2015_CBS_05652 - Stadsarchief - Internationaal congres geschiedenis van de cartografie 2015. Financieel overzicht - Goedkeuring

In een brief van 6 december 2010 vroeg Imago Mundi Ltd de stad Antwerpen om een bidbook in te sturen voor het Internationaal congres geschiedenis van de cartografie (ICHC) 2015.

Het college gaf het stadsarchief op 24 december 2010 (jaarnummer 16470) de opdracht een stuurgroep samen te stellen om de gezamenlijke kandidatuur van de stad Antwerpen en de universiteit Antwerpen (UA) voor te bereiden. Het college diende op 4 maart 2011 de officiële kandidatuur voor ICHC 2015 in.

Daarna heeft Imago Mundi Ltd de organisatie van ICHC 2015 toegewezen aan de gezamenlijke kandidatuur van de stad Antwerpen en de UA.

Het college nam op 20 mei 2011 (jaarnummer 10350) kennis van de toewijzing door Imago Mundi Ltd aan de gezamenlijke kandidatuur van de stad Antwerpen en de universiteit Antwerpen en gaf opdracht aan bestuurszaken/stadsarchief om overlegstructuren op te richten.

Op 4 juli 2014 (jaarnummer 6984) keurde het college de overlegstructuren goed.

De kosten voor de organisatie van het congres bestaan hoofdzakelijk uit cateringkosten. De catering gedurende het congres, bestaande uit koffiepauzes, lunchen en waterbuffet zullen voorzien worden door de cateraar van de Universiteit Antwerpen. Voor de receptie op het MAS, het stadhuis en voor het slotdiner is er aan de hand van drie offertes gekozen voor cateraar Magnus. Deze kosten zullen we opnemen in dit collegebesluit. Kleinere kosten verbonden aan het congres vallen onder de gedelegeerde bevoegdheid budgethouderschap en worden niet opgenomen in dit besluit.

Dienstnota “Bestellen en betalen binnen de stad” bepaalt dat voor normale bestellingen en raambestellingen tot en met 5.500,00 EUR exclusief btw op het investeringsbudget de betreffende bestelbons - met uitzondering van correctiebestellingen - op lijst mogen worden verzameld door de bedrijven of diensten. Het college keurt als budgethouder deze lijsten goed.

De deelnemers van het congres betalen inschrijvingsgeld aan de stad Antwerpen. Met deze middelen en de ontvangen sponsoring kan de stad Antwerpen alle kosten van het congres financieren.

In toepassing van artikel 26§1, 1° a) van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 105, 2° van Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vastgelegd bedrag van 85.000 ,00EUR (zonder belasting op de toegevoegde waarde).

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 57 §3, 6° van het Gemeentedecreet bepaald dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur vermeld in artikel 43, § 2, 9°.