De volledige collectie wordt door de zorgen en ten laste van stad Antwerpen verzekerd. Voor de onderdelen van de collectie die in een wisselregime tentoongesteld worden in het museum werd reeds in 2013 een verzekering afgesloten voor een waarde van 59.020,00 euro. De verzekeringspremie bedraagt 30,00 EUR. Deze verzekering blijft lopen.
Voor de onderdelen van de collectie die in depot worden bewaard in het Hessenhuis en daar ter beschikking staan van het museumteam en, na afspraak, van het publiek, wordt een bijkomende verzekering afgesloten voor een waarde van 250.000,00 euro. De verzekeringspremie bedraagt 125,00 EUR. De verzekeringskosten en de andere kosten die verbonden zijn aan het in depot nemen van de collectie van de Vrienden van de Red Star Line vzw worden verrekend op de begroting van de vzw Antwerpen Kunstenstad.
Gemeentedecreet artikel 57, par. 3, 1°: het college is bevoegd voor de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.
Op 13 februari 2009 (jaarnummer 1893) sloot de stad een partnerovereenkomst met de Vrienden van de Red Star Line vzw en de Stichting Eugeen Van Mieghem voor de realisatie van het Red Star Line Museum. Daarin engageren de partijen zich tot maximale samenwerking voor de realisatie van het museum, dat "(...) een uitgelezen kans (biedt) om hun doelstellingen te realiseren, in het bijzonder door het tonen en promoten van hun collecties en werking ten behoeve van lokale, nationale en internationale belangstellenden." Ten aanzien van de Vrienden van de Red Star Line vzw engageerde de stad zich in deze overeenkomst "om mee te zoeken naar een permanente oplossing voor de conservatie, registratie en ontsluiting op termijn van de Red Star Line-collectie."
De Vrienden van de Red Star Line vzw is eigenaar van de voormalige ‘collectie Vervoort’, bestaande uit meer dan 5.000 objecten, afbeeldingen en documenten met betrekking tot de historische scheepvaartmaatschappij Red Star Line. De basis van de collectie werd gelegd door verzamelaar Robert Vervoort en is van internationaal belang. De collectie vormt één van de kerncollecties van het Red Star Line museum en wordt in het museum gedeeltelijk ontsloten voor het publiek. Hiervoor sloten de Vrienden van de Red Star Line vzw en de stad op 7 juni 2013 een bruikleenovereenkomst (jaarnummer 5642). In het Red Star Line Museum wordt echter maar een fractie van de collectie, in een wisselregime, permanent tentoongesteld.
Een groot deel van de collectie van de Vrienden van de Red Star Line vzw (ongeveer 4.500 stuks) bevindt zich op dit ogenblik nog in de privéwoning van Robert Vervoort. Zowel de vzw Vrienden van de Red Star Line als de stad zijn zich ervan bewust dat de huidige locatie niet geschikt is voor de optimale bewaring van een museumwaardige collectie, omdat zij niet beantwoordt aan de internationale normen en standaarden voor de bewaring die door musea doorgaans worden gevolgd. De bewaring op de huidige locatie maakt het bovendien praktisch onmogelijk voor de partijen om een actuele inventaris op te maken van dit gedeelte van de collectie, inclusief de toestand hiervan.
Met een langdurige overeenkomst van 15 jaar wensen de Vrienden van de Red Star Line vzw en de stad hun partnerschap te bestendigen en uit te breiden. Met name wenst de Vrienden van de Red Star Line vzw op lange termijn haar collectie als geheel te bewaren en veilig te stellen. De stedelijke musea en met name het Red Star Line Museum zijn bereid hiervoor de aangewezen bewaarinfrastructuur ter beschikking te stellen. Om de collectie ook in de toekomst zo goed mogelijk te bewaren, conserveren, onderzoeken en ontsluiten voor het publiek, wenst de Vrienden van de Red Star Line vzw deze langdurig in depot te geven en te laten beheren door de stedelijke musea – onder de verantwoordelijkheid van de stad en met het oog op de werking en verdere ontwikkeling van het Red Star Line Museum.
De Vrienden van de Red Star Line vzw verbindt er zich toe haar collectie voor de volledige duur van de overeenkomst kosteloos in langdurige bruikleen te geven aan de stad. Op haar beurt verbindt de stad er zich toe de collectie voor de volledige duur van de overeenkomst in bewaring te nemen. De collectie zal worden ondergebracht in het stedelijk museum- en archiefdepot op de eerste verdieping van het Hessenhuis. Zij neemt ongeveer 35 m² ruimte in. Een selectie van de collectie zal volgens een wisselregime permanent voor het publiek worden ontsloten in het Red Star Line museum.
Onder leiding van de dienst collectiebeleid/behoud en beheer van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs en in nauw overleg met de Vrienden van de Red Star Line vzw, zal de stad verantwoordelijk zijn voor het integrale museale behoud en beheer van de collectie – met inbegrip van de publieksontsluiting als onderdeel van de werking van het Red Star Line Museum.
De Vrienden van de Red Star Line vzw blijft eigenaar van haar collectie.
De overeenkomst vervangt de op 7 juni 2013 tussen de partijen aangegane bruikleenovereenkomst en treedt in werking op de dag van ondertekening.
De ondertekening vindt plaats tijdens een plechtige ontvangst op het stadhuis op vrijdag 28 augustus 2015 om 16.00 uur in aanwezigheid van schepen voor cultuur, economie, stads- en buurtonderhoud, patrimonium en erediensten Philip Heylen.
Het college keurt de 'Overeenkomst tot bruiklening, behoud en beheer en ontsluiting van de collectie en het archief van Vrienden van de Red Star Line vzw ("Depotovereenkomst")' goed.
Het college keurt de afvaardiging van de schepen voor cultuur, economie, stads- en buurtonderhoud, patrimonium en erediensten Philp Heylen bij de officiële ondertekening van de overeenkomst op vrijdag 28 augustus 2015 goed.