2015_CBS_04274 - Patrimonium bestuurszaken. Tentoonstellingsopbouw 450 jaar stadhuis, Grote Markt 1. Antwerpen - Plus-, min- en aanvullende werken. Eindafrekening. Procedure en gunning - Goedkeuring

Het saldo voor de uitgave voor de plus-, min- en aanvullende werken bedraagt 155.105,52 EUR, 21% btw inbegrepen en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2015. Er is voldoende krediet beschikbaar.

Artikel 57 §3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten

Artikel 57 §3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur
Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 § 2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Bij besluit van 25 juni 2007 (jaarnummer 1521) besliste de gemeenteraad dat haar per kwartaal kennis wordt gegeven van alle opdrachten van dagelijks bestuur die betrekking hebben op de buitengewone dienst die een meerkost genereren van meer dan 10%. Conform de dienstnota D2010.125 van 12 augustus 2010 gaat het om alle aanvullingen die een meerkost genereren van 10 % op het oorspronkelijk gunningbedrag van minimum 67 000 EUR. Dit zijn uiteraard niet aanvullingen die door de gemeenteraad worden goedgekeurd.

De tentoonstellingsopbouw voor 450 jaar stadhuis werd aan 3CS bvba gegund, op basis van bestek GAC/2014/2471. Voor de optimalisatie van de tentoonstellingsopbouw waren er bijkomende werken nodig. 

Op het stuurgroepoverleg van 18 maart 2014, waarvan akte werd genomen in het college van 4 april 2014 (jaarnummer 3737), werd beslist dat de zijde Grote Markt van de gelijkvloerse verdieping zou worden aangewend als tentoonstellingsruimte in het licht van 450 jaar stadhuis. In afstemming met het klantbedrijf bestuurszaken werd een bedrag van 400.000,00 EUR voorzien voor de realisatie van de tentoonstelling. Om tegemoet te komen aan de strakke timing van de tentoonstellingsopbouw (27 februari 2015), moest het bestek uiterlijk in september 2014 worden gegund. Tijdens deze periode was de inhoud van de tentoonstelling nog onvoldoende gekend waardoor het bestek minder posten bevatte en het gunningsbedrag ook lager lag dan de vooropgestelde 400.000,00 EUR. Er kon pas gestart worden aan de vormelijke uitwerking van de tentoonstelling na ontvangst van het inhoudelijk concept en de gekozen artefacten. Door de laattijdige aanlevering van de inhoudelijke invulling/concept moesten nog na de gunning beslissingen worden genomen die een berekende meerkost genereerde voor de tentoonstellingsopbouw. De meerwerken werden volledig gerealiseerd binnen de initieel voorziene 400.000,00 EUR.

De aanvullende werken werden in onderaanneming van 3CS bvba uitgevoerd, hiervoor werden minimum drie verschillende offertes opgevraagd waarbij steeds de meest regelmatige marktconforme offerte werd gekozen. Indien de aanvullende werken in eigen beheer werden opgevolgd en gecontroleerd werd geen coördinatievergoeding voorzien, voor werken die werden opgevolgd en gecontroleerd door 3CS bvba werd een coördinatievergoeding van 10 % bovenop de offerteprijs toegekend. 

Bijkomende werkzaamheden betroffen onder andere de digitale vertaling van het inhoudelijk concept. In elke kamer werden naast teksten, objecten en afbeeldingen, schermen geïnstalleerd. Hierop worden getuigenissen en digitale multimedia toepassingen getoond. Om de audiovisuele getuigenissen en kinderspelen te bekijken ontvangt elke bezoeker een gekleurde kunststof sleutel die de sleutel van het stadhuis symboliseert. De bezoeker kan de sleutel mee naar huis nemen als souvenir/sleutelhanger of indien gewenst, achterlaten op het einde van de tentoonstelling.
Aansluitend werden in twee auditieve kamers soundscapes geïnstalleerd. De tentoonstelling werd in vier talen (Nederlands, Frans, Duits en Engels) uitgewerkt. 

De volgende aanvullende werken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 70.693,00 EUR exclusief btw:

• digitale getuigenissen: 14.600,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• digitale photoboot: 4.750,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• digitale videowall programmatie: 9.800,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• soundscape: 2.100,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• kunststof sleutel: 13.600,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• QR labels kinderspellen: 1.900,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• vertalingen: 7.000,00 EUR (10 % coördinatievergoeding ingerekend);
• brochures anderstalig: 7.500,00 EUR;
• Nederlandstalige brochures: 4.343,00 EUR;
• folders anderstalig: 3.900,00 EUR;
• fotografie: 1.200,00 EUR. 

De volgende pluswerken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 31.229,00 EUR exclusief btw: 

• extra grafische productie titels, bijschriften, dibond panelen: 8.529,00 EUR;
• extra grafische productie kamer 13 prints: 500,00 EUR;
• uitbreiding multimedia-toepassingen (digitale spelletjes kinderen + video kamer 13): 21.000,00 EUR + 1.200,00 EUR = 22.200,00 EUR.

Daarnaast konden door de korte doorlooptijd en wijziging in werkcapaciteit, de werken die in eigen beheer voorzien waren, niet volledig worden uitgevoerd en werden deze binnen de aanneming van de gegunde dienstverlener opgenomen.

De volgende aanvullende werken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 41.500,00 EUR exclusief btw:

• vloerbekleding: 25.000,00 EUR;
• vloerbekleding extra bescherming: 1.500,00 EUR;
• gouden wand: 15.000,00 EUR. 

Gezien de verstrengde veiligheidssituatie sinds januari 2015, waarvan akte werd genomen in het college van 27 februari 2015 (jaarnummer 1523), werden bijkomende beveiligingen voorzien. De volgende pluswerken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 18.200,00 EUR exclusief btw:

• aantal camera's, deurklavieren (verhoging post 45): 8.000,00 EUR;
• 2 extra camera's lockers, inkom (verhoging post 45): 1.200,00 EUR;
• elektrische installatie (verhoging post 44): 9.000,00 EUR. 

Om een volwaardige vestiaire te voorzien voor de tentoonstelling en voor andere evenementen, recepties, bezoeken, … tijdens het 450 jaar stadhuis werd de bestaande verouderde vestiaire vervangen.

De volgende aanvullende werken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 2.590,00 EUR exclusief btw:

• kapstokken: 2.590,00 EUR. 

De volgende pluswerken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 3.192,00 EUR exclusief btw:

• extra lockers (verhoging post 52): 3.192,00 EUR. 

Bijkomend werden meer kwetsbare objecten voorzien dan tijdens bestekopmaak vooropgesteld, deze objecten dienden in geklimatiseerde vitrines te worden ondergebracht.

De volgende pluswerken werden bijkomend uitgevoerd, bedrag 3.640,00 EUR exclusief btw:

• huur extra klimatisatiemachines: 3.640,00 EUR. 

Volgende minwerken worden in mindering gebracht, bedrag -17.106,00 EUR exclusief btw :

• plaatsbeschrijving (verlaging post 1): -1.000,00 EUR;
• werfbord (verlaging post 2): -620,00 EUR;
• leveren en plaatsen inbraakdetectiesysteem (verlaging post 46):  -5.050,00 EUR;
• leveren en plaatsen van een branddectiesysteem (verlaging post 47): -2.736,00 EUR;
• eindafrekening elektrische installatie (verlaging post 44): -2.800,00 EUR;
• ingebouwde niet geklimatiseerde vitrinewand afmetingen 530 x 225 x 20 cm (verlaging post 32): -4.900,00 EUR.

Dit geeft volgend financieel overzicht:

De eindafrekening is als volgt:

In toepassing van artikel 26, §1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 zal deze opdracht voor aanvullende werken waarvan het bedrag niet hoger ligt dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de oorspronkelijke opdrachtnemer omdat deze werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en de werken technisch of economisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.

In toepassing van artikel 37 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen voor zover het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft en de wijziging in waarde beperkt blijft tot 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.