Om het college een duidelijk overzicht te geven van de totale kostprijs van een evenement worden de eerder goedgekeurde uitgaven in het kader van het budgethouderschap ter kennis gebracht. Gepresteerde uren van personeelsleden van bestuurszaken komen niet in aanmerking voor toeslag.
De opbrengst van de terbeschikkingstelling van de Raadzaal, Wandelzaal, Leyszaal en trouwzaal wordt geraamd op 6759,85 EUR
| Voorschot |
| 4600 EUR |
| Extra diensten |
| 2159,85 EUR |
| Waarborg | 1000 EUR |
Raming van de terug te vorderen personeelskosten aan de aanvrager (conform de offerte) : 892,83 EUR
Het voorschot en de waarborg moeten betaald zijn voordat de activiteit plaatsvindt. Indien er geen schade is, wordt de waarborg teruggestort.
De eindafrekening wordt opgemaakt op basis van personeelsinzet en eventueel gebruik van extra diensten.
Het WTCB, Wetenschappelijk en Technisch Centrum voor het Bouwbedrijf, Lombardstraat 42, 1000 Brussel vraagt om op 27 mei 2015 van 13.00 - 18.00 (opstelling en afbraak inbegrepen) de Raadzaal en de Leyszaal te mogen gebruiken en op 28 mei de Wandelzaal van 9.00 - 13.00 uur, de Raadzaal van 9.00 - 14.00 uur, de Leyszaal van 9.00 - 18.00 uur en de Trouwzaal van 13.00 - 18.00 uur (telekens opstelling en afbraak inbegrepen), voor het organiseren van een internationale plenaire vergadering met catering.
Aantal genodigden: 100
2 personeelsleden zijn nodig om deze activiteit in goede banen te leiden:
| Datum | Functie | Niveau | uren |
| 27 mei 2015 | administratief assistent | C1 - C3 |
13.00 - 18.00 uur |
| 27 mei 2015 | administratief assistent | C1 - C3 |
11.00 - 13.00 uur |
| 28 mei 2015 | administratief assistent | C1 - C3 |
08.00 - 10.00 uur |
| 28 mei 2015 | administratief assistent | C1 - C3 |
09.00 - 18.00 uur |
De dienst bestuurszaken/externe relaties toetst elke aanvraag voor de terbeschikkingstelling van zalen in het stadhuis af met het gebruiksreglement 'Open Stadhuis'. Aanvragen voor de terbeschikkingstelling van zalen die voldoen aan het gebruiksreglement worden ter goedkeuring aan het college voorgelegd.
Het college keurt goed dat de Raadzaal, de Leyszaal, de Trouwzaal en de Wandelzaal ter beschikking worden gesteld aan WTCB voor het organiseren van een internationale vergadering met catering op de voorstelling van het jaarverslag op woensdag 27 mei en donderdag 28 mei 2015 op de gevraagde uren.
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op 27 mei 2015 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 215.
Het college keurt goed dat toelating wordt verleend aan:
om op 28 mei 2015 het nodige werk te presteren ten behoeve van Open Stadhuis 215.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| BZ/ER | aanmaken indicatieve AVIAS + opmaken reservatiebrief voor betaling voorschot en waarborg |
| FI/EB/ADO | boeken van het voorschot en waarborg (op wachtrekening) |
| OS/SD/FIN | opmaken factuur voor gebruik van de zaal en terugvordering |
De finacieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt :
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
Wetenschappelijk en technisch Centrum voor het Bouwbedrijf Lombardstraaat 42 1000 Brussel Ondernemingsnr. BE0407695057 |
6759,85EUR | budgetplaats: 5166500000 budgetpositie: 702 functiegebied: 1SSB040101A00000 subsidie: SUB_NR fonds: Intern begrotingsprogramma: 1S070130 budgetperiode: 1500 |
n.v.t. |
| Waarborg | 1000 EUR |
de waarborg wordt geparkeerd op volgende algemene rekening voor derden : 4493000100 |
n.v.t. |
|
Terugvordering kostprijs personeel van de zaalgebruiker |
892,98 EUR | budgetplaats: 5166500000 budgetpositie: 700 functiegebied: 1SSB040101A00000 subsidie: SUB_NR fonds: Intern begrotingsprogramma: 1S070130 budgetperiode: 1500 |
n.v.t. |