groen;
9. de locatie van het evenement mag niet ten nadele zijn van de dagdagelijkse locatiebezoeker;
10. opstellen van havencontainers, metalen huisvuilcontainers op de locatie is verboden;
11. de organisatoren moeten zelf instaan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement;
12. alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgeen dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen) dient onmiddellijk na afloop te worden opgeruimd;
13. bezoekers van het evenement mogen niet parkeren op het gras of de wegen van de locatie. Zij dienen te parkeren op de voorziene plaatsen op de openbare weg en/of parking;
14. er mag geen onnodige overlast en/of lawaaihinder zijn voor de buurtbewoners;
15. voorafgaandelijk aan de opstelling van het evenement dient er een rondgang te gebeuren met de verantwoordelijken van de dienst groenvoorziening voor het fijn stellen van al deze opgelegde voorwaarden;
16. eventuele schade en/of onkosten door het niet naleven van de voorwaarden zullen aan de organisator aangerekend worden;
17. tijdens het evenement geldt het officiële parkreglement en de politiecodex, tenzij anders vermeldt in de voorwaarden.

Specifieke voorwaarden voor (de locatie van) het evenement:

lijst met gegevens van de verantwoordelijk dient aan de groendienst te worden verstrekt;
medewerkers van de groendienst moeten permanent op het evenemententerrein kunnen;
overnachten in het park is niet toegelaten;
bbq’en is niet toegelaten;
afvalwater moet afgevoerd worden naar de riool en niet naar de vijver.

Lokale Politie/Openbare orde/Evenementen Gunstig onder voorwaarden

Algemene voorwaarden

De organisator dient de nodige maatregelen te nemen om saturatie van het evenemententerrein te vermijden.
De organisator dient door middel van bewonersbrieven de omwonenden op de hoogte te stellen van mogelijke hinder.
De organisator brengt De Lijn op de hoogte van een grote publieksopkomst van festivalgangers in de omgeving Veltwijcklaan 245 te 2180 Ekeren wat tot mogelijke vertragingen kan leiden.

Een openluchtfestival na middenacht kan ernstige hinder veroorzaken in een woonbuurt. Strikte naleving van de bestaande geluidsnormen is vereist.

De organisator dient de nodige maatregelen te nemen om overmatig alcoholgebruik op het terrein tot een minimum te herleiden.

Druggebruik wordt niet getolereerd.

De organisator stelt een communicatieplan op om het zerotolerantiebeleid inzake drugs aan alle deelnemers ter kennis te brengen.

Voor een vlotte doorgang van de hulpdiensten zal de parking van Hof de Bist parkeer- en verkeersvrij gemaakt worden.

Stadsreiniging Gunstig onder voorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.

Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:

• er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;

• alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen) onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;

• alle eventuele schade wordt vergoed;

• bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…).

Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:

in de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.

De retributie per geleverde container bedraagt:

6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.

Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.

U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf stads en buurtonderhoud.

Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.

Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel.

Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.

De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.

Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het college van de stad Antwerpen.

Op maandag 10 augustus 2015 engageert BITBOF zich om de opkuis van de site na het evenement op te nemen.

Volksgezondheid Gunstig onder voorwaarden

Er is een beperkte hulpdienst vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.

District Ekeren Gunstig advies

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad

Evenementen versterken de verschillende troeven van de stad op lokaal, nationaal en internationaal niveau

Het faciliteren van evenementen en filmproducties over het ganse grondgebied onderstreept de verschillende troeven van de stad

Het is eenvoudig, klantvriendelijk en efficiënt om digitaal evenementen- en filmtoelatingen aan te vragen

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie van Cirque@Taque, zoals hierboven beschreven, op 8 augustus 2015 in park Hof de Bist in Ekeren goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.

Artikel 2

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
LP/OO/EV	om parkeer- en/of stilstandverbod op te leggen en verkeersvrij te maken zoals hierboven beschreven;
SB/L/BOF	om de gevraagde logistieke ondersteuning te bieden volgens orderbevesting B402528.
SB/BOF/VV	om de gevraagde afvalcontainers gratis te leveren en op maandag 10 augustus mee te helpen bij de opkuis van de site.

Artikel 3

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.