Besluit

2015_CBS_04232 - Bestek GAC/2014/2646 - Raamovereenkomst voor het aanstellen van een veilinghuis. Gunning - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 22/05/2015 - 09:00 Collegezaal, stadhuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Fons Duchateau, schepen; Roel Verhaert, stadssecretaris

Afwezig

Marc Van Peel, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Roel Verhaert, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Gekoppelde besluiten

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Aanleiding en context

Voor het afsluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot het aanstellen van een veilinghuis werd vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2646 uitgeschreven. Op 25 maart 2015 dienden de volgende firma’s een offerte in:

Appelboom nv, Armand Segerslei 118 te 2640 Mortsel, met ondernemingsnummer 0451.476.404;
I & O Auctions bvba, Grens 14 bus 1 te 2382 Poppel, met ondernemingsnummer 0832.572.972.

Argumentatie

Toegangsrecht
Inzake de uitsluitingsgronden werden alle inschrijvers in orde bevonden.

Kwalitatieve selectie
Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.

Formele regelmatigheid
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offerte van de firma Appelboom nv werd hierbij onregelmatig bevonden.

De firma Appelboom nv diende twee verschillende offerteformulieren in. Doorheen de volledige offerte (inclusief de inventaris) werden verschillende tegenstrijdigheden vastgesteld. Zo werden er bijvoorbeeld verschillende ondernemingsnummers opgegeven en werden er binnen één en hetzelfde perceel verschillen in commissiepercentages, termijnen voor het online aanbieden en percentages aan gegarandeerde verkoop vastgesteld. De offerte van de firma Appelboom nv wijkt af van de substantiële vormelijkheden en wordt derhalve nietig verklaard.

Materiële regelmatigheid
De offerte van de firma Appelboom nv werd bijkomend op materieel vlak substantieel onregelmatig verklaard omdat ze door een voorstel te formuleren in de offerte afwijkt van de essentiële bestekbepalingen, meer bepaald: vrije varianten zijn niet toegelaten, de inventaris legt immers een vast commissiepercentage op (en geen variabel).

Bijkomend houdt onderstaande formulering uit de offerte enig voorbehoud in: 'Indien alle percelen en alle stadspartners met dewelke wij de laatste 3 jaar hebben kunnen samenwerken aan het veilinghuis Appelboom zouden worden toegewezen, lijkt ons een Barema systeem gebaseerd op de reële omzet van de diverse verkopingen de beste methode om de fluctuerende hoeveelheid en diversiteit het hoofd te bieden.'

Gunningscriteria

De firma I & O Auctions bvba behaalde volgende scores op de gunningscriteria:

Nr.	Naam	Motivering	Score
Perceel 1 (Bouwmaterialen)
Gunningscriterium nr. 1: Prijs Beoordeling op 40 punten
2	I & O Auctions bvba	10% (0,1 / 0,1) * 40 = 40	40
Gunningscriterium nr. 2: De algemene aanpak en methodologie Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Pluspunten: Na de opdracht worden de goederen binnen de 5 kalenderdagen online gezet. De loten worden ter plaatse door het veilinghuis in kaart gebracht (sticker, nummer, beschrijving, foto,…). Het veilinghuis ziet vooraf na of er btw moet betaald worden. Het veilinghuis kiest ervoor het start-bod laag te houden. Goederen worden ongelimiteerd verkocht tenzij anders vermeld. Loten kunnen ook verkocht worden onder ‘voorbehoud van gunnen’. Hiervoor biedt het veilinghuis drie opties: 1) akkoord met het bod, 2) tegenbod, 3) lot wordt niet verkocht. Bij niet verkoop wordt er geen extra kost aangerekend. Binnen de 7 kalenderdagen staat de veiling op de website. Veiling staat 2 à 3 weken (= bespreekbaar) online. Kijkdag (duur 2 à 3 uren) wordt georganiseerd, veilinghuis is dan aanwezig en stellen catalogus ter beschikking. Veilinghuis stuurt mailing naar klantenbestand + een herinnering voor sluiting van de veiling. Sluiting gebeurt om de 3 minuten en lot per lot. Sluitingstijd wordt met 5 minuten verlengd bij bieding binnen de 5 minuten voor sluiting van het lot. Hoogste bieders ontvangen binnen de 24 uur een betaaluitnodiging. Klantgegevens worden steeds nagekeken. Ophaaldag één week na sluiting. Ophaaldag in overleg met opdrachtgever. Klanten die niet tijdig betalen worden opgebeld; betaling moet gestaafd worden door koper. Thuislevering kan, vrijblijvende offerte wordt bezorgd. Toezicht door het veilinghuis tijdens ophaalmoment wordt voorzien. De afleverbon moet ondertekend worden. Het veilinghuis is verzekerd (AO en BA). De klant dient zich te registreren en algemene voorwaarden te aanvaarden. Minpunten: Bij thuislevering wordt niet vermeld hoe lang de goederen nog bij de opdrachtgever blijven staan. Het start-bod wordt eenzijdig bepaald. Geen vooraf afgesproken frequentie van verkopen.	4
Gunningscriterium nr. 3: Maatgerichtheid Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Pluspunten: Inzet aantal medewerkers van het veilinghuis in functie van locaties, oppervlakte, enz. Info aan kopers in verband met demontage, vervoer en assistentie heftruck wordt gegeven. Op piekmomenten worden de taken van enerzijds controle betaling, identiteit, machtiging en anderzijds de controle van de loten zelf uitgesplitst tussen twee medewerkers van het veilinghuis. Het veilinghuis zorgt voor ophaling van de niet afgehaalde goederen. Grote loten kunnen op afspraak afgehaald worden. Veilinghuis is aanwezig bij afhaling. Veilinghuis verwacht een effectieve verkoop van gemiddeld 90% van alle loten. Minpunten: Er wordt niet aangegeven hoe piekmomenten bij goederenaanbod worden opgevangen. Kan er frequenter geveild worden als het aanbod aan goederen piekt?	3
Gunningscriterium nr. 4: Resultaatsgerichtheid Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	90% (90 / 100) * 15 = 13,50	13,50
Gunningscriterium nr. 5: Samenwerking en rapportage Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Pluspunten: Vaste contactpersoon (coördinaten vermeld). Alle data in overleg met opdrachtgever. Alle info over verkoop (btw, opbrengst, etc.) wordt opgelijst en vooraf goedgekeurd door opdrachtgever. Contactpersoon neemt voorafgaandelijk aan een kavel-, kijk- en afhaaldag contact op met opdrachtgever. Twee weken na ophaling wordt afwerking digitaal verstuurd en worden gelden gestort. Er is evaluatie mogelijk. De evaluatie wordt digitaal verstuurd naar opdrachtgever.	8
Gunningscriterium nr. 6: Waarborgen Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	7 kalenderdagen (7 / 7) * 10 = 10	10
Gunningscriterium nr. 7: Uitbetalingstermijn Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	14 kalenderdagen (14 / 14) * 15 = 15	15
Perceel 2 (Brandhout)
Gunningscriterium nr. 1: Prijs Beoordeling op 40 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	40
Gunningscriterium nr. 2: De algemene aanpak en methodologie Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	4
Gunningscriterium nr. 3: Maatgerichtheid Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	3
Gunningscriterium nr. 4: Resultaatsgerichtheid Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	13,50
Gunningscriterium nr. 5: Samenwerking en rapportage Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	8
Gunningscriterium nr. 6: Waarborgen Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	10
Gunningscriterium nr. 7: Uitbetalingstermijn Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	15
Perceel 3 (Meubilair)
Gunningscriterium nr. 1: Prijs Beoordeling op 40 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	40
Gunningscriterium nr. 2: De algemene aanpak en methodologie Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	4
Gunningscriterium nr. 3: Maatgerichtheid Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	3
Gunningscriterium nr. 4: Resultaatsgerichtheid Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	80% (80 / 100) * 15 = 12	12
Gunningscriterium nr. 5: Samenwerking en rapportage Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	8
Gunningscriterium nr. 6: Waarborgen Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	10
Gunningscriterium nr. 7: Uitbetalingstermijn Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	15
Perceel 4 (Machines, toestellen, technische- en verbruiksmaterialen)
Gunningscriterium nr. 1: Prijs Beoordeling op 40 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	40
Gunningscriterium nr. 2: De algemene aanpak en methodologie Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	4
Gunningscriterium nr. 3: Maatgerichtheid Beoordeling op 5 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	3
Gunningscriterium nr. 4: Resultaatsgerichtheid Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	95% (95 / 100) * 15 = 14,25	14,25
Gunningscriterium nr. 5: Samenwerking en rapportage Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	8
Gunningscriterium nr. 6: Waarborgen Beoordeling op 10 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	10
Gunningscriterium nr. 7: Uitbetalingstermijn Beoordeling op 15 punten
2	I & O Auctions bvba	Zie perceel 1	15

De firma I & O Auctions behaalde volgende totaalscores op de gunningscriteria:

Perceel 1 - Bouwmaterialen: 93,50 punten;
Perceel 2 - Brandhout: 93,50 punten;
Perceel 3 - Meubilair: 92,00 punten;
Perceel 4 - Machines, toestellen, technische- en verbruiksmaterialen: 94,25 punten.

Tijdens het onderhandelingsgesprek van 22 april 2015 werden de minpunten op de verschillende gunningscriteria besproken en door de firma I & O Auctions bvba verhelderd. Uiteindelijk werden alle minpunten weggewerkt.

Juridische grond

In toepassing van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:

de bepalingen betreffende het toegangsrecht tot de opdracht zoals omschreven in de artikelen 61 tot 66;
de kwalitatieve selectiecriteria van financiële, economische of technische aard of inzake beroepsbekwaamheid die de aanbestedende overheid heeft vastgesteld op grond van de artikelen 67 tot 79.

In toepassing van artikel 95, § 1 gaat de aanbestedende overheid de regelmatigheid na van de offertes van de inschrijvers die aan de voorwaarden van het toegangsrecht en de kwalitatieve selectiecriteria voldoen. Ze onderzoekt de regelmatigheid, zowel op formeel als op materieel vlak.

In toepassing van artikel 95, § 2 is een offerte op formeel vlak substantieel onregelmatig als ze afwijkt van de vormvoorschriften van de artikelen 6, § 1, 51, § 2, 52, 54, § 2, 55, 80, 81, 82, 90 en 91 en van de opdrachtdocumenten, in de mate dat de vormvoorschriften van die artikelen of die documenten essentieel zijn.

In toepassing van artikel 95, § 3 is een offerte op materieel vlak substantieel onregelmatig als ze afwijkt van de bepalingen van dit besluit of van de opdrachtdocumenten betreffende met name de prijzen, termijnen en technische specificaties, in de mate dat die bepalingen essentieel zijn, of in geval van een abnormale prijs als bedoeld in de artikelen 21 en 99. Als een offerte daarentegen niet in overeenstemming is met de andere bepalingen van dit besluit, meer bepaald met hoofdstuk 1, afdelingen 7 tot 11, en met hoofdstuk 6, afdelingen 2 tot 4, of van de opdrachtdocumenten, of nog enig voorbehoud inhoudt of elementen bevat die niet met de werkelijkheid overeenstemmen, is ze aangetast door een niet-substantiële onregelmatigheid.

In toepassing van artikel 95, § 4 is een offerte nietig als ze substantieel onregelmatig is. In geval van een niet-substantiële onregelmatigheid kan de aanbestedende overheid de offerte nietig verklaren.

Beleidsdoelstellingen

1 - Woonstad

1SWN03 - Een propere, goed onderhouden publieke ruimte is een vanzelfsprekendheid voor bewoners, bezoekers en bedrijven

1SWN0301 - De publieke ruimte is in goede staat

1SWN030101 - Snelle interventies garanderen de veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van de publieke ruimte

1 - Woonstad

1SWN03 - Een propere, goed onderhouden publieke ruimte is een vanzelfsprekendheid voor bewoners, bezoekers en bedrijven

1SWN0304 - Het publieke groen is duurzaam onderhouden en voldoet aan de gewenste beeldkwaliteit

1SWN030401 - Parken zijn cyclisch onderhouden in functie van de beheerplannen

7 - Sterk bestuurde stad

1TSB12 - Het logistiek beheer bereikt het best mogelijk resultaat zowel intern als voor de burger

1TSB1202 - Alle facetten van de logistieke keten worden efficiënt en maximaal groepsbreed georganiseerd

1TSB120203 - De logistieke middelen worden kostenefficiënt, klantgericht en transparant geëxploiteerd

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de gunning goed van perceel 1 "Bouwmaterialen", perceel 2 "Brandhout", perceel 3 "Meubilair" en perceel 4 "Machines, toestellen, technische- en verbruiksmaterialen" voor het afsluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot het aanstellen van een veilinghuis, op basis van bestek GAC/2014/2646, aan I & O Auctions bvba, Grens 14 bus 1 te 2382 Poppel, met ondernemingsnummer 0832.572.972.

Artikel 2

Uitgaven:

De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving	Bedrag	Boekingsadres	Bestelbon
Perceel 1 Bouwmaterialen	geraamd op 985,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5151000000 budgetpositie:613 functiegebied:1SWN030101A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA010309 budgetperiode: 1500	met orderbons
Perceel 1 Bouwmaterialen	geraamd op 2.955,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5151000000 budgetpositie:613 functiegebied:1SWN030101A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA010309 budgetperiode: 1600, 1700, 1800, 1900 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid
Perceel 2 Brandhout	geraamd op 2.557,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5327000000 budgetpositie:613 functiegebied:1SWN030401A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA010680 budgetperiode: 1500
Perceel 2 Brandhout	geraamd op 7.673,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5327000000 budgetpositie:613 functiegebied:1SWN030401A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA010680 budgetperiode: 1600, 1700, 1800, 1900 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid
Perceel 3 Meubilair	geraamd op 12.500,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5320500000 budgetpositie:613 functiegebied:1TSB120203A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode: 1500
Perceel 3 Meubilair	geraamd op 37.500,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5320500000 budgetpositie:613 functiegebied:1TSB120203A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode: 1600, 1700, 1800, 1900 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid
Perceel 4 Machines, toestellen, technische en verbruiksmaterialen	geraamd op 500,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5320500000 budgetpositie:613 functiegebied:1TSB120203A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode: 1500
	geraamd op 1.500,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5320500000 budgetpositie:613 functiegebied:1TSB120203A00000 subsidie:SUB_NR fonds:INTERN begrotingsprogramma:1SA070119 budgetperiode: 1600, 1700, 1800, 1900 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid

Inkomsten:

De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:

Perceel 1 Bouwmaterialen	geraamd op 39.400,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5151000000 budgetpositie:746 functiegebied:1SWN030101A00000 begrotingsprogramma:1SA010309	NVT
Perceel 2 Brandhout	geraamd op 102.300,00 euro inclusief btw	budgetplaats:5327000000 budgetpositie: 746 functiegebied:1SWN030401A00000 begrotingsprogramma:1SA010680
Perceel 3 Meubilair	geraamd op 500.000,00 euro inclusief btw	budgetplaats: 5323500000 budgetpositie:746 functiegebied:1SBR070202A00000 begrotingsprogramma:1SA050719
Perceel 4 Machines, toestellen, technische en verbruiksmaterialen	geraamd op 20.000,00 euro inclusief btw	budgetplaats: 5323500000 budgetpositie:746 functiegebied:1SBR070202A00000 begrotingsprogramma:1SA050719

Bijlagen

2646_verslag van nazicht van de offertes.pdf