Bij gemeenteraadsbesluit van 13 december 1988, geactualiseerd bij besluit van 10 september 2001 (jaarnummer 1939), werd de werking van de Stadsbibliotheek Antwerpen (sinds 2008: Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience) gedefinieerd als een 'wetenschappelijke bewaarbibliotheek op het gebied van de humane wetenschappen, met als bijzondere verzamelgebieden: oude drukken, Antwerpse drukken en werk van Antwerpse auteurs, Nederlandse letterkunde, literatuur-, kunst- en (cultuur)geschiedenis van Vlaanderen en Nederland, de geschiedenis van de exacte en van de toegepaste wetenschappen en alle theoretische en algemene literatuur die van belangs is voor de bestudering van deze verzamelgebieden'. Deze verzamelgebieden worden beschouwd als de kerncollecties.
1. Ruimteproblematiek Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience
Vlaams cultureel erfgoed verzamelen, bewaren en toegankelijk maken voor een ruim en toekomstig publiek is al decennialang de opdracht van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Bewaren impliceert onder andere over voldoende ruimte beschikken om de collecties in de best mogelijke omstandigheden te kunnen stockeren. De bibliotheek kampt evenwel met een groeiend ruimtegebrek. Met de huidige aangroei voorziet de blbiotheek binnen 10 jaar grote capaciteitsproblemen, zo blijkt uit een recente, interne meting. Momenteel worden niet-verwerkte schenkingen, maar ook sommige deelcollecties, opgeslagen in een deel van het centrale museumdepot in Blok D op de Luchtbalsite. De conserveringsstandaarden voor papieren collecties zijn daar allesbehalve optimaal.
Er moet bijgevolg dringend werk gemaakt worden van een structurele oplossing voor het plaatsprobleem in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience.
2. Collectieafspraken op Vlaams niveau
Bij gemeenteraadsbesluit van 22 september 2008 (jaarnummer 1682) werd de deelname van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience aan de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw goedgekeurd. In februari 2015 werd door de zes partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw (de Vlaamse universiteitsbibliotheken Gent, Leuven en Antwerpen, de Openbare Bibliotheek Brugge, de Provinciale Bibliotheek Limburg, en de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience) een principiële engagementsverklaring goedgekeurd: 'Protocol Gedistribueerd Bewaarbeleid voor Kranten, Tijdschriften en Parlementaire Publicaties' (toegevoegd als bijlage).
Deze zes partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw engageren zich hierbij om samen te werken rond het collectiebeheer van binnen- en buitenlandse kranten (inclusief alle bijlagen), tijdschriften en parlementaire publicaties. Dit engagement bepaalt dat deze partnerbibliotheken de papieren exemplaren van welbepaalde kranten- en tijdschrifttitels, alsook van parlementaire publicaties, zo volledig mogelijk bewaren; dit alles ten behoeve van de eigen instelling én van de andere partnerbibliotheken.
In het kader van deze overeenkomst werd tussen de partnerbibliotheken afgesproken dat elk van hen voor een aantal titels (kranten, tijdschriften of parlementaire publicaties) zal optreden als depothouder voor de groep. De depothouder engageert zich om de betreffende publicatie vanaf de verschijningsdatum in de best mogelijke omstandigheden te bewaren, te ontsluiten en beschikbaar te stellen. Dankzij dit gedistribueerd bewaarbeleid kunnen partnerbibliotheken beslissen om de papieren exemplaren van kranten, tijdschriften en parlementaire publicaties waarvoor ze geen depotplicht hebben, niet langer aan te kopen, in te binden en/of te verwerken. Het depothouderschapsprincipe geeft de partnerbibliotheken de zekerheid dat tenminste ergens op één plaats in Vlaanderen een papieren exemplaar in de best mogelijke omstandigheden wordt bewaard.
Voor de lopende buitenlandse kranten heeft de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience zich geëngangeerd als depothouder voor het NRC-Handelsblad en de Frankfurter Allgemeine Zeitung.
De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience wil, omwille van deze redenen van ruimteproblematiek en collectieafspraken, enkele collecties herbestemmen maar wenst hier zeer omzichtig mee om te gaan. Zij beroept zich hiervoor op de volgende criteria, die bij elke mogelijke of wenselijke herbestemming moeten gelden:
Elke herbestemming moet ten minste aan de eerste twee criteria voldoen.
De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience stelt voor om een aantal titels van buitenlandse kranten en parlementaire publicaties te herbestemmen (zie titels in bijlage). Zij nemen bijzonder veel ruimte in en deze twee deelcollecties zijn ondersteunend (een hulpinstrument) en behoren niet tot de kerncollecties van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. De buitenlandse krantentitels (onvolledige collecties) werden - om plaats te maken - verhuisd naar de Luchtbalsite, waar ze niet in optimale omstandigheden worden bewaard.
Dankzij de afspraken vastgelegd in het protocol van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw kan de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience haar collecties van The Times, Le Monde, Die Zeit en The New York Times herbestemmen naar de partnerbibliotheken, waardoor 81 strekkende meter aan ruimte vrijkomt.
Dit geldt ook voor bepaalde parlementaire publicaties, waaronder het Belgisch Staatsblad. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience kan zo 223,25 strekkende meter aan ruimte extra vrijmaken. Via de websites van respectievelijk de Kamer van Volksvertegenwoordigers (http://www.dekamer.be), de Senaat (http://www.senaat.be), het Vlaamse Parlement (http://vlaamsparlement.be) en het Belgisch Staatsblad (http://ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl) zijn de herbestemde parlementaire publicaties volledig en gratis integraal online terug te vinden, en ook de papieren versies worden door dezelfde instellingen zorgvuldig bewaard.
Het college keurt de herbestemming van de publicaties van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, waarvan sprake is in bijlage, naar de partnerbibliotheken van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw goed.
Het College geeft opdracht aan
| Dienst | Taak |
| SB/V/O/RB | In samenwerking met de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience de depotproblematiek onderzoeken en hiervoor een actieplan opstellen |