2015_CBS_04424 - Beleids- en beheerscyclus - Kwartaalrapportering 2015/1 - Kennisneming

Het college keurde op 18 oktober 2013 (jaarnummer 10421) het meerjarenplan 2014-2019 goed.

Het college keurde op 21 februari 2014 (jaarnummer 1774) de aanpak en timing van de kwartaalrapporteringen goed.

Het managementteam keurde op 15 oktober 2014 (jaarnummer 511) de operationele plannen per beleidsdoelstelling voor 2015 goed.

De realisatie van de beleidsdoelstellingen wordt via kwartaalrapporteringen gerapporteerd, opgevolgd en bijgestuurd op verschillende niveaus volgens een afgesproken procedure en met een uniforme presentatiewijze.

De ganse rapporteringscyclus en -methodiek is in de eerste plaats een beheersinstrument voor de regisserend directeurs en project- en programmaleiders om de kans op realisatie van de doelstellingen te maximaliseren. De rapporteringscyclus laat toe om op het meest geschikte niveau realisaties en sleutelkwesties te behandelen. Het is belangrijk dat de rapportering op elk niveau grondig gebeurt. De rapportering aan het managementteam en college is geen losstaande presentatie, maar een fundamenteel onderdeel van de cyclus.

Rapportering is geen doel op zich, maar dient om beslissingen te nemen. De terugkoppeling naar leidinggevenden, project- en programmaleiders is het sluitstuk van deze cyclus waardoor de kans op realisatie van de doelstellingen wordt gemaximaliseerd.

We hanteren een driemaandelijkse rapporteringscyclus, wat een evenwicht mogelijk maakt tussen relevante rapportering enerzijds en rapporteringslast anderzijds. De kwartaalrapportering bestaat uit indicatoren en projectrapportering, een managementsamenvatting met toelichting van de belangrijkste resultaten (inclusief releases) en de lijst van sleutelkwesties. Deze informatie wordt aangevuld met een financiële rapportering. Al deze gegevens zijn raadpleegbaar via het interactief operationeel plan (iOP). Dit iOP vormt het portaal voor alle statusinformatie over de doelstellingen. De projectrapportering, indicatoren en financiële rapportering kunnen steeds geraadpleegd worden langs het iOP. Op die manier zijn de data permanent beschikbaar.

Op 20 mei 2015 bespraken de regisserend directeurs de rapportering over kwartaal 1 van 2015 aan de hand van de managementsamenvattingen, releases en sleutelkwesties.

Op 20 mei 2015 werden de sleutelkwesties en releases besproken op overleg met de kabinetschefs en op 29 mei 2015 worden de sleutelkwesties toegelicht aan het college.