2015_RVBAGSO_00073 - Huisvesting ondersteunende diensten AG SO - Uitgangspunten - Goedkeuring

De financiële gevolgen zijn te onderzoeken

De Raad Van Bestuur heeft volheid van bevoegdheid

Naar aanleding van de herhuisvesting van de stedelijke administratieve diensten naar Den Bell en het feit dat AG SO niet mee zou verhuizen naar deze locatie werd het volgend collegebesluit goedgekeurd (CBS 18 december 2009 jr nr 18572, artikel2):

‘Het college keurt goed dat het service- en coördinatiecentrum van het autonoom gemeentebedrijf stedelijk onderwijs verder gehuisvest blijft in het torengebouw van de Lange Gasthuisstraat 15, 2000 Antwerpen tot er een alternatieve locatie gevonden is. Het pand Lange Gasthuisstraat 15 blijft op de lijst ‘te verkopen patrimonium’ staan.’

De inkomsten van de verkoop van de Lange Gasthuisstraat 15 staat in de begroting ingeschreven voor 4 mio euro in 2017.

de beheersovereenkomst tussen de stad en AG SO, goedgekeurd op de gemeenteraad van 15 december 2014 (2014_GR_00965) stipuleert het volgende:

ARTIKEL 18 SPECIFIEKE AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT PATRIMONIUM

§4 Overgangsmaatregelen

De huisvesting van de ondersteunende diensten van het agentschap wordt voorzien in overleg tussen het agentschap, de bedrijfseenheid stadsbeheer en het autonoom gemeentebedrijf Vespa in uitvoering van art 18 §1.

Als het Servicecenter van het AG SO de locatie aan de Lange Gasthuisstraat moet verlaten is het AG SO van mening dat, in het kader van een mogelijke nieuwe huisvesting, deze dient te kaderen in de Missie en de Visie.

De visie van AG SO, ‘iedereen op zijn plek’ willen we o.a. realiseren door te investeren in deskundige en inspirerende medewerkers die op één lijn staan en door het delen van ervaring en kennis structureel in te bedden.

We wensen onze werking te optimaliseren en slank en efficiënt te organiseren met de inzet van elke medewerker. We gebruiken onze schaalgrootte als troef.

Vandaag zijn de ondersteunende processen verspreid over 6 locaties. In de Lange Gasthuisstraat 15 zijn het SCC, het kernsecretariaat SEC Onderwijs en het kernsecretariaat DKO gehuisvest In de Lamorinièrestraat 227 bevindt zich het kernsecretariaat Basisonderwijs en in de Lamorinèrestraat 229 het kernsecretariaat van de Leerexpert. Op Grote Steenweg vinden we het kernsecretariaat van Encora. Het CLB huurt een pand in de Lange Gasthuisstraat 24 (einde huur augustus 2017). De afdeling Technisch Onderhoud is vandaag gehuisvest op de d’Herbouvillekaai 43-45 en verhuist eind 2015 naar de Klaproosstraat in Wilrijk.

Verschillende processen leveren zowel een ondersteuning vanuit het servicecenter als vanuit de divisies, we denken hierbij bijvoorbeeld aan HR, Financiën, Marketing, Onderwijs MAnagement enz.

Deze opsplitsing van de ondersteuning is niet steeds de meest efficiënte werkwijze en hier zijn zeker synergiën mogelijk..

Er wordt gewerkt aan de optimalisatie van meerdere processen zoals opti HR, opti FIN, Patrimonium Van Morgen om de afgeleverde kwaliteit te verhogen, de dienstverlening efficiënter te laten verlopen en om het resultaat op de klasvloer te vergroten, zodat de directeur van de school zijn of haar focus kan leggen op het kernproces, het pedagogisch-didactisch handelen van het schoolteam. Door deze optimalisatie wordt een besparing gerealiseerd van 6 VTE. Verder worden ook afdelingsoverschreidende processen aangepakt zoals de succesvolle integrale aanpak van BVH (Bewoonbaarheid, Veiligheid en Hygiëne)

Het groeperen van deze ondersteunende processen met zijn competenties op één locatie zal deze doelstelling ondersteunen en versnellen en tevens bijdragen om een meer eenduidige bedrijfscultuur van alle divisies en afdelingen te realiseren.

Geen van de huidige locaties van de ondersteunende diensten van het AG SO laat deze hergroepering toe.

Deze nieuwe locatie zal het kenniscentrum en ontmoetingscentrum worden van het AG SO en moet onze waarden; vertrouwen, deskundigheid, openheid, betrokkenheid en inspiratie uitstralen

BEKNOPT PROGRAMMA VAN EISEN:

BENODIGDE OPPERVLAKTE:

De initiële scoop betrof alle ondersteunende diensten, kernsecretariaten van divisies, de administratie en de medische circuits van het CLB, alle afdelingen en departementen van het Servicecenter en de administratieve diensten van Technisch Onderhoud.

De ateliers en magazijnen van Technisch Onderhoud maken, gezien de specificiteit, geen deel uit van deze centralisatie.

Nader onderzoek leert dat de ruimtebehoefte van CLB eerder atypisch is t.o.v. de andere gebruikers.

De ruimtes voor de nieuwe locatie bestaan uitsluitend uit kantoorruimte en vergaderfaciliteiten.

Buiten de kantoorruimtes van CLB is er ook een behoefte aan medische circuits en deze genereren een grote stroom leerlingen. Deze stroom is niet vanzelfsprekend om op te nemen in de reguliere stroom voor het kantoor.

Navraag bij CLB leert dat de loskoppeling van de beide functies, kantoor en medische circuits, niet gewenst is. Enkel de administratie van CLB integreren is dus geen optie.

Deze gegevens, samen met de complexiteit om een pand te vinden dat voldoende groot is en voldoet aan de criteria doet ons voorstellen om de ruimtebehoefte van CLB los te koppelen van de centrale huisvesting en deze beide als aparte dossiers te behandelen. De mogelijkheid blijft bestaan om deze samen te voegen. De Ruimtebehoefte voor 90 VTE medewerkers en 4 medische circuits bedraagt +/- 2 200 m² netto.

In de berekening van de benodigde oppervlakte wordt rekening gehouden met 1 werkplek per VTE

(+/- 89% van koppen), de medewerkers van GON (50 VTE), die zeer occasioneel aanwezig zijn worden in de telling niet meegenomen.

Door deze beperkende aanname wordt verder geen correctiefactor (bv Bellnorm) toegepast.

De oppervlakteberekening houdt dus rekening met 262 werkplekken, de nodige vergaderzalen, een onthaal en cafetaria.

De benodigde netto oppervlakte bedraagt +/- 4 300 m²

ALGEMENE EISEN:

Het gebouw moet goed bereikbaar zijn, zowel met het openbaar vervoer als met de auto.

Het gebouw en de architectuur stralen de waarden van het AG SO uit: ‘deskundigheid, vertrouwen, openheid, betrokkenheid en inspiratie’.

Er is geen specifieke voorkeur voor nieuwbouw of renovatie, maar de gebouwen voldoen aan de geldende EPB regelgeving.

Het gebouw moet economisch duurzaam zijn.

Om dit te kunnen realiseren is ruimtelijke en technische flexibiliteit vereist.

Ruimtelijke flexibiliteit heeft te maken met een basisplattegrond die op een vrij eenvoudige manier kan veranderd of heringedeeld worden door verplaatsen, verwijderen of toevoegen van niet-dragende wanden.

Een dergelijke basisplattegrond bestaat vaak uit een kern van vaste elementen (sanitair, trappenhal, technische lokalen), waarrond flexibel kan ingevuld worden. Concreet zal men eerder kiezen voor skeletbouw dan voor massiefbouw en zal men liever geen dragende wanden voorzien.

Technische flexibiliteit betekent de mogelijkheid tot de aanpasbaarheid van leidingen en leidingencircuits. De technische uitrustingen of extra technische uitrustingen moeten toelaten meerdere opdelingen in de ruimtes mogelijk te maken.

Buiten de kantoren voor de medewerkers dient deze locatie ook het centraal vergadercentrum van het Stedelijk Onderwijs te worden, vanzelfsprekend breed in te zetten.

Verder dienen de nodige parkeerplaatsen voorzien.

De Raad Van Bestuur heeeft volheid van bevoegdheid.

de beheersovereenkomst tussen de stad en AG SO, goedgekeurd op de gemeenteraad van 15 december 2014 (2014_GR_00965) stipuleert het volgende:

ARTIKEL 18 SPECIFIEKE AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT PATRIMONIUM
§1 Gebruik stedelijk patrimonium
De stad engageert zich om de nodige infrastructuur te voorzien in functie van de noden die hetagentschap heeft om de vooropgestelde doelstellingen te realiseren. Het opbouwen van patrimonium is geen doelstelling van het agentschap.
1.1 Zakelijke rechten
De stad geeft een erfpacht op de gebouwen en percelen die het agentschap voor onderwijsdoeleinden gebruikt. Elke erfpacht wordt afgesloten voor een periode van 50 jaar. De canon bedraagt 1 euro.
De stad blijft eigenaar en kan om specifieke redenen een erfpachtovereenkomst stopzetten rekening houdend met inachtneming van haar engagement vermeld in art 18 §1 .
Het agentschap geeft de erfpachten terug aan de stad om niet wanneer het agentschap bepaalde gebouwen en percelen niet langer nodig heeft voor onderwijsdoeleinden.

.....

§4 Overgangsmaatregelen
Het agentschap laat de nieuwe erfpachtovereenkomsten opmaken conform de bepalingen dit artikel.
Het agentschap engageert zich om de samenwerkingsovereenkomst met autonoom gemeentebedrijf Vespa conform dit artikel uit te voeren en indien nodig aan te passen.
De huisvesting van de ondersteunende diensten van het agentschap wordt voorzien in overleg tussen het agentschap, de bedrijfseenheid stadsbeheer en het autonoom gemeentebedrijf Vespa in uitvoering van art 18 §1.