Op 22 november december 2014 diende De Quaeye Werelt vzw, Victor Nelisstraat 31, 2900 Schoten een aanvraag in om De Quaeye Werelt anno 1477 te organiseren op zaterdag 13 en zondag 14 juni 2015.
Dit culturele evenement wordt voor de 15de keer georganiseerd om de geschiedenis tastbaar te maken voor het grote publiek. De bezoekers kunnen genieten van een middeleeuws kampement en veldslagen. De activiteiten starten elke dag om 10.00 uur en het einde is voorzien om 18.00 uur.
De Quaeye Werelt vzw verwacht 7.000 bezoekers en vraagt aan de stad Antwerpen een uitgebreide logistieke ondersteuning. Gezien de locatie werd er eveneens een gebruiksovereenkomst voor het Provinciaal Groendomein Rivierenhof opgesteld, deze werd goedgekeurd door de deputatie op 26 februari 2015.
De opbouw voor het evenement start op 9 juni 2015 om 09.00 uur, de afbraak zal afgerond zijn op 16 juni 2015 omstreeks 18.00 uur.
De organisator is op de hoogte dat de Sterckshoflei en Hooftvunderlei in juli afgesloten zijn wegens werken, en neemt dit mee op in de communicatie aan de deelnemers en bezoekers.
Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het trekt naast vele bezoekers ook heel wat (inter)nationale deelnemers aan, wat maakt dat het is uitgegroeid tot één van de grootste internationale reenactment bijeenkomsten in de Benelux. Voorgaande edities werden telkens gunstig geëvalueerd.
Op 16 december 2013 (jaarnummer 760) keurde de gemeenteraad het nieuw gebruiksreglement goed voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen.
Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Logistieke ondersteuning volgens order B502739.
In het kader van de algemene veiligheid en openbare orde dient de organisator 15 stewards per dag te voorzien.
Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.
Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.
• Bij het bewegwijzeren zorgen dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf,…)
Als er gebruik gemaakt wordt van feestcontainers dan gelden de volgende voorwaarden:
In de kostprijs van een feestcontainer zitten de verwerkingskosten van het aangeboden afval en de personeelskost voor het brengen en weghalen van de container. Elke aangevraagde container zien we als één eenheid en rekenen we zo aan.
De retributie per geleverde container bedraagt:
6,45 euro voor 240 liter en 26,28 euro voor 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekenen we een bijkomend bedrag van 6,45 euro of 26,28 euro aan per geledigde container.
U zorgt voor het beheer en de bewaking van de feestcontainers. Dat doet u voor de periode die in het aanvraagformulier staat. U levert de containers in goede staat terug aan de ophaaldienst van het bedrijf stads en buurtonderhoud.
Bij verlies of onherstelbare beschadiging van een container betaalt u een nieuwe container.
Er mag geen afval in de containers gedumpt worden dat een risico inhoudt voor de gezondheid en veiligheid van het verwerkend personeel.
Als u de container fout hebt gebruikt en dat brengt kosten mee voor de stad, dan rekenen we de kosten door in de eindfactuur.
De feestcontainers worden geleverd op een werkdag tijdens de week vóór de festiviteit.
Stadsdiensten en stedelijke vzw’s zijn vrijgesteld van retributie, alsook evenementen die ondersteund worden door de burgemeester en het schepencollege van de Stad Antwerpen.
De aanvrager is verantwoordelijk voor de correctheid en de volledigheid van de
aangeleverde informatie. Dit advies geldt daarom uitsluitend voor de opstellingen
en activiteiten die door de organisator bij de toelatingsaanvraag voor dit
evenement werd gevoegd.
De organisator dient de standaardvoorwaarden die bij de toelatingsaanvraag
werd gevoegd, strikt na te leven.
standaardvoorwaarden te raadplegen op: http://www.antwerpen.be/docs/Stad/Onafhankelijke_diensten/Brandweer/
preventie/Brandpreventie%20evenementen/standaardvoorwaarden_2014.pdf
Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. Men dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van Volksgezondheid.
Het college keurt de effectieve organisatie van De Quaeye Werelt anno 1477, zoals hierboven beschreven, op 13 en 14 juni 2015 in het Provinciaal Groendomein Rivierenhof goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven.
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF | om logistieke ondersteuning te verlenen volgens order B502739. |
| LP/OO/E |
om volgende straten parkeervrij te maken: om volgende straten verkeersvrij te maken: |